La Secretaría Externa: una alternativa a la secretaria tradicional

¿Necesitas una ayuda con las tareas administrativas de tu negocio? ¿No tienes tiempo para dedicarle a estas tareas y te gustaría encontrar un profesional de confianza al que delegar este trabajo?

Os presentamos a Yolanda, la persona que ha puesto en marcha La Secretaria Externa. Ella nos explica su nuevo proyecto.

Hola Yolanda, ¿te presentas brevemente?

Hola, soy Yolanda Pérez, la “culpable” de ésta “Idea Emprendedora”. Licenciada en derecho y Gestor Administrativo, tras años de peleas y gestiones en el campo de la abogacía y el derecho, decido reinventarme y empezar a dar forma a un sueño: La Secretaria Externa.

Aunque aún me queda mucho por aprender y camino por recorrer, gracias a los profesionales que han confiado y siguen confiando en mi, hoy mi proyecto es una realidad y puedo responder a muchas de las preguntas, que cuando comencé no tenían respuesta. Espero que esta entrevista para NoSoloEconomia os ayuden a conocer mejor mi idea y proyecto.

¿Quién y qué es La Secretaria Externa? ¿A quien va

Yolanda Pérez, promotora de La Secretaria Externa

dirigida?

LA SECRETARIA EXTERNA, es el nombre que doy a Mi Marca Personal, un simple reflejo de mi trabajo y de mi persona. Combinación que siempre intento que esté muy presente en mis colaboraciones.

Un servicio pensado en aportar soluciones a emprendedores, profesionales y pymes, que necesitan un refuerzo, una ayuda con las tareas administrativas de sus negocios. Y que por sus razones no quieren o no necesitan de una secretaria convencional.

¿Qué te empujó a tirarte a la piscina y embarcarte en éste proyecto?

Tres verbos: Confiar, Delegar y Externalizar. Y una creencia de la que soy fiel defensora, el Teletrabajo.

¿Cómo definirías tu profesión, actividad y servicio? 

Soy una Secretaria Externa que realiza de manera independiente funciones de asistente personal y trabajos administrativos.

Colaboro de manera externa con profesionales, emprendedores y pymes, gestionando y ejecutando las tareas administrativas de sus negocios que ellos han decidido confiar y delegar en mi.

¿Qué tipo de servicio ofreces? 

Aporto soluciones en la gestión administrativa, en base a las necesidades a cubrir.

Nuestro tiempo es muy limitado y hay tareas como las administrativas, que nos roban una gran parte de éste. Son uno de esos “ladrones de nuestro tiempo”. Pero a la vez es necesario ejecutarlas, porque son imprescindibles en cualquier negocio.

Para dar un buen servicio y que éste sea la solución a un problema, lo primero es generar la confianza necesaria para comenzar a delegar.

Es importante empezar por ayudar al cliente a identificar esas tareas que le suponen un problema, confeccionar un plan de trabajo y establecer unos objetivos para llegar a una meta: crear un área administrativa en su negocio, perfectamente externalizable y gestionada desde fuera de su oficina.

No es un trabajo que se realice de un día para otro. Pero el resultado final se consigue con la suma de pequeñas tareas, algunas que estaban olvidadas y otras nuevas que nacen por el camino, que consiguen formar un conjunto gestionado por una misma persona.

¿Qué tipo de tareas podemos delegar en La Secretaria Externa? 

Desde la facturación, gestión de cobros, atención a clientes y proveedores, gestión de correo electrónico, tener una secretaria al dictado, alguien de confianza que te gestione tus inicios en las redes sociales, que te ayude con funciones de marketing. Resumiendo, cualquier trabajo “administrativo”, que requiera tú negocio.

Recientemente he estrenado mi nueva web www.lasecretariaexterna.com diseñada por un gran profesional con el que he colaborado y espero seguir haciéndolo, del cual he aprendido gran parte de mi trabajo y sobre todo a aplicar y combinar las nuevas tecnologías con el sistema tradicional. En ella puedes encontrar mi propuesta en cuanto a servicios y soluciones de qué tareas me puedes confiar.

Delegar es una decisión importante y cada uno debe saber hasta dónde puede, quiere y le apetece. Yo te cuento lo que sé y puedo hacer. Tú decides como gestionar tú inversión.

Mucha gente se preguntará, ¿es más rentable que una secretaria convencional o un trabajador en nómina?

 Y yo te pregunto: ¿Lo ves como un gasto ó una inversión?

Si lo vemos como un gasto, no tienes que pagar nóminas, seguros sociales, pagas extraordinarias, vacaciones y eso sumado al correspondiente ahorro en los gastos de infraestructura que supone tener un trabajador en una oficina. Vas a pagar por tiempo efectivo de trabajo. Tú decides cuándo, cómo o por qué. Ya que trabajo bajo un sistema de bonos por horas y puedes contratar desde 10 a 40. Esto es lo básico, siempre cabe la posibilidad de una tarifa plana en base a las necesidades de cada cliente, una vez que está funcionando el área administrativa, con las tareas acordadas y los objetivos y tiempos marcados.

Si lo vemos como una inversión: ¿Cuánto vale tú tiempo, tú hora de trabajo?, ¿Qué tiempo necesitas para generar volumen de negocio que ahora no tienes?, ¿Qué tiempo necesitas para ayudar a tú negocio a crecer? ¿Cuánto tiempo ganarías, si delegas éstas tareas? Mis tarifas están visibles en mi web y como siempre aconsejo, haz tus números en base a tu tiempo y si te resulta rentable, llámame.

¿Es compatible la ejecución de éste tipo de tareas con el teletrabajo? 

Gracias a las nuevas tecnologías es muy fácil de compatibilizar. Sin olvidar la parte humana y la cercanía, necesarias a la hora de generar confianza.

Para mí es muy importante combinar el teletrabajo con la reunión presencial, verse las caras y trabajar en equipo, escuchar las necesidades, proyectos, ideas de tu cliente y aportar valor a mi trabajo y a su negocio.

Desde el momento que empieza mi colaboración, me considero una parte importante de su equipo y me gusta que me consideren y me hagan formar parte del proyecto, de su barco y participar en su viaje. Como siempre digo: “Delegar es confiar”