En cualquier empresa moderna, sus equipos intercambiarán varios archivos a lo largo del día. Estos archivos pueden ser tan inocuos como memes divertidos o intercambios de correo electrónico. Sin embargo, también pueden contener información confidencial de la empresa a la que los piratas informáticos se esfuerzan por acceder.
Trabajan muy duro porque la información es más valiosa que el oro. Con él, los piratas informáticos pueden influir en la forma en que una empresa toma decisiones, o incluso ponerla en peligro legal. Y una de las formas más comunes en que acceden a la información es dirigiéndose a los archivos compartidos.
Cuando los empleados comparten archivos, en realidad están creando una oportunidad para que los piratas informáticos obtengan información. Cualquier cosa que se transmita a través de Internet puede ser capturada por alguien con suficiente conocimiento. Se necesita diligencia y un énfasis en la seguridad de toda la empresa para garantizar que eso no suceda.
Siga leyendo a continuación para aprender cómo mantener seguros los archivos compartidos, para que su empresa se mantenga productiva y siga sirviendo a sus clientes.
1. Eduque a todos sobre el uso compartido de archivos
La educación de los empleados es una de las mejores inversiones que puede hacer cualquier líder empresarial. Cuando apoya a sus empleados mientras intentan mejorar en sus trabajos, inevitablemente hará que su empresa sea más productiva. Y cuando invierte en educación sobre ciberseguridad o contrata a un profesional para ello, también lo hace más seguro.
Puede inscribir a los empleados en un curso de Lynda o simplemente comunicarse con una empresa de ciberseguridad para darles lecciones personales a los empleados. Cuando los empleados saben cómo comunicarse de forma segura en línea, reduce la posibilidad de que se filtre información. Te proteges de los graves daños que pueden causar los piratas informáticos.
2. Los archivos compartidos deben protegerse con contraseña
Los archivos compartidos son especialmente vulnerables a los intentos de piratería, ya que los piratas informáticos pueden atraparlos mientras se intercambian. Los archivos que se almacenan en un servidor o en una computadora personal requieren que los piratas informáticos penetren en varios sistemas antes de poder acceder a ellos. Sin embargo, cuando se transmiten archivos, los piratas informáticos solo necesitan acceder a los medios con los que se envían.
Es por eso que sus archivos siempre deben estar protegidos en algún nivel. Puede proteger con contraseña formatos de archivo básicos como PDF o documentos de Word. Sin embargo, es mejor si cifra sus archivos por completo.
Con el cifrado de archivos, incluso si alguien lo pone en sus manos, no podrá leerlo. Sin la clave de descifrado correcta, solo tendrán un archivo lleno de tonterías al azar. Y eso mantiene a su empresa segura.
3. El software colaborativo se puede utilizar para todo
Para maximizar su seguridad, debe centralizar el software que utilizan sus equipos para realizar el trabajo. Lo más probable es que tenga un software diferente para las comunicaciones, el intercambio de archivos y el desarrollo. Eso necesita cambiar.
La mayoría de los programas de colaboración ponen énfasis ahora en la seguridad del intercambio de archivos . Después de que varias empresas importantes fueron pirateadas, ahora comprenden la necesidad de proteger las comunicaciones de una empresa. Eso significa que puede chatear, compartir archivos o incluso comunicarse con los clientes, todo desde una sola pieza de software.
Eso no solo ayuda a mejorar la seguridad de su empresa, sino que también la hace más productiva.
4. Asegúrese de que su nube se mantenga segura
A pesar de la opción de utilizar herramientas de colaboración centralizadas, la mayoría de las empresas todavía utilizan la nube. Hay muchos aspectos positivos de seguir con él: ofrece un almacenamiento prácticamente ilimitado, así como un fácil acceso. Sin embargo, también hay un aspecto negativo significativo en la nube.
Los piratas informáticos saben cómo apuntar a la nube si se enteran de que una empresa la utiliza. Saben que al piratear la nube de una empresa, podrán acceder a volúmenes de información confidencial. Todo lo que necesitan es la contraseña y, para conseguirlo, pueden utilizar intentos de phishing o instalar un virus troyano.
Proteger su nube es una de las cosas más importantes por las que su empresa debe esforzarse. No comparta nada con nadie que no necesite acceder a él. Y siempre debe monitorear la actividad en su nube para asegurarse de que no se revele nada que no debería ser.
5. La información confidencial necesita una protección bastante buena
Algunas empresas tratan con información que es más sensible que los detalles financieros básicos o los registros de los empleados. Por ejemplo, las empresas de medios ocasionalmente pueden manejar información política especialmente vital. Las empresas privadas pueden manejar archivos que molestarían a las personas si alguna vez se revelaran de manera inapropiada.
Archivos como ese solo deberían transmitirse utilizando herramientas como PGP. El acrónimo significa Pretty Good Protection, y se ganó ese nombre por una razón. El programa principalmente toma un mensaje y lo convierte en una serie de números y letras aleatorios.
De esa manera, si alguien accede a él, no podrá decir lo que se supone que debe decir. La única forma de entender el mensaje es descifrarlo con una clave que solo debe tener el destinatario previsto. El uso diario de PGP le dará una ventaja notable contra los piratas informáticos que están acostumbrados a empresas poco seguras.
6. Registre quién accede a qué y cuándo acceden a él
Para protegerse de las fugas y de las personas que acceden de forma inapropiada a archivos que no deberían, debe mantener buenos registros. La mayoría del software registra automáticamente quién accede a los archivos y a qué hora. Y la mayor parte de esta información se registra en un archivo vinculado al archivo original, por lo que no se puede manipular.
De esa manera, si sospecha que alguien puede tener acceso a un archivo que no debería, no puede verificar los registros. No solo podrá saber si una cuenta sospechosa accede a un archivo, sino que también podrá saber si la cuenta de alguien se comporta de forma sospechosa. Con estos registros de acceso, podrá saber si tiene un problema y podrá solucionarlo antes de que empeore.
7. Tenga cuidado al transmitir archivos
No puedes confiar en todos en Internet. Es posible que la persona con la que hable en su programa de mensajería no sea su compañero de trabajo. Nunca se puede saber realmente si alguien es quien realmente dice ser.
Puede tomar medidas para verificar que alguien diga la verdad. Puede comunicarse con sus compañeros de trabajo a través de otros medios, como por correo electrónico, para asegurarse de que ambos estén en la misma página. También puede solicitar detalles específicos sobre algo antes de entregar información.
Si transmite un archivo, es posible que no se pueda recuperar. Por lo tanto, tenga cuidado con lo que envía, ya que nunca puede estar realmente seguro de si va al lugar correcto.
La información es más valiosa que el dinero
Lo único que siempre debe tener en cuenta es que la información es más importante que el dinero. Cuando los piratas informáticos intentan acceder a sus sistemas, no buscan sus ganancias. En cambio, quieren información sobre su empresa.
Y la forma más común de acceder a esta información es a través de archivos compartidos. Esos archivos pueden compartirse inadvertidamente con piratas informáticos que fingen ser compañeros de trabajo. También pueden ser robados por piratas informáticos con acceso a los medios con los que se transmiten.
Nunca puede estar absolutamente seguro en Internet, pero puede tomar medidas para protegerse en él. Y el primer paso es mantenerse informado; para hacer eso, deberías seguir leyendo aquí . Nos mantenemos actualizados con la información más reciente sobre negocios y tecnología para que pueda determinar su próximo paso para mantenerse seguro.
La perseverancia es la mejor idea para emprender un negocio.
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