La Toma de Decisiones

Hoy vamos a comentar una de las cuestiones más importantes (todas lo  son) acerca de la Gestión de un Proyecto: la toma de decisiones.Ya comentamos en anteriores post que un Director de Proyectos pasa como el 80% de su tiempo comentando con su equipo todos los pormenores del proyecto. Por eso es muy importante que antes de empezar el proyecto establezcamos unos procedimientos y mecanismos operativos básicos para que éste se realice de una forma más llevadera y nos quitemos de encima malos entendidos antes de empezar.

Si nos fijamos y lo analizamos bien, un proyecto es una es una toma de decisiones diaria que nos ha de llevar a la meta establecida: el objetivo. Para ello debemos tener claro dos conceptos:

1. Cómo vamos a tomar las decisiones
2. Quién las va a tomar.

El Director del Proyecto tiene que tener cuidado cuando en su equipo no se llega al consenso entre sus miembros, ya que podemos encontrar obstáculos que dificulten el camino y eso siempre se traduce en problemas. Un equipo es un grupo de personas con diferentes expectativas de éxito, por ello será importante identificar y gestionar bien dichas expectativas. Llegados a este punto creo que tenemos que diferenciar la toma de decisiones de un Dtor de Proyecto y la de los Directivos o Jefes.Estos últimos identifican el problema,buscan alternativas, se asesoran y toman la decisión independientemente de la información recibida ya que no están obligados por las opiniones de los demás. Fallarán siempre a favor de lo que “más favorezca a la empresa”.Un Dtor de Proyecto no puede encajar en este tipo de toma de decisiones, ya que en un proyecto las cosas no están tan definidas.Hemos de tener cuidado con no alterar el objetivo a conseguir,no afectar al calendario, al presupuesto…etcetera.

Por ello es tan importante que todos los participantes,patrocinadores,interesados y el Dtor del Proyecto,  tengan una visión unificada y conjunta del objetivo a conseguir. Existen muchos ejemplos y teorías acerca de este tema. Yo en particular he encontrado 3 fáciles y sencillas de utilizar :

1. LA MAYORÍA MANDA:exponemos ideas o nuestra posición,discutimos y votamos.La idea que obtenga +50% votos se llevará a cabo.
2. CONSENSO: cada uno de los miembros del equipo ha de estar de acuerdo antes de tomar y adoptar una decisión.Si no hay consenso, se desarrollan nuevas alternativas y se lanzan al grupo.
3. PEQUEÑO GRUPO DECIDE: elegimos a un grupo de personas con destacada experiencia relacionada con el proyecto y el líder decide pero con datos en la mano.

Con esto perseguimos que todo el equipo se involucre y participe evitando famosas frases como “ese no es mi trabajo” o “no se enteran  yo lo hubiese hecho así”. Ahora bien todo esto es muy bonito pero hay una variable que nos pisa siempre los talones y nos respira detrás de la nuca: el tiempo. Por ello es muy importante que todo lo hablado anteriormente sea realizado  en las primeras fases del proyecto.

Y ya por último,también hay que destacar las celebres Cuestiones no Resueltas: “en la próxima reunión lo abordaremos”,”ya hablaremos sobre ello en la próxima reunión” que suelen ser también una losa a la hora de tomar una decisión.Para solucionar esto tan sencillo como recogerlas y hacer un seguimiento para evitar su pérdida y su oportuna resolución.

Con estos pequeños consejos podemos llevar a nuestra organización al éxito para la consecución de nuestro fin.

Y tú ¿como aplicas la Toma de decisiones en tu empresa?.

Como siempre agradecer vuestro tiempo y pediros como siempre vuestras opiniones,ideas,sugerencias y si  te ha gustado..suscripciones.

Gracias y un saludo