La urgencia y la importancia en GTD

En este post voy a compartir contigo algunas reflexiones sobre dónde se ubican, y cómo se gestionan, la urgencia y la importancia en GTD.

De manera análoga a como ocurre con otros aspectos de la metodología, el planteamiento que hace GTD de estos dos conceptos difiere sustancialmente del de otros enfoques.

La perspectiva que adopta GTD es muy realista y dinámica. Esto llama la atención por su contraste con el resto de propuestas, mucho más teóricas y estáticas.

Este enfoque más práctico convierte a la urgencia, importancia y prioridad en herramientas mucho más útiles y operativas.

Por desgracia, creo que son pocas las personas que llegan a aprovechar todas las ventajas de este planteamiento.

La razón principal es que en el libro de Allen no se habla de importancia y urgencia de forma explícita, como tampoco se hace en la formación GTD^® oficial.

Sin embargo, aunque Allen los integra sistemáticamente en la prioridad, están allí desde el primer momento, es decir, importancia y urgencia se tienen en cuenta de manera intrínseca.

El reto es aprender a reconocerlos, ya que su presencia resulta inicialmente poco evidente.

La matriz de Eisenhower y otros cuentos

Seguro que a estas alturas ya has oído hablar de la matriz de Eisenhower.

Esta «herramienta» tuvo en su momento un éxito rotundo y aún hay muchas personas que la valoran como si de la rueda o el fuego se tratara.

Como suele ocurrir, su simplicidad ha contribuido a su éxito mucho más que su utilidad práctica. Es de esas cosas que de entrada gustan mucho, aunque luego sirvan para poco.

Para hacerle justicia, es probable que en otros tiempos menos volátiles sí sirviera para algo más. Pero hoy, desde luego, resulta bastante inútil.

Los dos errores de bulto que comete la matriz de Eisenhower son considerar que la importancia y la urgencia son absolutas y estáticas.

Porque, como todo el mundo sabe, la urgencia y la importancia son relativas y dinámicas. Algo será prioridad 1 solo hasta que llegue otro algo aún más prioritario que le quite el puesto y lo relegue a prioridad 2.

También sabemos que lo más reciente suele ser por sistema lo más urgente, desplazando a esa otra cosa súper–urgente que llegó hace un rato.

Por no mencionar que la importancia de muchas cosas cambia de repente y sin avisar, a veces al alza y otras a la baja.

En resumen, pretender que las cosas conserven inalterada la urgencia y la importancia que les atribuimos de entrada es completamente absurdo.

Priorizar bien es cuestión de perspectiva

En GTD, Allen alude frecuentemente al modelo de seis niveles de perspectiva cuando habla de priorizar, si bien no detalla por qué.

Los seis niveles, además de representar diversos aspectos de tu vida y tu trabajo sobre los que podría resultarte útil reflexionar, incorporan también información adicional muy relevante.

Yo destacaría sobre todo la representación visual de diversos parámetros como, por ejemplo, la importancia y la urgencia de los diversos asuntos que nos ocupan y preocupan, es decir, sobre cómo priorizamos.

Y también que nos ayudan a identificar visualmente qué prima en nuestro comportamiento en términos de proactividad y reactividad. Dicho de otro modo, si tendemos a ser personas proactivas o reactivas.

Conviene tener en cuenta que existe una relación directa entre proactividad y volumen de asuntos urgentes.

Esto se debe a que la mayoría de los asuntos urgentes fueron inicialmente asuntos importantes (aunque no urgentes) a los que no se les prestó la atención adecuada.

Por eso las personas reactivas se enfrentan habitualmente a un volumen de urgencias muy superior al de las personas proactivas.

Evaluando tu proactividad con el modelo de 6 niveles de GTD

Analizar el contenido de tus listas de acciones y proyectos te va a dar información valiosísima sobre tu comportamiento.

Para ello, antes de continuar, vamos a aclarar dos conceptos fundamentales: proactividad y reactividad.

Un comportamiento es proactivo cuando su origen es interno, concretamente tu voluntad de hacer algo respecto a algo. Lo haces no porque te veas en la obligación de hacerlo en ese momento, sino porque sientes que es el momento de hacerlo.

Por el contrario, un comportamiento es reactivo cuando su origen es externo, es decir, ocurre algo ajeno a tu voluntad y es ese algo lo que, al menos en cierto modo, te obliga a actuar.

Aclarados estos dos conceptos, podemos proseguir con el análisis de tu sistema GTD. Este análisis es extremadamente sencillo: ¿cuánto del contenido de tus listas de acciones y proyectos es reactivo y cuánto es proactivo?

Que la mayoría de tus acciones y proyectos tengan un origen reactivo es completamente normal. La vida ocurre y tenemos que adaptarnos a ella.

Ahora bien, si todo, o casi todo, el contenido de tus listas es de origen reactivo, eso te está indicando un déficit de proactividad.

De forma análoga, si además de tener un origen reactivo son cosas mayoritariamente generadas por otras personas (en lugar de por las circunstancias), también te está indicando un posible déficit de asertividad.

En un sistema GTD equilibrado y saludable, es imprescindible una mínima presencia de acciones y proyectos iniciados proactivamente por ti.

La urgencia y la importancia en clave GTD

El modelo de seis niveles de perspectiva también nos sirve para identificar hasta qué punto nuestras acciones y proyectos vienen definidos por las cosas urgentes o por las importantes.

Si te fijas, la urgencia y la importancia varían de manera inversa según recorres los seis niveles del modelo en un sentido u otro.

Así, en la medida que asciendes hacia niveles superiores, te vas encontrando con cosas más próximas a la importancia que a la urgencia. Cuanto más arriba, mayor importancia y menor urgencia.

Del mismo modo, en la medida que desciendes hacia niveles inferiores, su contenido está progresivamente más relacionado con la urgencia que con la importancia. Cuanto más abajo, mayor urgencia y menor importancia.

Si echamos un vistazo a los dos extremos, tenemos, en una parte, el propósito, que representa lo más importante y, en la otra, nuestras listas de acciones, que representan lo más urgente.

Al igual que ocurre con la proactividad, si tus listas de acciones (y de proyectos) solo contienen cosas urgentes y muy pocas, o ninguna, importante (y no urgente), esto te está indicando que puedes mejorar.

Nuevamente, un sistema GTD equilibrado y saludable se identifica porque la mayoría cuantitativa de asuntos urgentes en las listas de acciones y proyectos se compensa cualitativamente con un mínimo de asuntos importantes (no urgentes).

La madurez en el camino para dominar GTD conlleva «domar» al irreflexivo Sistema 1, a fin de que el Sistema 2 pueda hacer su trabajo, que no es otro que otorgar a las cosas verdaderamente importantes el espacio y la atención que merecen.

No sé qué opinas tú, pero a mí me parece una lástima que todo esto no se explique en ninguna parte de GTD, porque creo que ayudaría a que se le encontrara mucho más valor a la parte de perspectiva.

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