En Dataprius, el uso de “La web del sistema” como Portal de Acceso a Documentos para Clientes no para de incrementarse.
Es por ello que en nuestra lista de mejoras existe una sección específica con este propósito.
Recientemente se ha mejorado la web, aportando nuevos elementos que mejoran la usabilidad, lo que en entornos de desarrollo de software se denomina UX (User Experience).
Tenemos claro que el tema que nos ocupa y nos preocupa es el de facilitar a las empresas el uso como portal o acceso de los clientes a los archivos.
La web del sistema en Dataprius
Todas las cuentas Dataprius disponen de su web del sistema.
Esto significa que desde el primer instante podemos compartir archivos y carpetas con nuestros clientes.
La dirección de nuestra web está relacionada con el nombre que hemos proporcionado a nuestro servidor Dataprius. La aplicación es muy insistente en que proporcionemos ese nombre desde el mismo momento en que empezamos a usarla.
La dirección es del tipo “https://dataprius.net<nombre servidor>”.
Esa dirección es la que podemos facilitar a nuestros clientes para que entren al sistema y accedan a las carpetas y archivos que compartimos.
Para integrar el acceso en la web de la empresa
Bastará con que en la web de la empresa se coloque un botón o enlace con la dirección anteriormente indicada.
Las cuentas Dataprius Premiun y Enterprise disponen de personalización. Esto significa que los clientes accederán a la web con los logotipos de la empresa.
Sencillo control y gestión del uso de la web por parte de los clientes
En la última versión de Dataprius (disponible para descarga también en versión Free), la información relevante sobre la web se ha concentrado en una ventana.
Porque claro, no se trata solo de que nuestros clientes entren al portal para acceder a sus archivos. Alrededor de esto, el sistema aporta mecanismos de control y para facilitar la labor.
Facilitando el acceso a los clientes
Seamos sinceros. Ninguna empresa consigue que sus clientes entren a la web desde el primer momento.
La parte buena y que también hay que saber es que en Dataprius hay empresas que han conseguido que sus clientes entren a descargar, subir o editar documentos en un porcentaje cercano al 90%. Evitando errores de versiones, de documentos, evitando llamadas telefónicas e innumerables correos.
Es indudable que cuando la cosa funciona estamos proporcionando un servicio añadido que ya se ha convertido en una exigencia con el público más joven.
Para facilitar el acceso, en Dataprius se dispone de varios mecanismos. Los principales son los siguientes.
- Enviar invitaciones a los clientes.
No es ninguna tontería. Las empresas nos lo comentan. Dicen que la mejor forma de hacer que los clientes se acostumbren a entrar a su repositorio es enviarles una invitación a la web (al portal) cada vez que nos solicitan documentos.
De media, a partir de la tercera invitación, no solo entran a gestionar sus archivos es que prefieren que la empresa los coloque en sus carpetas para entrar ellos por su cuenta.
- Que se envíen avisos cuando hay nuevos archivos en sus carpetas.
Es uno de los mecanismos más utilizados de la plataforma.
Sin duda, la mejor manera de hacer saber a nuestros clientes que cierta información ya está disponible en sus carpetas.
Como curiosidad, comentar que muchas clínicas radiológicas utilizan Dataprius. En este sector suelen decir que antes de que el paciente salga por la puerta el médico ya tiene los archivos de sus pruebas. Es simple, usan los avisos automáticos y en este caso el usuario que recibe la notificación es el médico al cargo del paciente.
- Enviar email de archivos o carpetas compartidos.
La forma más convencional de compartir y de que los clientes descubran nuestro portal.
Simplemente, se trata de seleccionar archivos y de usar la opción de “Enviar por Email”.
Mediante el enlace recibido, los clientes pueden descargar sus ficheros y acceder a sus repositorios.
- Enviar enlaces para que los clientes suban archivos.
Una funcionalidad que ha incrementado su uso en un 400% en los dos últimos años.
Podemos decir que la posibilidad de que los clientes puedan subir los archivos a la empresa cierra el círculo de la relación digital documental.
La eficiencia que logran las empresas en la recopilación y mantenimiento de los documentos con sus clientes no es ni siquiera comparable con los tiempos en que todo se hacía por adjuntos de emails.
Trazabilidad de las acciones realizadas por los clientes
Es una parte esencial de la gestión. Aparte de evidente utilidad, todas las normas internacionales de gestión, de privacidad y de seguridad inciden en que es necesario disponer de la trazabilidad en el uso de los archivos.
En Dataprius es tan sencillo cómo echar un vistazo a los Historiales de acciones.
Los historiales están siempre disponibles tanto para los usuarios Web (los clientes) como para los compañeros que trabajan sobre el sistema.
Portal de clientes mucho más versátil que las herramientas específicas.
Nuestros usuarios y nuestros distribuidores lo confirman. Antes de escribir este post he dedicado más de 5 horas a buscar y conocer productos del mercado que se comercializan como Portales para clientes.
Con un coste menor, Dataprius proporciona una web para el acceso de los clientes mucho más versátil que las plataformas especializadas. Pero además dispondremos un completo sistema de archivos en Cloud para la empresa.
La entrada La web como portal de documentos para clientes se publicó primero en Blog de Dataprius..
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