Las 10 funciones que aportan las aplicaciones de Inteligencia Artificial a las reuniones online

Actualmente se conoce y se ha desarrollado cada vez más la Inteligencia Artificial (IA) tanto así que se ha convertido en una parte integral de nuestra vida diaria.

La IA nos ayuda en muchas áreas, como para evitar el tráfico, obtener recomendaciones de música, traducción automática, asistentes controlados por voz y autos sin conductor.

Un área de alto impacto de la aplicación de IA son los asistentes digitales personales, como Siri, Alexa, Bixby, Okay Google, entre otros.

Hoy en día, hay disponibles muchas aplicaciones de asistente para reuniones, estas impulsadas por IA que lo ayudan durante ellas de varias maneras.

Así que, puedes usar las aplicaciones de asistente de reuniones de IA para que sus reuniones en línea sean más efectivas y productivas, como puedes ver a continuación.

1. Registro de reuniones

De acuerdo con un estudio de Dialpad, incluso si trabajas a tiempo completo, terminarás asistiendo a reuniones virtuales al menos cuatro horas a la semana.

Así que si trabajas como freelancer y necesitas aparecer en varias reuniones en un día en diferentes aplicaciones, puede ser complicado.

Las aplicaciones de asistente de reuniones de IA vienen aquí para apoyarte, rara vez será necesario la instalación de un software independiente en tu computadora.

Simplemente hay que suscribirse a un plan en cualquier aplicación de asistente impulsada por IA como Sembly u Otter.ai y selecciona a qué reuniones deseas que asista el asistente de IA.

Puede ser mediante una invitación a la reunión por correo electrónico, con un enlace de reunión o mediante un panel que se sincroniza con tu calendario. 

Una vez conectado, graba y guarda el audio de tu reunión en la nube. Por lo tanto, todas las grabaciones de sus reuniones, incluso desde diferentes plataformas, se almacenan en un solo lugar.

2. Transferir conocimientos de manera colaborativa

La IA hará circular los recursos de la reunión a través de los canales dedicados para que los participantes y otros miembros puedan realizar debates y adquirir conocimientos en colaboración.

Por medio de estos asistentes se pueden enviar correos electrónicos automáticos o notificaciones automáticas a un grupo específico o bien a todo un equipo sobre cualquier decisión o acción tomada durante la reunión.

Estas notificaciones pueden incluir varios contenidos, como el resumen de reunión, transcripciones, archivos, imágenes o vídeos.

Se puede integrar tu asistente de reuniones en los canales de Slack.

3. Transcripciones automáticas de audio

La transcripción de una reunión virtual es muy importante desde varias perspectivas, como en la accesibilidad, el alcance, la documentación y la referencia futura. 

Las aplicaciones de monitoreo de reuniones con IA te ayudan con la transcripción automática y de alta precisión de las reuniones.

En la mayoría de las plataformas de IA se ofrece transcripción en vivo de múltiples conversaciones para que el moderador de la reunión pueda hacer pequeñas correcciones, los ajustes son necesarios ya que estas aplicaciones de IA no tienen un 100 % de precisión al transcribir voces.

Aunque hay que saber que existen IA como Sembly que ofrecen una precisión del 95% según su métrica WER, que es la tasa de error de palabras.

Algunos servicios avanzados son la transcripción completa con marcas de tiempo e identificaciones de los oradores, también tiene la función de buscar palabras clave específicas, editar, encender y apagar altavoces, ver su tiempo de conversación, crear notas, marcadores, descargar transcripciones en diferentes formatos y compartir partes vitales con tus compañeros de equipo.

4. Buscar información dentro de las conversaciones

Los asistentes de reuniones de IA tienen una función poderosa para buscar a través de llamadas grabadas y descubrir información que ayude a tu equipo en cualquier proyecto. 

Pongamos un ejemplo, estás en búsqueda de encontrar todas las reuniones donde se haya dicho la palabra clave “fecha de entrega”, se ingresa en la barra de búsqueda de tu aplicación de IA.

Así obtendrás todas las sesiones pregrabadas que contengan el término de búsqueda, dentro de Otter y Sembly se puede hacer uso de esta función de búsqueda de reuniones.

Hay algunas herramientas de reuniones de IA donde puedes crear automáticamente una base de conocimiento de reuniones que obtiene la información con un estilo tipo Wikipedia, en esta se puede encontrar fácilmente todas las menciones importantes como fechas, costos, etc.

5. Extracción de elementos

Una vez completada la conversión de voz a texto de cualquier reunión grabada o en vivo, el trabajo de los asistentes no termina.

Los asistentes de IA como Fireflies, Avoma, Notiv, entre otros, ofrecen un análisis en profundidad de la sesión de la reunión.

El análisis inicial del diálogo comienza con la detección y el resaltado de los elementos clave que simplifican la comprensión general de la discusión, incluye palabras clave, acciones, requisitos, problemas, preguntas, etc.

Entonces, el moderador de la reunión puede crear fácilmente un resumen de la reunión a partir de los datos analizados y enviar correos electrónicos a todos los participantes, incluidos aquellos que no pudieron unirse.

También te ayuda a recordar varias ideas en las que podría haber pensado durante la reunión pero no las anotaste, estas IA capturan los textos importantes que activan el recuerdo de la memoria cuando realizas la transcripción.

6. Identificar los temas

El siguiente paso es para un análisis es más completo, ya que es el momento en que los asistentes se convierten realmente en asistentes y no solo en taquígrafos.

Aquí se trata de identificar los temas principales de la conversación virtual de tu equipo, ya sea para compartir los resultados de una reunión con otra persona o simplemente regresar a la conversación después de un tiempo.

Esta función puede ahorrar mucho tiempo, ya que las aplicaciones de IA se ocupan de esto al ofrecer varias soluciones visuales y basadas en texto.

El enfoque de la identificación y presentación de los temas de las reuniones varía según el asistente de IA. Por ejemplo, Avoma muestra los temas en grupos de colores, mientras que Notiv muestra los mismos componentes en una hoja de frases numeradas.

7. Resumen de la reunión

Como se había mencionado el tener un resumen de tu reunión aporta para la creación de un acta de reunión, impulsar la acción, tener protección legal, generar una estructura de conversación y poder definir la propiedad de las actividades.

Si usas un asistente basado en IA, puedes dejar esta tarea para el bot y volver al trabajo sin más preámbulos ya que producen una minuta de reunión en un formato de conversación de texto con temas.

8. Notas automáticas

Dentro de las reuniones no es sencillo el poder tomar notas debido a que se  necesita concentrarse en la reunión en curso.

Por lo general, mientras intentas escribir algunas notas simples, la reunión va más allá y terminas perdiendo la concentración.

Por lo tanto, los asistentes ​​en IA vienen con toma de notas automática, algunas plataformas muestran una transcripción en vivo de la conversación para que puedas copiar y pegar las fechas, tareas, nombres y elementos de acción importantes en tus notas de Google Keep.

9. Traducción en tiempo real

Existen algunos asistentes que permiten hacer traducción de idiomas en tiempo real, debido a que la globalización está presente actualmente sería oportuno considerar esta función por los grupos laborales.

La comunicación es importante por lo que tener esta función es buena para recibir transcripciones de las reuniones de acuerdo al idioma nativo.

10. Sistema eficiente

De acuerdo con los sistemas de IA, se puede tener horarios más eficientes, así como sistemas de calendario o aplicaciones de reuniones habilitadas para programar llamadas futuras según la agenda y disponibilidad de un proyecto.

Entonces las personas no tendrán que buscar calendarios manualmente para ver si hay disponibilidad o intercambiar correos electrónicos para encontrar un horario de reunión apropiado.

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