Las 4 ceremonias ágiles

Una ceremonia está siempre relacionado con un momento de celebración de algo que acontece en nuestra vida. Este término ahora también es llevado y extrapolado al ambiente laboral – profesional gracias a las metodologías ágiles que tanto están revolucionando y mejorando la forma de trabajar de compañías y equipos. ¿Qué son las ceremonias ágiles? ¿Cómo pueden ayudar a nuestros entornos de trabajo? Descubrimos las 4 más conocidas y habituales en profundidad para abastecernos de sus beneficios. 

¿Qué es una ceremonia ágil?

Un evento de proceso de trabajo ágil es considerado una ceremonia ágil como tal. En este evento o ceremonia, el equipo de trabajo se reúne para departir y compartir sobre los siguientes pasos a dar en el proyecto que se tiene entre manos. Es un nuevo término para definir lo que podría ser una reunión al uso de un equipo de trabajo pero va un poco más allá porque se basa en metodologías ágiles de trabajo (scrum, agile, visual y design thinking, etc). 

En pocas palabras es un evento de trabajo en el que todos los miembros de un equipo hablan sobre los próximos pasos a seguir siempre con el objetivo de optimizar el proceso de trabajo. 

Para organizar una reunión ágil hay que identificar ante todo a los participantes, posteriormente el estado en el que se encuentra el proyecto y a partir de ahí, determinar el tipo de ceremonia ágil a celebrar. 

Sprint: ¿qué es?

Uno de los términos que más veremos en estas ceremonias ágiles y que debemos aclarar previamente es el de sprint. En este caso se refiere a “un periodo fijo en el que los equipos trabajan para presentar entregables específicos”. 

Es decir, el tiempo que se dedica a una serie de tareas a realizar y que a priori, de forma generalizada, suelen durar 2 semanas. Es un trabajo intensivo y enfocado en entregar esas etapas marcadas.

Tras los sprints se suele analizar lo acontecido y esto permite corregir desviaciones y mejorar los procesos de trabajo. 

Las 4 reuniones ágiles principales

Entre el amplio abanico de reuniones ágiles podemos identificar las 4 reuniones ágiles principales. Sobre estas pivotarán las demás y se desgranarán los pasos más importantes de un proyecto con su equipo de trabajo adherido. 

La reunión de planificación del sprint

En esta primera reunión se planificará el siguiente sprint y todo lo que en él se va a hacer, quién lo hará y cómo. No hay prisa en este momento sino el interés de hacer una buena planificación. Se marcará lo que hay que tener terminado a la finalización del sprint. 

Deben participar los responsables del proyecto representados en las figuras del Scrum Master o el Product Owner según existan y por supuesto, los integrantes del equipo de desarrollo. 

Es una ceremonia que se lleva a cabo a principio de cada sprint y que abarcará una hora por semana de trabajo. 

En ella se aplicarán metodologías ágiles como Scrum y/o Kanban. Los responsables de la reunión y del proyecto identificarán los hitos que hay que cumplimentar y se tomarán las acciones necesarias para llegar a ellos. 

Todos los integrantes y participantes de la misma saldrán de esa reunión sabiendo qué tienen que hacer, para cuándo y cómo ejecutarlo. 

La reunión diaria de actualización

Es una actualización diaria en la que todos ponen en común qué están haciendo y si existe alguna incidencia que lo esté bloqueando. 

Estarán presentes todos los miembros del equipo como en la anterior cita. Se implementará una vez al día y no deberá ocupar más de 15 minutos (ya que si no, las jornadas de trabajo se esfuman entre reuniones perdiendo estas totalmente su eficacia). 

En este encuentro se analizarán, por parte de todos los participantes, tres puntos principales: qué se hizo – terminó el día anterior, qué hará cada uno durante la jornada presente y en el caso de que existan, qué obstáculos hay y cómo resolverlos. 

El objetivo de esta reunión es tener un punto de encuentro, que todos estén al tanto de lo que ocurre y ayudar a resolver cualquier escollo antes de que suponga un bloqueo. 

La reunión de revisión del sprint

Cuando se termina un sprint, toca revisarlo y extraer conclusiones de lo ocurrido. Así, se podrán corregir desviaciones que hayan acontecido y que estén impidiendo que el equipo trabajo correctamente. 

Asistirán todos los miembros del equipo que hayan participado en el primer sprint, en las ceremonias diarias y en conclusión, en el proyecto. Debería ocupar una hora por cada semana que haya durado el sprint (se trata de analizar en una hora toda una semana). 

Al igual que la ceremonia de inicio del sprint, esta también se llevará a cabo mediante metodologías ágiles como Scrum y/o Kanban. En esta todos verterán sus comentarios sobre el desarrollo de sus tareas, conclusiones, escollos y posibles correcciones a tener en cuenta. 

Finalmente, el resultado debería ser un completo análisis de la situación y algunos apuntes para mejorar el proceso. 

La reunión retrospectiva del sprint

Todo hay que analizarlo con margen y tiempo – espacio por medio. Con perspectiva todo se considera mejor y en el caso de los proyectos y trabajo, también. 

En esta ceremonia serán invitados todos los participantes de las anteriores, se celebrará un tiempo después de finalizado el proyecto y no debería durar más de 45 minutos por hora de sprint.

Las reuniones como esta, las retrospectivas son muy habituales en las metodologías ágiles que pretenden sumar beneficios mirando hacia atrás. Aquí el equipo ha tenido tiempo para analizar de nuevo lo acontecido y se pretende que se viertan nuevas conclusiones que ayuden igualmente a mejorar los procesos.

Estas ceremonias ágiles son altamente recomendables para equipos de trabajo eficientes. En Utopía Coaching confiamos plenamente en las metodologías ágiles. Nuestro equipo está enfocado en ayudar a tu empresa a implementarlas. ¿Diseñamos un proceso a medida?