Las 5´S japonesas que te ayudarán a priorizar tareas laborales

¿Alguna vez te preguntaste cuál es el modelo de trabajo que siguen los japoneses? ¿Conoces lo que ellos denominan como las 5´s? Hoy vamos a hablar de algo que podéis aplicar tanto en vuestros hogares como en vuestro trabajo, y se trata de una de las muchas filosofías que tienen los japoneses en cuanto al terreno laboral y al personal.

📝 5´S japonesas basadas en cinco conceptos simples

Se trata de un concepto de calidad japonés basado en el mantenimiento en general de una empresa, y que consiste: en tener organizadas todas y cada una de las áreas de un trabajo, de forma que puedan mejorar la seguridad, higiene, productividad, orden y tiempo .

Este concepto también tiene otro nombre en inglés, conocido por “housekeeping” y que traducido vendría a significar “manejo de la casa”.  Muy conocido sobretodo en el ámbito de la Hotelería – Recepción, aunque también podéis aplicarlo a otros modelos de trabajo.

Su historia comenzó en 1960 por la conocida marca de automóviles Toyota, poniendo como único objetivo que en sus trabajos hubiera más organización para que así sus empleados se sintieran más felices y pudieran mejorar su productividad, (cosa que así fue).

Algo muy bueno de las 5´s es que son muy flexibles y pueden ayudarnos en muchos aspectos de nuestra vida cotidiana y psicológica.

vía designmadeinjapan.com

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Os voy a poner un ejemplo y sólo al final os daré la respuesta 😇  :

✳Imagina que hoy eres tú quien está redactando este artículo porque entra dentro de tus funciones de  Community Manager. Aún lo estás redactando pero tienes que gestionar las cuentas de la empresa  (Twitter, Facebook, Instagram…) y también debes ponerte a buscar artículos igual de interesantes que el de tu marca. Bien, imagina que justo ahora te llega 10 mensajes (y los que faltan) de unos clientes muy disconformes por X causa… ¿qué harías primero, segundo y tercero?

🔴A: Seguir escribiendo el artículo como si no hubiera un mañana

🔵B: Ponerte en busca y captura de artículos muy interesantes

⚫C: Dejarlo todo y atender a esos clientes disconformes

📌 ¿Qué son las 5´S y cuál es su metodología de trabajo?

Para lograr entender estos cinco conceptos básicos debemos empezar por conocer el significado de sus 5 eses, y aquí os lo detallo :

1. Seiri – Clasificar y Descartar 
2. Seiton – Identificar y Ordenar
3. Seiso – Limpieza
4. Seiketsu – Prevención
5. Shitsuke – Disciplina y Compromiso

¿Fácil, verdad 😉? pues ahora vamos a detallar con más exactitud qué quieren decir cada una de ellas, pero basándonos en unos ejemplos:

🕐Seiri – Clasifica tu lugar de trabajo u hogar y descarta lo que no necesites.

• Imagina que justo hoy es uno de esos días donde estás dentro de tu habitación o en la oficina de trabajo. Echas un vistazo a tu escritorio… ¿verás que tienes muchas cosas que no te son útiles, verdad? Bien, anota todas esas cosas en un papel ( incluyendo las que no uses diariamente) y sácalas fuera, de forma que sólo queden las que verdaderamente uses todos los días y las tengas siempre a la vista.

🕑Seiton – Identifica todo lo que verdaderamente es útil y ordénalo

• Ahora enfoca tu mirada a todas esas cosas que quitaste, ¿a que hay cosas que aunque sea muy de vez en cuando aún las usas? Bien, en ese caso vamos a hacer dos grupos y vamos a separarlos bajo estas dos condiciones:

1.  Cosas que usas de vez en cuando
2. Cosas que usas muy rara vez o incluso nunca.

• ¿Ya lo tienes? pues llegó el momento de guardarlos en el que va ser su nuevo hogar 😜 . Agarra de nuevo las que seleccionaste como “de vez en cuando” y guárdalos en un cajón o lugar que esté por debajo de las verdaderamente importantes, seguidamente coge las que “no uses nunca” o “rara vez“: y aléjalas o sácalas fuera de tu vista. Con esto conseguiremos ordenar todas las cosas por frecuencia de uso y no nos distraeremos con cosas que lo único que hacen es estorbar…

🕒Seiso – Simplemente limpieza 

• El siguiente paso va a consistir en mantener tu lugar de trabajo limpio. Hoy en día la mayoría de las oficinas tienen un servicio de limpieza que les ayuda a gestionar esta labor, pero eso no quita de que también os puedan advertir de qué aspectos de la empresa ( huecos de difícil acceso, puertas, sillas, ventanas, etc… ) están mal, para que así podáis arreglarlas y mantener el lugar de trabajo en correctas condiciones para el trabajador. No olvidemos que las cosas no son eternas y se rompen.
• Si estás en casa probablemente esta tarea la tengas que hacer tú mism@… Sé que es una lata y no apetece, pero esto te va ayudar a encontrar esas cosas que a veces por descuido nos dejamos en cualquier lugar y que también estorban. De encontrarlas bien sea en tu cuarto o en tu oficina: esas cosas también habría que dejarlas fuera

🕓Seiketsu –  ¡ Prevención, amigo conductor 😋 !

• Procura crear un sistema para que nunca se te olvide dónde va cada cosa. Con los años es inevitable que bien sea por estrés o por descuidados dejemos las cosas dónde no tendrían que estar y así todo lo que hicimos hasta ahora no haya servido de nada. Mi recomendación es que uses  Post-it o algo similar para que esto no te suceda y así lo tengas todo bien señalizado.

🕔Shitsuke – Sé disciplinado y comprometido con lo que haces

• Esto indudablemente te va ayudar en muchas circunstancias de la vida. Ser disciplinado y comprometerte con lo que haces te hará grande como profesional y como persona. Si algo lo cogiste devuélvelo a su sitio y la organización y el orden nunca desaparecerá. Si hoy tenías una reunión de trabajo super importante y necesitabas “❌” papel para presentárselo a tu jefe… con esto no te pasará, te quitarás el susto de no poder encontrarlo y serás mucho más productivo ( a parte de que te curarás en salud) Todo en definitiva depende de nosotros y de lo que queramos facilitarnos la vida 😎

▶ ¿Y qué se ha conseguido aplicando esta metodología de las cinco eses ?

Pues cosas tan importantes como estas 🙂  :

1. Más espacio en su lugares de trabajo.
2. Sentirse orgullosos del lugar en el que trabajan.
3. Mejorar la imagen que dan ante sus potenciales clientes.
4. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
5. Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas desempeñadas.
6. Mayor conocimiento del puesto adquirido.

🔴¿Y oye, cuál es la respuesta a la pregunta de arriba?

• ✔C: El cliente es lo primero siempre. Sin él no hay empresa, sin empresa no tenemos trabajo ☹. A partir de aquí te vas a enfocar en saber qué quieren, qué buscan de ti, qué harías tú en su lugar, cuales son sus gustos, qué puedes aportarles, sigue 🔄
• ✔B : Realmente esto se prepara desde uno o dos días antes, pero de no ser así esta es la opción dos. Tus clientes siempre están esperando tus mejores noticias y ya hemos dicho que son lo más importante, ¿verdad? 😉. Lo único que no es tan fácil como parece, no vale con seleccionar “el que tenga un título muy bonito”: hay que entrar, visualizarlo, ver que como espectador es interesante, que está libre de archivos o contenidos maliciosos, que sea interesante, que tenga un diseño bonito (o al menos que esté limpio ) y sobretodo… PONERLE LA VÍA (señalizar a quién le pertenece). Cuando finalmente tengas todo esto seleccionado lo programarás para que aparezca a unas horas determinadas (cuando más usuarios hayan conectados), así podrás mantener a tus clientes informados y satisfechos de la información que les estás proporcionando. Por cierto, a esto se le conoce como Content Curator.
• ✳Dato: La diferencia entre tú y un bot ❌(programa informático imitando el comportamiento de un humano) es que tú compartes contenidos relevantes. Aquí tu misión va consistir en seleccionar lo que es bueno entre lo que está regular o no está bien ( igual que esta táctica japonesa ) y lo expondrás para aportar valor a tu marca (siempre indicando a quién le pertenece). Tampoco podemos olvidarnos de que eres humano, y si te escriben respondes, resuelves dudas, improvistos (porque surgen) y más cosas que hacen que veles por la seguridad y atención del cliente.
• ✔A:  El último, ¡ pero ojo ! eso no quiere decir que sea menos importante: esto es igual de importante que todo lo demás, porque representa tu marca, tu firma, tu: “¡Aquí estoy yo!” así que a medida que esos artículos se vayan publicando, tú aprovecharás para escribir el artículo que estabas redactando y así ganar tiempo. ¿Qué conseguimos con esto? Mantener siempre informado al cliente que es la cima de tu trabajo y es quien te lo va agradecer y te va tomar en consideración. Apoyará tu marca de empresa o la personal; y confiará en tu trabajo y tus servicios.

buen trabajo

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¿Todo un triunfo el de este invento, verdad? ¿Te gustaría usarlo en tu trabajo u hogar? ¿Crees que esto puede mejorar otros ámbitos aparte de los descritos? ¿Lo has practicado ya y quieres contarnos tu experiencia? En cualquier caso, ¡muchas gracias por compartir este ratito conmigo! 💓

¡Saludos y hasta muy pronto💌!

• Fuentes además de conocimientos propios: frescodesayuno y enlaces directos a Wikipedia
• Contenido de mi puño y letra. Está prohibido hacer copy/paste.

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