Las Funciones de los Secretarios Ejecutivos y Asistentes Administrativos

Tanto los secretarios ejecutivos como los asistentes administrativos proporcionan apoyo administrativo avanzado a uno o dos ejecutivos o gerentes. Lo que separa estos puestos de oficina de otros trabajos de oficina más administrativos y rutinarios es el nivel de responsabilidad y confidencialidad asociado con ellos.

Además de las funciones básicas de la oficina, el secretario ejecutivo o asistente administrativo también es responsable de escribir o preparar informes, organizar y programar reuniones, revisar los mensajes entrantes para determinar su importancia, preparar agendas para las reuniones de la junta, hacer los arreglos de viaje, recopilar las actas de las reuniones, realizar investigaciones, preparar la correspondencia y supervisar y capacitar al personal de oficina de nivel subalterno.

Estos roles pueden requerir diferentes niveles de experiencia y tener cualquiera de estos títulos de trabajo similares:

• Auxiliar administrativo de nivel inicial
• Asistente administrativo
• Auxiliar administrativo superior
• Secretario Ejecutivo
• Secretario Ejecutivo Superior
• Administrador de oficina
• Gerente de la oficina principal

Nota: Los puestos de asistente jurídico y médico son muy diferentes y requieren una formación especial exigida en la profesión en la que trabajan.

Diferencias entre Secretarios Ejecutivos y Asistentes Administrativos

Las funciones de los secretarios ejecutivos y los auxiliares administrativos se superponen considerablemente, y las diferencias en las funciones pueden variar según la organización.

En la mayoría de los casos, el secretario ejecutivo se centra en tareas más administrativas al servicio de un grupo pequeño y específico de gerentes o ejecutivos, como la programación de reuniones, la planificación de viajes, el manejo de comunicaciones escritas e incluso la contabilidad.

Un asistente administrativo puede enfocarse más en las tareas de operaciones de negocios y asumir un papel más de liderazgo de oficina en algunas capacidades, creando agendas para reuniones o conferencias, administrando presupuestos y manejando la facturación de los proveedores. Se puede requerir que los asistentes administrativos tengan una educación más especializada en algunos casos en los que la gestión de las operaciones comerciales es fundamental.

Habilidades laborales básicas

Tanto los secretarios ejecutivos como los asistentes administrativos tienen un conjunto básico de habilidades laborales esenciales para sus respectivas funciones. Estos incluyen habilidades organizativas excepcionales, excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, así como una gran atención al detalle y al profesionalismo. Deben tener conocimientos técnicos de herramientas de ofimática, incluyendo software esencial como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como herramientas de contabilidad como QuickBooks.

Secretario Ejecutivo o Asistente Administrativo en una Oficina Pequeña

En una oficina pequeña, las responsabilidades de un secretario ejecutivo o de un asistente administrativo suelen ser llevadas a cabo por una variedad de personal de la oficina. Algunos trabajos pueden ser realizados por los propios ejecutivos de la empresa, y las funciones de asistente administrativo o secretario ejecutivo pueden abarcar una mayor variedad de responsabilidades según sea necesario en la organización más pequeña.

Secretario Ejecutivo o Asistente Administrativo en una Oficina Mediana

A medida que aumenta el tamaño de una empresa, aumenta la necesidad de contar con una persona altamente organizada que pueda realizar una amplia variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos que dirigen compañías que requieren altos niveles de confidencialidad e integridad para el negocio que se está llevando a cabo.

Secretario Ejecutivo o Asistente Administrativo en una Oficina Grande

Es común que una oficina grande tenga varios secretarios ejecutivos y/o asistentes administrativos. A este tamaño de empresa, normalmente es necesario tener un gerente de oficina para coordinar el personal que sirve a los ejecutivos de la empresa. En algunos casos, un asistente administrativo acompañará al ejecutivo en sus viajes de negocios para ayudarlo con los arreglos de la reunión, la programación y otras tareas organizativas importantes.