Las mejores estrategias para digitalizar tu PYME en 2021

¿Sigues usando papeles y muchas reuniones para el día a día de tu negocio? Es hora de saltar al mundo online, y es más fácil de lo que piensas. Además, es totalmente crucial que des el salto en tu pequeño negocio. La digitalización es un imprescindible de la década de los 20 que ha comenzado este año.

Ya venía siendo tendencia y todo se ha acelerado por la pandemia. Si una empresa tiene sus procesos analógicos, estará condenada a desaparecer en los próximos años. Si eres emprendedor y quieres dar el salto con tu empresa, descubre las mejores estrategias para digitalizar tu PYME en 2021.

Digitaliza los trabajos para poder funcionar a distancia

Cada uno de los roles o funciones que puedas tener dentro de la PYME debe poder realizarse desde un portátil en casa, sobre todo ahora si puede volver a haber un confinamiento. Lo ideal es que cuentes con un sistema de funcionamiento y una tecnología que encaje el presupuesto, el estilo, las capacidades y las preferencias de tu empresa.

Por ejemplo, la persona que se ocupa de tesorería, facturación, pagos y contabilidad necesitará un software para ello. Si tu empresa comercializa un producto, toda la logística debe estar informatizada si no lo está. Las acciones de marketing y ventas que pudieras estar haciendo al modo tradicional necesitan digitalizarse también, como iremos viendo a continuación.

‘En la empresa siempre lo hemos hecho así’ puede decir el más veterano. Es posible que necesites un tiempo para adaptar a todo el personal a ese cambio, y para ello hay muchísimos tutoriales online en YouTube.

La cuestión es ponerle actitud y ser conscientes de que al principio se pasa por una curva de aprendizaje, pero vale la pena el salto, y ahora se ha vuelto una cuestión vital.

Crea un protocolo de comunicación interna para minimizar tiempo y desgaste

¿Demasiados emails o incluso Whatsapps todo el tiempo? Eso no puede ser, no ayuda a trabajar de manera productiva, y acaba suponiendo un estrés.

Las PYMEs pueden ser altamente eficaces, pero suelen pecar de eficiencia. A veces, hacer todo rápido y sin pararse a crear dinámicas y flujos de trabajo acaba teniendo un precio alto. Puede ser que las personas se quemen con facilidad, se crea mal clima laboral, se cometen errores que afectan a la imagen de los clientes e incluso puede perderse dinero por haber olvidado la visión global en una decisión.

Diseña una forma de trabajo que defina con bastante precisión cómo se hará cada proceso, y así siempre que se realice una tarea se hará de la misma forma. Así se ahorran discusiones, confusiones y errores.

Además, esto también permite que si alguien se pone enfermo cualquiera pueda saber con cierta agilidad cómo se hace su trabajo y dónde se encuentra la información relevante.

Hay muchos programas que ayudan a coordinarse totalmente online, como Slack, Airtable o Trello, por ejemplo. Permiten hacer seguimiento de tareas y mantener conversaciones centralizadas para evitar demasiados emails, llamadas o reuniones.

También hay herramientas muy útiles para digitalizar tu PYME en 2021, como Google Drive para guardar documentos compartidos, presentaciones, imágenes o vídeos. Por otro lado, no puede faltar un canal de comunicación digital, como puede ser Google Hangouts o Zoom para videollamadas, o bien Microsoft Teams, Skype, Jitsi u otros similares.

Súmate a la ola del marketing digital

No puedes seguir con los flyers, ni con las ventas a puerta fría, pues hoy en día eso ya no funciona cómo antes. El boca oreja puede que haya llevado clientes a tu PYME, pero en tiempos de incertidumbre más vale contar con un sistema que esté en tu mano para ir haciendo crecer tu negocio. Tus clientes actuales pueden dejar de serlo, pero con una estrategia de marketing adecuada puedes tener siempre nuevos contactos y ventas.

El reto del mundo digital es que no es tan cercano ni humano muchas veces. Ahí está la necesidad de contar con una estrategia que lleve a los extraños a conocer tu PYME, y que acaben siendo clientes fieles.

El funnel de ventas es imprescindible, porque es lo que te permite atraer a la audiencia adecuada, que conozcan tu marca y empiecen a confiar, hasta que compren, e incluso fidelicen. En resumen, el embudo tiene las siguientes fases:

• Captación de clientes: se utilizan páginas web o landing pages para añadir un formulario que permita recoger datos como el email o un teléfono del contacto.
• Prospecto: una vez el contacto ya está en la base de datos, se le puede enviar información de interés, material valioso como un ebook u otros.>
• Oportunidad: conforme se consiga el interés y la confianza del prospecto, es el momento en que se abre la oportunidad de convertir.
• Calificación: los leads cualificados son los que están bastante interesados y hay muchas probabilidades que compren o contraten.
• Cierre: cuando se logra que el cliente pague, que se cierre la venta.

Con herramientas digitales como el CRM de ForceManager se pueden seguir estas fases de manera fácil y guiada, para conseguir ventas con la máxima eficiencia posible. Así es como se ve por ejemplo en un smartphone este tipo de software para PYMEs.

Aprovecha las facilidades que te ofrece la tecnología para tener una buena presencia digital

Con las redes sociales y Google se te abre una oportunidad de llegar a tus clientes y potenciales. Ya no te bastará con tener una web corporativa estática, necesitarás también contar con una cuenta en LinkedIn, Facebook e Instagram como mínimo.

Además, asegúrate de publicar de forma habitual, mostrando la cara más humana y profesional de tu marca. El marketing digital no solo sirve para hacer ventas, sino que además te da la oportunidad de ofrecer una buena atención al cliente y de generar una buena reputación de tu empresa.

Hay herramientas digitales especialmente diseñadas para minimizar esfuerzos de marketing, como por ejemplo Hubspot, Hootsuite o Buffer. Permiten programar los posts en Facebook o Instagram, y en el caso de Hubspot puedes integrar todo en uno el email marketing, las redes sociales, el blog y mucho más.

Digitaliza la contabilidad de la PYME

Como se ha mencionado antes, el tema de gastos, ingresos, registros y demás necesita digitalizarse. Por suerte hoy en día hay muchas facilidades telemáticas por parte de la Administración y de los bancos. Además, hay una gran cantidad de programas para llevar la contabilidad de una pyme que son fáciles de usar y asequibles.
Si quieres asegurarte de presentar todo en los plazos correctos y de contar con una solución ágil para emitir facturas, hacer pagos y demás, lo mejor es un programa informático de este tipo

Es sin duda una de las mejores estrategias para digitalizar tu PYME en 2021 porque la competencia ya tendrá un sistema así. No solo te servirá para optimizar recursos y procesos, sino que además te ayudará a controlar mejor los gastos e ingresos. Podrás hacer mejores cálculos de rentabilidad y ver oportunidades o amenazas cuando se presenten.

Consejos para digitalizar tu PYME en 2021

Una vez tenemos claro los aspectos que necesitan de digitalización en una PYME y cómo llevar a cabo cada uno de ellos, no podemos olvidar algunas claves.

En primer lugar, compara entre los diferentes software que existen antes de decidirte, para ver la calidad precio más adecuada, y si hay alguna solución que te permita integrar todas las necesidades en una para minimizar esfuerzos y costes.

Por otro lado, no olvides la importancia de la formación inicial y la constante, porque no todas las personas de tu empresa tienen los mismos conocimientos.

Seguramente aparecerá en muchos casos la resistencia al cambio, pero más vale que los que estén más verdes en el mundo digital hagan esfuerzos adicionales para poder mantener el ritmo e ir mejorando en todos los procesos

Para terminar, antes de digitalizar tu PYME prueba varias demos gratuitas y haz simulacros con todo el equipo. Así podréis ver en ejemplos reales qué es lo que mejor os funciona y lo que no, porque cada empresa tiene su cultura y su estilo, igual que cada persona.

En resumen, ahora ya sabes las mejores estrategias para digitalizar tu PYME en 2021, es el momento de pasar a la acción. No faltarán grandes retos, pero si tienes las herramientas adecuadas puedes sobrevivir a la tormenta, e incluso convertir la crisis en oportunidad de desarrollo, crecimiento y aprendizajes.

Artículo cortesía de Beatriz Ariza Rossy, escritora y experta en marketing freelance. Trabajo como consultora, redactora y community manager colaborando con diversas marcas y agencias a nivel mundial.