Las reuniones de diez minutos

Es muy frecuente que las reuniones se alarguen más de lo estrictamente necesario, y lo que es más grave, muchas veces es solo para evitar el que dirán o que pensarán; a todos nos ha pasado que hemos terminado antes de lo previsto una reunión y la hemos alargado innecesariamente para que “se haga la hora” ya que sino, nos quedamos con la sensación que no hemos trabajado suficiente.

Tenemos interiorizado que una reunión es una cosa importante que conlleva una liturgia y por esta razón no esta bien visto que sea breve. Efectivamente es importante, pero el problema es que casi siempre la liturgia incluye (aún) cosas como empezar tarde porque como hace tiempo que no nos vemos, tenemos que explicarnos la vida (algunos dirán que esto refuerza el equipo…), o los descansos frecuentes (algunos dirán que son necesarios para mantener la concentración…), o “interesantes” prólogos de la persona de mas rango de la reunión para “situar” a los asistentes (algunos dirán que lo que dice el jefe siempre es importante…); propongo a estos algunos que piensen que una reunión es una herramienta con unos fines, si pretendes otros, quizá tengas otras herramientas mejores…

En este post no trato de plantear cuales son los mejores hábitos para que las reuniones sean productivas, ya lo hice en un post anterior, y tampoco pretendo entrar ahora en el modelo SCRUM y sus Stand-up meetings, muy útiles para la coordinación del trabajo en equipo, pero de lo que ya hablaremos más adelante. Aquí solo pretendo provocar la reflexión alrededor de la reducción (o concreción) de la duración de las reuniones, en otras palabras, que en las reuniones nos apliquemos la máxima de “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”.

Hace unos meses que leí en el libro Cut to the chase de Stuart R. Levine la invitación a dominar las reuniones de diez minutos, lo que me llevó a reflexionar alrededor del tema y empezar a aplicarlo. A primera vista parece imposible, pero no lo es tanto. Haz el experimento, revisa tu agenda y enumera cuantas de las citas que tienes podrían llevarse a cabo solo en diez minutos, te vas a sorprender de la cantidad que hay.

En el mismo libro, pone el ejemplo de las visitas al médico, son muy importantes, pero normalmente son rápidas, con lo que ya llevas muy pensado lo que quieres decir y lo que quieres preguntar… pues se trata de aplicar el mismo principio a las citas o reuniones de trabajo.

Aunque, y a pesar de todo, al final sean necesarios treinta minutos o una hora, es un buen sistema el planificarlas y plantearlas como si solo tuvieses esos diez minutos.

El resultado de una reunión es siempre directamente proporcional a su preparación, pues cuando la prepares introduce esta cuestión: ¿es posible condensarla en solo diez minutos?.

¿Como podemos hacerlo? Pregúntate que objetivos quieres cumplir en esta cita y anótalos. Una vez los tengas, haz una lista de las preguntas que no pueden quedar por responder o tareas por asignar. Este es el fin de la reunión, por lo tanto se debe de seguir a rajatabla.

Otro punto importante es que cuando empieces la reunión, pongas en alerta al resto de asistentes de tus intenciones: “creo que lo podemos hacer en pocos minutos si nos centramos en lo que interesa”. Explica los objetivos y el plan de reunión que has trazado en la preparación. Esto mantendrá a los demás enfocados en los temas importantes. No se trata de meter prisa en las discusiones, se trata de que la discusión mantenga el ritmo y no se encalle alrededor de un mismo tema, procura que no decaiga su dinamismo. Informa a medida que se vayan cumpliendo los objetivos.

Como siempre, ten en cuenta que todos los extremos son malos, mantén siempre la calidad de la reunión, una cosa es terminar en poco tiempo y la otra es terminar mal, como en todo, debes encontrar la justa medida; aunque ya verás como te sorprenderás de lo que se puede hacer en una reunión de diez minutos.