Convocar una conferencia telefónica o una conference call (que suena más cool) es una de las alternativas que utilizamos las secretarias para evitar que nuestros jefes nos vuelvan locas con las reservas de avión y hotel y con todas las aventuras que les ocurren durante los viajes.
En principio es igual que una reunión presencial pero en vez de reservar sala, se reserva un número de teléfono especial que los participantes deben teclear para poderse conectar. Lo bueno de esto es que los participantes pueden estar en cualquier parte del planeta.
¿Qué hay que tener en cuenta para programar una call conference?
Las diferencias horarias entre países
A estas alturas de la vida hay muchas personas que lanzan la convocatoria en su hora local y claro, no coincide con la tuya.
Si acabas de empezar a trabajar en una multinacional, no te sorprendas si un día te aparece una cita en tu agenda a las 06:00 am o las 20:00.
Otras veces te va a tocar quedarte hasta las mil y monas en la oficina porque es la única franja horaria en la que más o menos coinciden los participantes. Pej, si tienes que hablar con América Latina o Estados Unidos vete haciendo a la idea de que va a ser a partir de las 16:00 o las 17:00. Ya ves, tu a punto de irte a casa y ellos empezando el día.
Reloj mundial para planificar reuniones
Si quieres saber más sobre esto, te sugiero que leas este post que escribí hace tiempo:
El modelo de teléfono
La mayoría de los aparatos que compra el cutre de Servicios Generales de tu empresa sirven para conversaciones a 3 o a 5.
Para este tipo de llamadas con medio planeta involucrado se necesita un “pulpo” o una “pirámide”.
Es como un teléfono gigante con un altavoz y micrófonos, para que todos escuchen bien cada una de las palabras que salen de tu boca.
Reserva del número de teléfono para la call
Imagínate que eres tu el que convoca, no te pueden llamar todos a tu extensión porque solo te entraría una llamada y a los demás les daría la señal de comunicando. Este es el motivo por el que hay que facilitar un número de teléfono especial al que deben llamar el día D a la hora H.
Hay programas y aplicaciones informáticas que te resuelven el tema. Uno de los más populares es GoToMeeting:
- bloqueas fecha y hora en el calendario que te aparece en pantalla de la aplicación
- seleccionas los países donde estarán los participantes
- después envías la convocatoria por email y así se les bloquea a todos la cita en su calendario al igual que cuando lo haces con Outlook
En el campo de texto de la convocatoria van incluidos los teléfonos de los distintos países y un ID o código de acceso que deberán marcar para poderse conectar y empezar a hablar. Se puede hablar con hasta 100 personas a la vez.
Vídeo explicativo
El que envía la convocatoria es el organizador de la llamada y tiene un ID distinto a los demás. Si todos están en el mismo país, pues habrá un teléfono y pin para el organizador y otro teléfono y pin para el resto de personas.
Reuniones telefónicas que se convierten en una Party Line
A mí esto de las conferencias siempre me ha recordado a las party line de los años ’90 porque mientras la gente se va incorporando a la conversación, se van saludando y hablando de todo menos de trabajo:
– Hola! Soy Paco
– ¡¡Hombre, Paco!! ¿qué tal todo? hoy estarás fastidiado ¿no? el Madrid perdió el partido de ayer
– ¡Bah! fue solo un partido, seguimos los primeros de la liga
Verás, en la prehistoria cuando aún no existía internet, las redes sociales, el Messenger o el whatsapp se llamaba a un número de teléfono y empezabas a hablar con desconocidos. Aquello era la bomba de divertido y también la ruina para los padres porque costaba cerca de un euro el minuto.
Echa un vistazo a este vídeo, por favor
Volviendo al tema, no solo hay party line al principio de la call. También hay conversaciones paralelas durante toda la llamada.
Anécdota 1
En mi oficina utilizamos mucho las conferencias para las presentaciones de resultados de empresa a los empleados porque tenemos oficinas por toda España y no es práctico que todos se desplacen a Madrid para 2 horas de presentación.
Por otro lado, como somos ciento y la madre en la oficina Madrid, hay que alquilar una sala grande tipo sala de cine: con pantalla, micrófonos, altavoces, mesa & técnico de sonido y todo el kit de medios audiovisuales.
Lo bueno del GoToMeeting es que también puedes compartir pantalla. De modo que los compañeros de otras provincias puede pueden ver en su ordenador la fantástica power point que se está proyectando en la sala tipo cine en donde nos tienen secuestrados a todos los de Madrid.
Todo el mundo olvida siempre que esas conversaciones paralelas y comentarios las escuchamos todos por la megafonía de la sala. Por eso, siempre se les avisa, antes de empezar:
– No habléis que se oye todo.
Pues mientras mi jefe está probando el micro se oye de fondo:
– Andrés, ¿qué tal tiempo hace en Vigo?
– Lloviendo como siempre ¿y en Sevilla?
– Aquí estamos a 40 grados
Cuando mi jefe empieza a hablar se callan …
… pero al rato como es una presentación infumable con 200 mil datos financieros y millones de gráficos que nadie entiende, se oye:
– Qué coñazo, me estoy durmiendo
– Pues yo me voy, están diciendo lo de siempre, qué pesados.
– Cuantos gráficos apiñados en la diapositiva, es ilegible
– Ya, me estoy dejando los ojos para intentar leerlo
Después de mi jefe hablan el resto de los directores sobre temas de su área. Cuando llega el turno de RRHH, se vuelve a activarse la party line:
– Joder, otro año con los sueldos congelados. Vaya mierda. Mañana me pongo a buscar trabajo en otro sitio
– ¿Formación? ¿pero qué dice? Si no nos dan formación desde antes de la crisis.
– ¿Felicidad de los empleados? Serán hipócritas, el otro día me regañaron por llegar 3 minutos tarde.
Anécdota 2
En las conferencias internacionales en las que convocan a un jefe, éste mete como apoyo a su equipo en el despacho o sala. Así si él no sabe algo, alguien se lo puede chivar por lo bajini.
Además de pensar que nadie oye los comentarios entre jefe y equipo, también te crees que nadie los entiende, como se habla en inglés:
– Que ha dicho ese tío, no he entendido nada.
– Joder, es Paul el escocés. No hay quién lo pille, vaya acento.
– ¿Te has fijado? Los americanos parece que hablan con un chicle en la boca. Ya podían vocalizar un poco, qué gente.
– Pues no sé qué es peor un yanqui o la pronunciación de los gabachos. Para que luego digan que los españoles no sabemos hablar inglés.
Hasta aquí parece que los demás países están atendiendo a la reunión y no enviando mails o whatsapps como harían en una reunión normal
Algunas veces estas call sí son productivas y se habla de distribuir tareas o proyectos (otra palabra muy de moda). Si te cae a ti algún marrón, entonces es posible que se te escape algo como:
– Joder, vaya puta mierda
– Ya nos están tocando los cojones
– Serán cabrones
Todos los países se callan.
Pasados unos segundos, alguien reacciona:
– That was Spanish (eso era español)
– Who said that? (quién dijo eso)
Y es que lo primero que uno aprende en otro idioma son las palabrotas ¿o no?
Amigo, todos han entendido perfectamente lo que acabas de decir.
¡¡Hay que defenderse!! ¿Cómo? con el clásico de siempre: echando la culpa a otro
¿Sabías que por ahí fuera hay mucha gente a la que el español y el italiano les suena igual? Pues ahí tienes lo tienes:
– No, no, it wasn’t Spanish. That was Italian. (no, no, eso no era español. Era italiano)
– Riccardo, have you any comment about this excellent project? (Riccardo ¿tienes algún comentario sobre este magnífico proyecto?)
¿Sorprendido de saber que hay gente que confunde el español y el italiano? Que sepas que a muchos también les suena igual que el portugués
A ver, dime, ¿sabrías distinguir entre una palabrota polaca o una húngara? No sabes qué idioma es ni lo que significa exactamente pero por el tono tienes muy claro que ha sido un taco.
***
¿Alguien tiene alguna anécdota de su trabajo con este tipo de llamadas?
¿Has visto el anuncio de la party line y te has pasado leyendo el resto del post con la melodía en tu cabeza?
Post escrito a sugerencia de David.
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