Las tecnologías de información en las Pymes

por Juan Alonso Valenzuela Rodríguez

Las Pequeñas y Medianas empresas (PYME’s) necesitan incorporar tecnología a sus estrategias de negocio para poder ser más productivas y aumentar su grado de eficiencia. Éstas constituyen cerca del 50% de los ingresos de México, lo que las sitúa en una posición de considerable trascendencia, ya que logrando su modernización, se logra la modernización del país en general. Existen diversos obstáculos que impiden el desarrollo de proyectos de tecnología en las empresas, entre los que destacan la resistencia al cambio y la mala definición de los requerimientos. Las PYME’s presentan diferentes necesidades que las hacen recurrir al uso de las TI, en general, estas necesidades buscan la mejora de algunos de los procesos de la empresa.

 Por otro lado están la empresas de tecnologías de información (TI), que proveen las soluciones tecnológicas a las PYME’s. Estas empresas, en los últimos años, se han dado cuenta del potencial que representan las PYME’s y han puesto los ojos en dichas empresas, una de las soluciones que tiene importancia es Internet, que juega un papel muy importante para las PYME’s y, dada su versatilidad, contribuye de manera satisfactoria en la cobertura de sus necesidades. De acuerdo a lo anterior se proponen diferentes acciones para lograr la modernización de México, y en gran parte de ellas la presencia del Gobierno es inherente. Así pues, puede decirse que la tarea de la incorporación de las tecnologías de información a las PYME’s resultaría en la modernización de México, y que la tarea involucra a 3 agentes (PYME’s-Gobierno-Empresas de TI).
1. Introducción
El presente artículo pretende dar a conocer un panorama general del papel que juegan las tecnologías de información dentro de las pequeñas y medianas empresas (PYME’s) en México. Dentro de ese panorama general se intenta responder a preguntas como: ¿qué obstáculos existen para la incorporación de tecnologías de información a las PYME’s en México?, ¿qué tan importantes son las tecnologías de información dentro de las PYME’s para crear una ventaja competitiva? o ¿son las PYME’s un nicho de mercado significativo para las empresas que producen tecnologías de información?

Además se muestran datos cuantitativos sobre las variables importantes a tomar en cuenta al hablar de las tecnologías de información dentro de las PYME’s. Estos datos tal vez sorprendan al lector y dejen de manifiesto el grado tecnológico a nivel país de estas empresas.

Aunado a lo anterior también se presentan y describen algunas soluciones tecnológicas que las empresas de software han desarrollado para el apoyo a las PYME’s y cómo en los últimos años las empresas de software han “volteado a ver” a las PYME’s como clientes factibles.

Asimismo se procura dar a conocer algunos consejos hacia las PYME’s respecto al tema de las tecnologías de información que puedan fomentar su productividad y capacidad de innovación, concretamente Internet.

Por último se proponen algunas acciones que se pueden llevar a cabo para lograr la modernización de México a través de las PYME’s, en donde el Gobierno juega un papel de suma importancia. 
2. La demanda de tecnologías de información por parte de las PYME’s
Es un hecho que las PYME’s necesitan incorporar tecnología a sus estrategias de negocio para poder ser más productivas, aumentar su grado de eficiencia y así llevar a cabo una gran contribución para que la economía de México logre el tan ansiado repunte. Esa contribución a la economía del país, contrario a lo que se pudiera pensar, es de suma importancia. Se considera que más del 99% de los negocios mexicanos son micro, pequeños y medianos y concentran cerca del 50% de los ingresos del país. Ante esta información nos podemos dar cuenta de la importancia que tienen las PYME’s a nivel macroeconomía.

El hecho de que las PYME’s necesiten de tecnologías de información (TI) no necesariamente significa que están invirtiendo en este rubro, o con la rapidez suficiente para poder mantener un nivel admisible de competitividad en el mercado. Aquí cabe poner de manifiesto la situación que prevalecía en México hacia finales del año pasado (2002) y que muy probablemente no haya cambiado en gran proporción en la actualidad (mediados de 2003):

En la tabla 1 se muestra que solamente el 28% de las microempresas, que constituyen gran parte de los negocios en México, cuentan con al menos una PC. Mendoza [1] afirma que “el 70% del presupuesto destinado a la inversión tecnológica se canaliza a la compra de equipo, y de éste, 50% corresponde a dispositivos de acceso, tales como computadoras personales y hand helds”. Por otro lado están las medianas empresas, en donde prácticamente todas cuentan con al menos una computadora personal pero el porcentaje que tiene acceso a Internet es del 54%.

Con estos números nos podemos percatar que la demanda de tecnologías de información por parte de las PYME’s es considerable y algunas empiezan a darse cuenta que el uso de las tecnologías de información contribuyen al mejoramiento de los procesos tanto internos como externos del negocio, con lo que se espera que esta demanda vaya en aumento.

Sin embargo, cabe mencionar que existen obstáculos o barreras que intervienen en la adquisición e implantación de tecnologías de información dentro de las PYME’s. 
3. Barreras para la utilización de tecnologías de información
Existen 4 barreras principales que a lo largo de los años han impedido que las PYME’s logren su propio cambio, innovación y modernización:

(a) Resistencia al cambio
(b) Definición de requerimientos
(c) Hardware y software
(d) Dependencia de los proveedores de tecnología

Desde mi punto de vista la resistencia al cambio es la barrera más influyente y la causante de que muchas pequeñas y medianas empresas estén rezagadas en lo referente a tecnología. Esta resistencia al cambio incluye diferentes aspectos, tales como: 1) el temor al uso de alguna tecnología por parte de los trabajadores, 2) los errores en el uso de la nueva tecnología, 3) el cambio de cultura y comportamiento (dejar viejas prácticas para incorporar nuevas) y 4) la escasa participación de los usuarios finales en el levantamiento de los requerimientos, diseño y desarrollo de las aplicaciones.

La segunda barrera es la mala definición de los requerimientos de la aplicación que se quiere implementar, ya sea específica o estándar. Esta barrera incluye 1) la falta de compromiso de los involucrados (gerencia, clientes y/o proveedores), 2) la escasa coordinación entre los niveles jerárquicos de la empresa y 3) la falta de experiencia en el desarrollo e implementación de proyectos de esta índole .

Por otro lado está el obstáculo del hardware y el software donde muchas de las veces las empresas no cuentan con un soporte técnico eficiente, el equipo computacional existente en las compañías es insuficiente para el desempeño de las actividades básicas.

Pero, ¿cuáles son las razones por las que las pequeñas y medianas empresas recurren a la tecnología? A continuación se plantean algunas. 
4. Necesidades de las PYME’s al recurrir a las tecnologías de información
Las empresas empiezan a darse cuenta que, ante la globalización, puede decirse que el uso de tecnología ya no es un lujo, y pasa a formar parte integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades que para satisfacerlas necesitan el desarrollo e implantación de proyectos que involucran a las tecnologías de información.

Algunas de estas necesidades son:

(a) Mejorar producción y administración productiva
(b) Mejorar administración de la empresa
(c) Mejorar integración funcional de la empresa
(d) Mejorar relación con clientes

El común denominador de estas necesidades es el mejoramiento, lo que implica automatización y eficiencia en los procesos tanto internos como externos, lo cual se logra con la manejo de tecnología. Observando el orden en que se presentan las necesidades, podemos aseverar que las empresas primero buscan la mejora de los procesos internos, yendo desde los niveles operativos hacia los niveles estratégicos, y posteriormente se busca la mejora de los procesos externos, que involucran tanto a clientes como proveedores.
 
Ya hemos hablado de las PYME’s, pero hace falta también ver la situación del otro lado: las empresas que proveen soluciones de tecnologías de información. 
5. La oferta de tecnologías de información para las PYME’s
En los últimos años las empresas de tecnologías de información han volteado sus ojos hacia las PYME’s. Esto se debe al gran potencial existente y a que con una propuesta de solución de calidad, con costos accesibles y capacidad de soporte técnico pueden atacar un mercado que ha ido cobrando importancia. Las empresas de software comienzan a darse cuenta que pueden crear economías de escala que se verían reflejadas en importantes ganancias dentro de la industria de la informática.

Las empresas que proveen de tecnologías de información a las PYME’s no tienen una tarea fácil. Primeramente, tienen que estar conscientes de que la adquisición de tecnología por parte de las PYME’s tiene que estar justificada, ya que implica un gasto. Según Florean la justificación de cualquier inversión tecnológica implica conocer a ciencia cierta cuál será el retorno de la inversión (ROI) y el costo beneficio que traerá consigo, así como el impacto tangible que tendrá en el negocio.

En los últimos años se ha visto que las expectativas generadas por las tecnologías no han sido alcanzadas de manera completa e incluso algunas no llegan a cumplirse. Esto se debe a que las empresas de TI no han sido claras cuando venden la idea de la importancia de realizar una inversión en tecnología. Florean recalca que “es necesario difundir la idea de que la tecnología no es la panacea, sino una herramienta que permite acelerar y hacer eficiente los procesos. La tecnología por sí misma no brinda crecimientos espectaculares de productividad, de eficiencia, de rentabilidad y ventas, y para ello se requiere de cambios en los procesos de negocio”.

Además, para poder ofrecer una solución de calidad y a la medida de las PYME’s, las empresas de TI necesitan conocer realmente, mediante un análisis profundo, las necesidades del usuario de la tecnología. El reto para los proveedores es la diversificación y la orientación al segmento empresarial a través de la generación de soluciones prácticas y funcionales a los requerimientos.

En la tabla 2 se muestran algunas de las grandes empresa de tecnologías de información que en los últimos tiempos han enfocado parte de sus esfuerzos a desarrollos de proyectos enfocados a las PYME’s .

Dentro de las soluciones ofrecidas destaca la tecnología emergente Internet, que es una buena opción de solución para las PYME’s y cada vez cobra mayor auge como veremos a continuación. 
6. El papel de Internet
El papel de Internet dentro del proceso de tecnificación de las PYME’s es de suma importancia. Los dirigentes de las PYME’s se han dado cuenta de la versatilidad que posee Internet para lograr satisfacer sus necesidades y fomentar la innovación dentro de la empresa.

Bolaños, menciona algunos usos que se pueden hacer apoyándose en Internet:

(a) Presencia. Que los clientes puedan ver que las empresas están ahí. Que los posibles clientes sepan a qué se dedica la empresa. Es como un anuncio permanente en un gran directorio mundial. Las grandes ventajas de este “anuncio” es que se puede cambiar, agrandar, achicar o mejorar cuantas veces se quiera.
(b) Mercadotecnia. Además del punto anterior, se pueden promover los productos. Fotos, características, precios, tamaños y tiempos de entrega pueden ser incluidos dentro de su página. Otra vez, la ventaja es la versatilidad, puede dar de alta y de baja líneas o productos, y los “catálogos” estarán permanentemente actualizado.
(c) Servicio al cliente. Se pueden recibir quejas, sugerencias, avisos, solicitudes de servicio e inscripciones a un curso, por ejemplo. Se puede publicar en WEB las preguntas más frecuentes (FAQ´s) de los clientes y su contestación. Se puede poner dentro de la página un catálogo electrónico, en el cual se incluyan los modelos, características y precios de los artículos comercializados. Dentro de la misma página incluirá una forma de pedido, la cual puede ser automatizada. Finalmente se solicitará los datos al cliente, para terminar de procesar el pedido de forma tradicional. Como se puede observar, si bien no es comercio electrónico, puede ayudar a iniciar, aunque tiene sus limitaciones.
(d) Comercio electrónico. Se puede tener un site automatizado, en el cual sus clientes entren, vean, seleccionen, compren, paguen y esperen recibir. Por su parte, la empresa solo verá el pedido a surtir en almacén, lo surtirá y mandará por mensajería. El proceso es totalmente automatizado, deberá usar un software para realizar transacciones seguras, para salvaguardar la integridad de los datos de las tarjetas de crédito de los clientes.

Además de estos usos existen muchos más, unos de los que ha cobrado importancia en los últimos años son:
(e) Integración con los proveedores. Es posible tener una comunicación directa con los proveedores de manera que el proceso de surtido de mercancía sea automático. O también se pueden realizar los pagos directos a los proveedores sin necesidad de una factura física, solamente con un simple “click”. Aquí podríamos estar hablando del negocio electrónico (e-business).
(f) Información privada. Es viable tener acceso a diferente tipo de información privada, como informes financieros, administrativos, información de empleados. Las personas autorizadas para acceder a este tipo de información pueden obtenerla en cualquier parte del mundo teniendo una computadora personal con conexión a Internet.
Pero Internet por sí sola no es la solución para que las PYME’s contribuyan a la modernización del país. Se requiere unificar esfuerzos de los agentes involucrados. A continuación se muestran algunas acciones que pueden ayudar a capitalizar la anhelada modernización de México. 
7. Acciones para lograr la modernización de las PYME’s.
Dada la dimensión que poseen las PYME’s en México, su modernización implicaría la modernización del país en general.
Quadri propone algunas acciones para poder lograr esa modernización:

(a) Más inversión extranjera directa
(b) Nuevas redes productivas entre las grandes empresas exportadoras y las pequeñas y medianas empresas
(c) Educación y capacitación de calidad internacional
(d) Una nueva cultura empresarial
(e) Un apoyo firme del Estado para suplir o complementar a la iniciativa privada cuando prevalecen problemas de bienes públicos y alto riesgo
(f) Descenso en las tasas de interés a niveles suficientes que hagan viables los proyectos a largo plazo
(g) Reactivación del crédito a las empresas mexicanas
(h) Una política industrial-ambiental para la PYME’s orientada hacia la competitividad y la “ecoeficiencia”.

Ya hemos hablado de las dos partes involucradas directamente en el proceso de modernización de las PYME’s: las PYME’s y las empresas de TI. Después de observar las acciones sugeridas para concretar la modernización global de México, podemos apreciar que en la mayoría el Gobierno está íntimamente involucrado. Este nuevo agente, dentro de la incorporación de tecnologías de información a las PYME’s, debe tener un papel muy activo que fomente y contribuya claramente a la ejecución de las acciones mencionadas arriba.

La modernización de México a través de las PYME´s es una tarea tripartita (PYME’s-Gobierno-Empresas de TI), y cada agente requiere comprometerse realmente con las actividades que le corresponde realizar.

. Conclusiones
Las tecnologías de información dentro de las PYME’s juegan un papel muy importante (en aquéllas que las tienen). Permiten desde la interacción más directa y eficiente con el proveedor, pasando por la mejora de los procesos internos de la empresa hasta poder conocer al cliente y sus preferencias. Pero esto muchas veces no lo ven o no lo saben los administradores de este tipo de empresas y oponen una gran resistencia al cambio.
Cabe mencionar que las PYME’s que no incorporen el uso de las tecnologías de información como parte del negocio ponen en riesgo su permanencia en el mercado ya que siempre existirán otras PYME’s que sí lo hagan y obtengan una ventaja competitiva.
En México falta mucho por hacer para lograr una infraestructura tecnológica competente con la de países desarrollados, es cuestión que los agentes involucrados (PYME’s – Gobierno – empresas de software) se decidan a realizar el cambio. No significa que sea fácil, pero tampoco es imposible. 
  
Autor Juan Alonso Valenzuela Rodríguez – juanalonsovalenzuela@hotmail.com

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