Las tonterías que hacemos con el email

Hacía tiempo que quería volver a uno de mis temas preferidos: el correo electrónico (email). Esa gran herramienta y también esa gran amenaza para nuestra efectividad. Parece increíble como el email se ha situado, con el permiso de las redes sociales, en el centro de nuestra vida y de nuestro trabajo. Leí un dato, que no se si creerme, pero que efectivamente podría ser cierto: el 30% (unas 13 horas semanales) de nuestra jornada laboral lo dedicamos al email.

El tema da para mucho, y hay literatura a mares. Por eso me centraré en los hábitos que, según mi experiencia, son menos efectivos en nuestra gestión de esta herramienta.

De excursión por la bandeja de entrada: subir, bajar, abrir, cerrar, empezar a leer, marcar como no leído, etc. En resumen: perder el tiempo. Ya que te pones ¿por qué no sigues la one-click rule? Sólo hacer click una vez. Abrir y procesar según proceda. Y aquí te recomiendo que leas acerca del método Inbox 0. No entres en la bandeja de entrada por vicio, a ver que hay o a ver si hay algo urgente. Entra sólo cuando puedas disponer de tiempo para procesar. Ir a la búsqueda de lo urgente y omitir el resto, solo hace que la bola de nieve de la bandeja de entrada se vuelva incontrolable.

Lo tengo todo controlado… en la bandeja de entrada: ¡imposible! utilizar la bandeja de entrada como lista de tareas, como centro de tu actividad, no es nada saludable. De un email puede derivar una acción, pero pocas veces es la acción. Separa el gestor de correo y el gestor de tareas. Cuando proceses la bandeja de entrada, extrae las acciones y sitúalas en tu to-do list. En la bandeja de entrada hay mucha heterogeneidad de cosas, además que tu no controlas el flujo de entrada. Esto la inhabilita para ser un gestor de tareas.

Como tengo un rato libre, voy a revisar la bandeja de entrada: ésta tarea necesita también de foco y concentración, mucho más de lo que parece. Sobretodo si tenemos en cuenta lo descrito más arriba. Hacerlo a mínimos, solo hará que empeore la situación. Establece cuando lo harás y dedícale el tiempo y energía que necesites, como cualquier otra tarea.

Querer ser el Cervantes del email: ¿no te pasa que le das vueltas a las respuestas para procurar que se entienda bien, que no se ofendan, que no quede arisco, que no crean que me ha sentado mal? ¿sabes cual acostumbra a ser el resultado? Emails infumables, dispersos y poco concretos. Evita las filosofadas para justificar una respuesta o al hacer una pregunta. Te recomiendo que si en tres frases no puedes explicar claramente lo que pretendes, descuelgues el teléfono. Ahorraras tiempo ¡garantizado! Si haces una pregunta, evita que sea de respuesta abierta, tiende a se vea claramente a que se tiene que responder y que la respuesta pueda ser A,B o C.

Convertir el archivo del correo en un laberinto: carpetas y más carpetas, y además subcarpetas dentro de las carpetas. Ordenadas por temas, por personas, por departamentos, o por lo que sea. El resultado final es que para encontrar algo necesitas, como mínimo, un par de intentos y nosecuantos clicks. Primero actúa correctamente: archivar o borrar ¿en serio que es vital y no puedes borrarlo? ¿en serio que es una información que si no la guardas no la vas a poder encontrar en ningún otro sitio? Una vez ya tengas claro que debes archivar, reduce al mínimo el número de carpetas. Usa el buscador para encontrar lo que desees. Y otra cosa, NUNCA, utilices la bandeja de entrada como archivo de nada, ni que sea para cosas que leerás mas tarde ¡esto si que es una inconsciencia grave!

El asunto no es importante: ¡no! ¡justo lo contrario! Si no es claro y descriptivo de lo contiene el email, puede que ni lo abran. Pensar el asunto requiere un tiempo, y es, igual, o más importante, que el texto del resto del email. Debe orientar ya a la acción. Un truco interesante puede ser incluir determinadas etiquetas: [Acción], [Con plazo], [NNR] (no necesita respuesta), [FDM] (fin del mensaje, si solo con el asunto es suficiente para el propósito del correo, así no hace falta abrirlo), [PTI] (para tu información, por lo tanto no requiere acción).

Te lo envío por si acaso: ¿tienes en cuenta el efecto exponencial que tiene abusar del CC? Piensa un momento quien realmente necesita tener el email, así como en el momento de darle al Responder a todos. Y por favor, olvídate del CCO, si envías un email a alguien es por algún motivo, por lo tanto díselo.

Le voy a enviar un email que se va a enterar: utilizar el email como solución para evitar confrontación. Seguro que alguna vez lo has hecho… Es más cómodo enviar un correo que hablarlo y ¿cuál es el resultado? Más emails y más mal rollo. ¿No es más efectivo ser valiente y hablarlo?

¿Qué tal? Alguna cosita de estas haces ¿no? Las posibilidades de mejora en el uso de la herramienta son muchas. Te recomiendo que analices fríamente como usas el email.

Post relacionados:

1. ¿Aún no gestionas tu email con el método Inbox 0?
2. 3 claves para implantar con éxito el Inbox 0
3. ¿Por qué nadie contesta tus emails?