Las urgencias falsas en el trabajo

Si hay algo que nos roba atención, nos genera estrés y nos desvía de un buen día de trabajo esos son sin duda, las urgencias falsas o esas tareas cotidianas disfrazadas de urgencia. Son un autentico ladrón de todo lo que nos ayude a trabajar de forma saludable. Y se presentan de forma más habitual de lo que pensamos. Es un trabajo consciente y totalmente activo el identificarlas y no permitirles que nos manipulen. Las falsas urgencias en el trabajo son realmente dañinas y depende de nosotros dejar de darles espacio y colocarlas donde les corresponde.

¿Qué son las urgencias falsas en el trabajo?

Las falsas urgencias son aquellas tareas que parecen que hay que hacer de forma inmediata dejando todo lo que tenemos entre manos o en la agenda de lado para atenderlas cuando en realidad, no son ni tan urgentes, ni tan apremiantes y a veces, ni tan importantes.

Eso sí, tienen tan fuerza (quizás porque vienen de un superior, de una situación determinada, etc) que son capaces de manipularnos (y nosotros dejarnos manipular) y consiguen que paremos nuestra actividad y alteremos nuestra agenda y día para ponernos a ello. Eso sí, las consecuencias son muchísimo más negativas que positivas y es que habitualmente, solucionar una falsa urgencia en el trabajo no consigue sumar sino restar. Y mucho.

Gestión del tiempo eficaz

El gran secreto de la productividad radica en una gestión del tiempo eficaz y eficiente. Saber organizar las tareas, ordenarlas según prioridad y necesidades, enfocarse en el trabajo a realizar y evitar las distracciones son algunas de las claves que pueden ayudar a la hora de aumentar y trabajar la propia productividad. Pero sin duda, una que nos ayudará a ser realmente eficaces y poder evolucionar en el día de forma saludable es evitar esas falsas urgencias en el trabajo.

Para gestionar eficazmente el tiempo diario de trabajo hay que ante todo, saber las necesidades del día, visualizar lo que tenemos por delante y poder con ello, priorizar lo que tenemos que atender, cuándo y de qué manera. Si de repente, dejamos nuestra planificación de lado para atender a algo que parece urgente e importante, estamos desorganizando toda nuestra agenda para que después resulte que en realidad, no era tan importante y menos, urgente.

El efecto es siempre, el contrario al buscado. A priori pensamos que solucionar eso nos quitará un grueso fuerte de trabajo pero la realidad es bien contraria. Hemos desviado el foco, hemos quitado atención a lo que estamos haciendo y además, sentiremos, al identificar que era una falsa urgencia, que no hemos sido fieles a nosotros mismos solo por algo que ha aparecido y que en el fondo, podía esperar.

La gestión eficaz de nuestro tiempo es una de las tareas que más beneficios nos puede traer. Y no solo en cuestión de productividad sino también a niveles emocionales. La satisfacción que nos aporta el haber hecho lo que debíamos, el fluir con el tiempo de trabajo y evolucionar según lo previsto, es un auténtico subidón de satisfacción al final del día.

¿Cómo identificar las urgencias falsas en el trabajo?

El primer paso y más importante a la hora de evitar las urgencias falsas en el trabajo es saber identificarlas. Hay que convertirse en un auténtico experto en detectarlas para poder salvarlas y evitarlas con elegancia y sin que nos afecten. Y es que puede que las evitemos pero que se apoderen de nuestra atención aunque no las estemos atendiendo y eso, es incluso peor que dejar lo que estamos haciendo para solucionarlas y poder volver.

Lo que se busca y pretende es identificarlas, evitarlas y soltarlas sin que nos roben ni un instante extra de nuestra atención. Si queremos aprender de los mejores en esto debemos buscar y mirar en los médicos. Ellos saben cuándo una urgencia es de verdad y hay que atenderla dejando todo lo demás para otro momento o cuando aunque lo parezca, no lo es y no les roba ni un ápice de atención. Saben reorganizar su agenda y su foco en función de lo que realmente sí es una urgencia y lo que no.

Para saber si una tarea es realmente urgente o no, hay que valorar las consecuencias que tiene a corto – medio – largo plazo. Su impacto, sus efectos derivados en caso de hacerla inmediatamente o no. Con eso, podrás valorar cuánto de urgente es realmente y cómo organizarla en tu agenda. Si merece o no dejar lo que estabas haciendo para atenderla o mejor, incluirla en tu planning.

Puedes hacerte preguntas como: ¿A quién afectará si no atiendo la tarea ahora mismo? ¿Estoy bloqueando el trabajo de otros si postergo esa tarea? ¿Cuánto tiempo necesitaría para resolverlo? ¿Me va a distraer estar pensando en esa tarea pendiente? ¿Puede, objetivamente, esperar?

¿Qué hay detrás de una urgencia falsa?

Normalmente, hay dos factores que hacen generar y proliferar las falsas urgencias en el trabajo: los malos jefes y la nefasta organización de tareas.

Los jefes son muy dados (y no por necesidad real) a pedir a sus empleados que dejen todo de inmediato para atender lo que ellos quieren. No tienen en cuenta las tareas que está acometiendo la otra persona, si están ocupados, si están enfocados ni por supuesto, las consecuencias que tiene el distraerles incluso, para el propio trabajo. Lo único que importa en este punto es que hagan lo que ellos piden.

Lidiar con un jefe de estas características es realmente complicado pero es importante aprender y hacerle ver que sus urgencias, a menudo, no lo son y que necesitamos que entienda que tenemos un foco, una productividad y un orden establecido cada día.

Otro de los ladrones es una mala organización (que también suele estar detrás de los jefes que piden cosas urgentes cuando no lo son). Si todos nos organizamos bien, con previsión y orden, las urgencias falsas no van a aparecer. Habrá urgencias pero reales porque estas salen en la vida diaria y por supuesto, en el trabajo. Hay que estar preparados y saber gestionarlas pero no las falsas.

Es fundamental aprender a ser productivos, a trabajar nuestra organización y saber establecer un orden de prioridades laborales. Con coaching puedes conocer técnicas que te ayudarán a ser más productivos, eficientes y por lo tanto, estar más satisfechos. ¿Hablamos?