Lecciones Aprendidas

En el proceso de cierre de un proyecto es muy importante reunir y comunicar toda la información que podamos acerca del proyecto realizado para no repetir errores pasados y hacer una gestión futura más eficiente. Como ya sabemos, los proyectos son entes únicos y nuestras experiencias vividas en ellos pueden ser aprovechadas en otros y por otros proyectos similares.Esta labor viene desarrollada por la propia organización,dictando los pasos que han de seguir los equipos de proyecto cuando este proceso se lleva a cabo.

Hemos de pensar en las lecciones aprendidas como un “feedback”, mirar hacia atrás y recopilar todos aquellos momentos del proyecto, tanto buenos (aquellos que han funcionado y ver cómo se podrían mejorar) como los malos (aquellos que no pueden volver a ser aplicados).

El informe de lecciones aprendidas es también un buen momento para reunirse con el equipo de proyecto e innovar en todo aquello que queramos mejorar e implantar en futuros proyectos de nuestra organización. Pero lo cierto es que no son muchos los proyectos donde la primera reunión con el equipo de proyecto haya sido revisar las lecciones aprendidas.

Podemos pues llegados a este punto juzgar un proyecto si hemos gestionado bien:

1. La implicación en la revisión de todos los representantes (a cualquier nivel).
2. Si fue realizado en su fase de cierre para que los participantes pudieran recordar sin fallos.
3. Misma consideración en los aspectos negativos y positivos.
4. Identificación de progresos
5. Identificación de los responsables que llevaron a término las acciones de mejoras.
6. Comprobación en el tiempo de las fechas de finalización.

La revisión de lecciones aprendidas podemos elaborarla no sólo al final, sino también al terminar cada fase .Proceso más laborioso pero que ayudará a mejorar la gestión del proyecto.

Nos encontramos en una sala de reuniones donde el patrocinador comienza con la introducción, exponiendo los objetivos de la sesión.Tendremos en cuenta que quizás alguien de los participantes no haya estado implicado en el ciclo de vida del proyecto,pudiendo ser el próximo patrocinador,por ello si queremos dar una buena imagen, hemos de seguir unas reglas básicas:

1. Dejar a un lado los problemas: si un asunto no se ha podido resolver en 5-10 m dejarlo para después de la sesión.
2. Respetar el orden del día.
3. Respeto al responsable de la reunión, ya que está para que lamisca progrese adecuadamente.
4. Se critica la gestión no al individuo.
5. Respetar el turno de palabra para identificar y dar celeridad a las observaciones y soluciones.
6. ser claro y conciso en lo que queremos exponer
7. Nuestro tiempo y el de todos es limitado
8. Ser educado y no dejar que las emociones interfieran el debate.

Obtenemos pues un plan de acción que nos va a indicar cómo medir su finalización,quién la llevará a término y para cuándo.Esta responsabilidad será ejecutada por los participantes presentes en la reunión y el patrocinador tendrá el compromiso de que llegue a buen puerto.

Podemos concluir que este tipo de revisiones ofrece una manera de aumentar la productividad y un mejora global de nuestra organización.