Liderazgo en el Ámbito Sanitario ( IV)

“El tiempo es oro” habrás escuchado y dicho en más de alguna ocasión en tu vida, y es que el valor del tiempo depende del valor que nosotros le damos, como lo utilizamos. Así comenzamos esta cuarta parte del curso de Liderazgo en el ámbito sanitario, de interés no sólo para los que ya son líderes sino para los que no lo somos y de alguna manera u otra lo seremos de nuestra vida, en nuestro trabajo y para planificar nuestro propósito en la vida. En esta entrada hablaremos de gestión del tiempo como recurso para conseguir los objetivos y resultados deseados a nivel profesional o personal y de cuales son nuestros “ladrones del tiempo”. 

Fuente: trabajoglobal.org

Planificación, organización y gestión

La expresión “gestión del tiempo” es una mala expresión, porque en realidad el tiempo es el que es y no se puede gestionar, la falta de productividad no es una mala gestión del tiempo sino una mala gestión de la atención. Decidir bien es el 50% de la mejora de la productividad y “hacerlo bien” es el otro 50% y ese hacer bien no es más que empezar un tema y cerrarlo. Pero en este proceso existen “interrupciones” que lo dificultan, perdemos efectividad y entonces no empleamos los recursos óptimos para ello. Veamos cuales son nuestros “ladrones del tiempo” que rompen nuestro ritmo de trabajo en intensidad o concentración, que nos hacen mas lentos y nos retrasan provocando en muchas ocasiones estrés y ansiedad.

Plan contra interrupciones

Identificar los “interruptores” más frecuentes

Prepárate y conciénciate antes de iniciar una tarea sabiendo como vas a mejorar las interrupciones

Lista de tareas, jerarquizadas en importancia, tiempo..

Comunica tus rutinas a los compañeros y clientes

Atención a las llamadas y otros interruptores ( mails, móvil…)

Divide las tareas largas en bloques de 15-20min

Eres un “interruptor” de otras personas??

Ten siempre a mano tu “plan de interrupciones”

Técnicas para vencer la improvisación:

• Tener una lista de tareas
• Identificar “tareas clave” y “tareas repetitivas”
• Planifica el día anterior
• Deja espacios para imprevistos
• Divide y vencerás
• Revisa brevemente tu “plan” antes de comenzar el día
• Evita multitarea
• Terminar es la clave
• Comunica tus rutinas, ausencias y “espacios” a compañeros, miembros del equipo..
• Relacionarnos de un modo diferente con las tareas
• Todas las tareas necesitan un trato diferente: ¿ qué es lo que realmente tengo que hacer? qué hay detrás de esa tarea? qué voy a conseguir completándola? qué necesito para hacerla?

Ladrones del tiempo

• Email: es uno de los protagonistas de nuestra vida laboral y personal, fuente constante de interrupciones y más ahora con los móviles que lo consultamos todo el tiempo, por lo tanto genera “adicción”, no sabemos utilizarlo ni gestionarlo y está sobrevalorado. Por tanto debemos emplear técnicas para saber utilizarlo como pensar que es una herramienta más, conocer bien la aplicación que utilizas, aprender métodos eficaces para gestionarlo, utilizar filtros, respuestas prediseñadas y no leer mails en los momentos de descanso, entre otras muchas cosas que se pueden hacer para que el email no sea un ladrón del tiempo.

Fuente: Jose Miguel Bolivar

Una de las herramientas que se puede utilizar es el Diagrama de Flujo en GTD de Jose Miguel Bolivar que veis en la imagen y con la que se puede gestionar nuestro correo.

• Teléfono: el teléfono muchas veces nos trasmite la sensación de estar haciendo algo, pero muchas veces no es más que conversaciones largas sin sentido claro, llamadas que contestamos en cualquier momento y que nos rompe la concentración. Para utilizar bien el teléfono hay que verlo como una herramienta más, situarla dentro del “puzzle de tu plan”, ser más directos y precisos y organizar tus llamadas.
• Whats App: este si que es un ladrón del tiempo que aparece en cualquier momento y circunstancia y que nos condiciona nuestro día laboral y nuestra vida personal, ya que se utiliza de forma indiscriminada, se confunde lo laboral con lo personal, se pertenece a múltiples grupos en los que no quedan claros los objetivos y nos “roba mucho tiempo”.
• Reuniones: existe la “reunioadicción” en las que los objetivos y contenidos no están nada claros, ni preparados por lo tanto no se traduce en acciones y se pierde el tiempo para nada. Debemos de buscar reuniones eficaces con objetivos y propósitos claros.

Fuente: ticsyformacion.com

¿Qué puedes hacer que no estés haciendo ahora y que si lo hicieras regularmente representaría una gran diferencia positiva en ti vida laboral y personal?

Aquí os dejo esta pregunta, ¿ te atreves a responderla? ¿ cómo organizas y planificas tu tiempo? ¿cuáles son tus “ladrones del tiempo”?