Lo fácil hubiera sido crear un almacenamiento en la Nube como los demás

Hacer algo como los otros hubiera sido lo fácil. Desarrollar y comercializar otro disco virtual como Dropbox, Google Drive o OneDrive hubiera sido lo más sencillo.

Nos podríamos haber ahorrado miles de horas de nuestras vidas. El 80% de las horas de programación y el 80% de las infraestructuras. Una reducción de esfuerzos y recursos considerables si ofrecieramos otro Disco Virtual, otro sistema similar a los conocidos, otro sincronizador de archivos para la Nube.

Historia del rechazo a la idea del Disco Virtual

El giro definitivo de la historia se produce en los años 2010 y 2011. ¡Teniendo ya un producto que es un sincronizador! ¡Con un Disco Virtual!

Pero antes de eso debemos situarnos en el año 2008.

En aquellos momentos, de verdad, que sin conocer que existía Dropbox, que fue el primer disco virtual en crearse en 2007, yo ya tenía una beta (versión casi definitiva) de Docukit, un sincronizador o disco virtual totalmente operativo.

Aunque Dropbox siempre ha ocultado esta información, su disco virtual se basaba en el mismo algoritmo en el que yo me había basado para desarrollar el mío. Se trata del algoritmo Checksum Rolling de Mark Adler usado para un conocido software de Linux llamado Rsync.

Estas cosas pasan. Dos personas a más de 7000 Kms tienen ideas parecidas en casi el mismo momento. Yo ya tenía un sincronizador, un disco virtual que pensaba que era algo único y esperaba el momento para crear una empresa y comercializarlo.

Por motivos relacionados con la crisis económica y otros motivos personales, tienen que pasar dos años, no es hasta el año 2010 que retomo la idea de montar la empresa para ofrecer mi sistema de sincronización de archivos en la Nube.

Transcurre un tiempo hasta encontrar mi primer socio, cambiar el nombre a Dataprius, resetear y comenzar de nuevo.
En ese período que va desde 2010 hasta 2011 pongo a prueba mi disco virtual tanto con usuarios particulares como con empresas. Inicialmente de forma gratuita.

El gran reseteo a partir de 2011, ya con el nombre Dataprius

Tirarlo casi todo y comenzar casi de nuevo. Así ocurren las cosas.

En aquellos momentos ya tenía conocimiento de Dropbox, me lo comentó un amigo al que le pasé una versión del mío. Me dijo, “¿oye has visto que tienes competencia?”

Yo ya llevaba tiempo convencido de los problemas y defectos que tenía la sincronización.
Los había comprobado con las pruebas de mi disco virtual en las empresas. Probando Dropbox me di cuenta de que adolecía de los mismos defectos.

Las empresas que habían probado mi disco virtual, se quejaban siempre de lo mismo:

• Los usuarios conectados machacaban (sobreescribían) los archivos de otros usuarios.
• Las carpetas y los archivos desaparecían aparentemente, esto era porque otra persona las borraba o las colocaba en otro lugar.
• Los borrados, tanto accidentales como intencionados eran un problema. Sobre todo cuando se debía encontrar un documento necesario, bien para uso interno o en el peor caso para un cliente.
• No había forma de mantener un orden adecuado en los ficheros de la empresa.
• No se podía mantener un control de lo que se comparte.

Mi conclusión fue drástica:
“Una empresa no puede usar un sincronizador.“

A partir de ahí se produce el gran reseteo.

Crear otra cosa. Las empresas no pueden establecer su repositorio de archivos con la sincronización.

Aprovechar en lo posible el código ya desarrollado y crear otra cosa, un sistema corporativo de archivos, algo que no produzca los problemas detectados, que intente mantener el orden y la integridad de los documentos de una empresa.

Redacto las leyes en las que entendíamos que debíamos basar el sistema. Ya con mis compañeros (fundadores de Dataprius). Pongo un resumen.

• Que los usuarios no machaquen el trabajo de los demás. Que cuando se edite o cambie un archivo se tengan los mecanismos necesarios para no sobrescribir el archivo que está en la Nube. Como pude comprobar con posterioridad, eufemísticamente a esto Dropbox y los otros lo llaman Conflictos de Archivo.
• Tener un sistema de permisos sobre las carpetas. En una empresa los permisos son fundamentales, no todo el mundo debe acceder a todas las carpetas ni acceder a la misma información.
  El mecanismo de permisos debe hacer invisibles las carpetas para un usuario que no tiene acceso. El mecanismo de permisos debe ser muy sencillo de manejar por personas con pocos conocimientos de informática, en otro caso se termina dándo permisos a todos sobre todo.
• Que para acceder y trabajar con los archivos no sea necesario sincronizar. La gente no ha de tener siempre una copia de las carpetas y archivos en su ordenador. Se debe abrir la aplicación y poder trabajar con los documentos de forma directa. Si la empresa tiene carpetas con cientos o miles de archivos, los empleados no tienen por qué estar esperando a que se sincronicen. Los empleados no deben andar por ahí con sus portátiles con todas las carpetas de la empresa copiadas en su disco duro. La protección de los documentos de la empresa, la posible confidencialidad, los datos, no deben depender de copias en todos los ordenadores.
• Que existan una série de mecanismos que garanticen la integridad y el orden de los ficheros y carpetas de la empresa. Cualquiera no debería borrar definitivamente una carpeta, debe haber una Papelera de Reciclaje y que los borrados definitivos sean realizados por un responsable. Que existan copias de los archivos para poder recuperarlos. Que exista un backup completo de lo almacenado.

Estas son las premisas que se establecieron para desarrollar el nuevo paradigma de Dataprius. La semilla de la versión actual.

El primer estímulo positivo que nos indica que estábamos en el camino correcto es que Acciona y la editorial McGraw Hill contratan Dataprius, luego vendrán otros clientes de gran envergadura.

El resultado es un concepto diferente. Con lo fácil, el disco virtual no tendríamos que explicarlo.

No, no tendríamos que explicarlo, porque debido al marketing masivo de los Discos Virtuales, todo el mundo asume que el almacenamiento en la Nube consiste en sincronizar. Los productos de consumo masivo transforman las mentes, definen conceptos. Hay que entender que puede haber más refrescos que Coca Cola y otras comidas que no sean hamburguesas.

Hay que distinguir entre dos tipos de usuario:

• El que ha trabajado en una gran empresa.
• El que nunca ha tenido contacto con sistemas corporativos.

Las personas que han trabajado en grandes empresas, con sistemas corporativos, se familiarizan con Dataprius al instante.
Comprenden que hay unas dinámicas organizativas, que un sistema es de uso común y que hay medidas de control y de actuaciones con el fin de preservar la seguridad, la integridad, el orden. Admiran Dataprius, porque en comparación con los sistemas corporativos que han utilizado en el ámbito profesional, la sencillez de uso es mucho mayor.

Los que nunca han usado un sistema corporativo, no en todos los casos, tienen dificultades para entender que:

• Hacer cada uno la guerra por su cuenta no es lo mejor para una empresa u organización.
• Que la supuesta comodidad, de lo conocido, su disco virtual favorito ya sea OneDrive, Dropbox o Google Drive es efímera. Los problemas vienen después con el caos de buscar archivos, el deterioro de la organización de las carpetas. No es solo por el tema de los conflictos, es que al final el repositorio de la empresa termina siendo un caos y vulnerable a incidentes que pueden provocar pérdidas, por ejemplo un Ransomware.

¿Debe ser el Almacenamiento en la Nube un repositorio central de los documentos de la empresa?
o
¿Debe ser un cubo de basura dónde echamos archivos para mantener copias o compartir puntualmente?

Pues resulta que hoy en día para el 80% de las empresas, el almacenamiento en la Nube es más parecido a ese Cubo de Basura.

Aquí hay un choque de conceptos. Dataprius fue creado para ser el repositorio oficial de los ficheros de la empresa. El sustituto de los antiguos archivadores, no la mesa llena de papelotes que cada uno tiene.

Es evidente que con el uso de los discos virtuales la organización de los documentos de las empresas se ha degradado enormemente.

No encontrar los archivos, encontrarlos pero que no sea la versión quese buscaba, pasar tiempo resolviendo conflictos, no saber con quién ni cuando se han compartido los ficheros. Cambios en carpetas que distraen y merman el orden jerárquico y funcional de la empresa. Esos son los efectos.

Al final con los sistemas que no tienen las premisas de Dataprius, se termina guardando los ficheros, en parte en una carpeta compartida, en parte en los ordenadores de los empleados, en parte en esa Nube basada en Disco Virtual.

Hace unos años, las empresas centralizaban el almacenamiento de ficheros para establecer un lugar accesible común y organizado. Normalmente se hacía con un servidor o unidades de disco compartidas en la red. Con la incorporación de discos virtuales, que para colmo se comercializan como Business, la organización de carpetas y archivos en muchas empresas se ha ido al traste.

Esa es la realidad en muchas empresas, cuando ahora van aplicar nuevas tecnologías con la IA o pretenden dar seguridad a los datos, se dan cuenta de que hay que arreglar los cimientos antes de hacer obras en la primera planta.

Comercializar un Disco Virtual hubiese sido lo más sencillo pero nunca nos pareció que eran sistemas adecuados para empresas. El tiempo nos está dándo la razón. Se utiliza lo que se conoce, para el que tiene un martillo todos los problemas son clavos.

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