Lo que aprendes organizando un evento de networking

El viernes 6 de septiembre se celebró la comida de networking que organicé en Barcelona a la que finalmente asistieron 23 personas con ganas de hacer nuevos contactos y compartir un buen rato. Lo cierto es que tenía mis dudas de si todo saldría según lo tenía planeado, ya que al ser la primera vez organizando una comida de networking sabía que se me podían escapar detalles importantes para el evento.

Me preocupaba que la fecha no hubiese sido la más adecuada -todavía con muchas personas de vacaciones- y el poco tiempo que tuve para promocionar la idea; sólo 6 días no daban para mucho, pero mi sorpresa fue que al final hubo gente que se quedó fuera del evento y no pudo venir porque llenamos el local.

Por suerte el feedback recibido hasta ahora ha sido bueno, aunque como no, hay muchos detalles para mejorar y que se deben solucionar para el próximo evento:

1. Promoción del evento

Mi intención inicial era acoger a cuanta más gente mejor, cosa que al final no pudo ser, pero como me han comentado algunos asistentes fue algo bueno. Con más de 24 personas hubiese sido imposible hablar con todo el mundo. Para el próximo evento prepararé un local donde no haya límite de asistentes, y lo promocionaré como mínimo durante un mes.

La noche anterior a la comida se me ocurrió darle un nombre al evento: Eats and Biz. Contraté el dominio a las 00:00 para que allí se pueda registrar quien quiera asistir a los próximos encuentros.

2. Disposición de las mesas

En el restaurante nos prepararon una mesa alargada y seguramente este formato no era el más adecuado para hacer este evento, ya que sólo podías hablar con las 4 o 5 personas que tenías alrededor. Se me ocurrió que cada 20 o 30 minutos nos cambiásemos todos de sitio para poder hablar con otras personas. Fue algo divertido mover el culo y cambiar de asiento, pero lo ideal habría sido no tener que hacerlo. Para el próximo buscaremos mesas redondas o un lugar donde comer de pie.

3. Menú enviado con antelación

Ese fue el gran fallo. No les pasé el menú con antelación a los asistentes, por lo que estuvimos un buen rato escogiendo la comida que quería comer cada uno. Sinceramente, fue un caos absoluto y la parte principal a mejorar según la gran mayoría de asistentes. Estoy muy contento porque a pesar de este punto todos supieron comprenderlo y pasarlo por alto.

4. Local con cobertura o WIFI

Tuve la brillante idea de crear un hashtag (#Eats&Biz) para la difusión de la comida -hashtag que por cierto olvidé escribir bien y no se mostraba entero en el timeline de Twitter, por contener el signo “&” en vez de la palabra “and” que hacía que se cortase- pero di por hecho que la cobertura 3g del local sería buena. Error. No había apenas cobertura y el local no tenía WIFI disponible para sus clientes. Hay quien me comentó que mejor así porque de lo contrario hubiésemos estado todos más pendientes de tuitear el evento que de lo que veníamos a hacer: hablar con todo el mundo.

A pesar de todos estos contratiempos el resultado fue bueno. Lo mejor de todo fue poder hablar con muchas personas con las que hace tiempo que tengo contacto de forma online y a quien no tenía el placer de conocer en persona. Todo fue buen rollo, buen ambiente, un rato muy agradable, e incluso han surgido ya algunas colaboraciones entre los asistentes además de crearse nuevos vínculos entre ellos. Después de la comida un grupo más reducido nos fuimos a otro local para seguir la tarde.

Agradezco desde aquí a todos los asistentes por venir, a todos los que hicieron el esfuerzo de venir desde fuera de Barcelona (como Guillermo Rodríguez que vino desde Madrid), a quienes aprovecharon su estancia en Barcelona para poder asistir al evento como Elisabet de Crónicas Germánicas o Laura Bellorini, que llegó el día anterior de Italia. También a quien quiso venir y finalmente no pudo como Beatriz Geric de Zaragoza. En definitiva, a todas y cada una de las personas que lo hicieron posible.