Los 7 pecados capitales de la productividad

Dar por hecho que algo debe hacerse de determinada manera solo porque siempre se ha hecho así puede ser muy peligroso. A menudo, las empresas caen en la inmovilidad y repiten como autómatas procesos y costumbres cuya eficacia es cuestionable. En algunos casos, estas acciones que consideramos normales pueden resultar altamente nocivas para la productividad. Algunas de ellas son las siguientes:

1. Las interrupciones constantes

Estas pueden hacer que un día de trabajo se convierta en una serie de pequeños «momentos de trabajo». Llamadas de teléfono, mensajes, desayunos con los compañeros, reuniones… ¿Cuántas horas o minutos has trabajado ininterrumpidamente durante tu última jornada? Está comprobado que somos muchos más productivos en los lapsos largos de tiempo en los que estamos solos y concentrados, y que tardamos unos 20 minutos en volver a centrarnos tras una interrupción.

Para paliar esto, las empresas pueden establecer normas, como por ejemplo horarios de trabajo en soledad, y los individuos pueden ponerse retos personales como «no consultaré el correo electrónico hasta las 12:00» o «no cerraré ninguna reunión los jueves».

2. La abstracción

En presentaciones, en reuniones o en una simple orden dada a un subordinado, uno de los peores enemigos del entendimiento es la abstracción.

Debemos olvidar la palabrería y los adornos literarios y centrarnos en que nuestro mensaje se entienda. Si hace falta, en lugar de describir algo, dibújalo o haz un esquema. En lugar de explicar cómo suena algo, tararéalo. Haz todo lo que se te ocurra para eliminar capas de abstracción y, por lo tanto, de incertidumbre: céntrate en lo real. Evitarás cambios posteriores, retrasos…

3. Las reuniones

Puede parecer que estás trabajando, pero en realidad las reuniones casi nunca compensan el gasto resultante de sumar las horas de los trabajadores que están presentes en ellas (que casi siempre son más de los necesarios). Frecuentemente se tratan en ellas asuntos abstractos y de forma lenta y poco directa.

Para que sean efectivas, sería necesario que los asistentes emplearan tiempo en prepararlas. De esta forma, el encuentro será solo para tomar decisiones y no habrá que repetir información que puede compartirse previamente. Otro requisito es que los objetivos estén claros, porque si no, la reunión derivará inevitablemente en otra. Reuniones, sí; pero pocas, preparadas, rápidas y con los objetivos claros.

4. Las horas extra

Trabajar un poco más hoy puede parecer útil, pero no lo es si eso se traduce en un descenso de la moral, la actitud y la creatividad mañana. Por no hablar de las empresas cuyos empleados se «envician» y comienzan a llegar también cada vez más tarde por la mañana (con la excusa de que casi seguro saldrán tarde por la noche).

Si las personas trabajan muchas más horas de las que les corresponden, pueden pasar dos cosas: o que las primeras horas del día no están siendo productivas (el trabajo se concentra en las horas finales del día) o que, en efecto, todas están siendo productivas, lo cual significa que la empresa necesita contratar más trabajadores o la persona que está dando demasiado de sí colapsará.

En algunos países, trabajar en exceso después de tu hora de salida puede estar penado con una amonestación o incluso con el despido: se considera que un trabajador no es productivo si no consigue realizar su trabajo en las horas destinadas al mismo.

5. Los errores de estimación

Por regla general, las personas estimamos mal el tiempo, los recursos y los presupuestos. Eso hace que una tarea que merecía la pena porque iba a llevar un par de horas se convierta en una que genera pérdidas porque termina exigiendo catorce horas. Los retrasos, la falta de recursos disponibles… todo es resultado de no dedicar el tiempo suficiente a la planificación.
Debemos consultar a especialistas y no intentar estimar «a ojo» los tiempos y presupuestos. Hay que prever un tiempo para pruebas y corrección de errores y contar con un margen de error. Siempre es mejor pecar de prudente que sumergirse en las arenas movedizas de las exigencias y los reproches.

6. Las listas de temas pendientes

A veces, pasamos los temas pendientes de unas listas a otras para mitigar el «cargo de conciencia» de no realizarlos. Esas listas se «enquistan» y producen en los trabajadores la impresión de que siempre hay temas abiertos y de que, por más que trabajen, el volumen de tareas no disminuye.

Cumplir objetivos y finalizar proyectos crea una gran sensación de sosiego. Por tanto, tenemos que decidir lo que realmente queremos hacer y desechar sin más lo que no sea prioritario.

Dos trucos para que las tareas incompletas no se atasquen son dividirlas en tareas más pequeñas para las que sea más fácil encontrar un hueco y establecer una fecha de finalización para que no se vean desplazadas por otras que la tienen.

7. Las decisiones drásticas

A veces nos precipitamos tomando decisiones demasiado radicales, y cuando nuestro ego entra en juego, no es fácil volver atrás o hacer excepciones. Eso hace que algunas cosas se hagan «porque sí» y otras más eficaces no se hagan «porque no».

Es mejor ir tomando pequeñas decisiones que influyan solo en el tema tratado en ese momento y que no comprometan otros casos que puedan darse más adelante. Además, hay más satisfacción en ir consiguiendo pequeños retos que en perseguir una meta que está demasiado lejos.

Escrito por Isabel Garzo