Los beneficios de utilizar la Agenda en tu software ERP y sus funcionalidades

La agenda es una herramienta esencial para organizar nuestras tareas diarias y asegurarnos de cumplir con nuestras responsabilidades a tiempo.

En este post, discutiremos cómo utilizar una agenda de manera efectiva, desde cómo planificar nuestros días hasta cómo seguir nuestros progresos a lo largo del tiempo.

También discutiremos algunas de las mejores prácticas para utilizar una agenda desde un software ERP.

Ya sea que estés buscando mejorar tu productividad personal o simplemente necesites una manera de mantenerte en el camino correcto, una agenda es la herramienta perfecta para ayudarte a alcanzar tus metas.

¿Qué es una agenda?

Una agenda es una herramienta de organización y planificación que se utiliza para registrar citas, compromisos y tareas programadas para un período de tiempo determinado.

Estas entradas en la agenda pueden incluir información como fechas, horas, lugares y notas adicionales para ayudar a recordar detalles importantes.

Una agenda puede ser física o digital, y puede ser utilizada tanto para fines personales como profesionales.

Las agendas físicas suelen tener un formato similar a un diario, con páginas divididas por días o semanas, mientras que las agendas digitales pueden ser aplicaciones de software o servicios en línea.

Una agenda puede incluir diferentes tipos de entradas como:

• Citas y reuniones: estas entradas registran la fecha, hora, lugar y detalles de una cita o reunión.
• Compromisos y tareas: estas entradas registran las tareas y responsabilidades que deben ser realizadas en una fecha o plazo específico.
• Recordatorios: estas entradas pueden ser utilizadas para recordar eventos o tareas importantes que ocurren en un momento específico.
• Notas: estas entradas pueden ser utilizadas para registrar información adicional que sea relevante para una cita o tarea específica.

Es una herramienta valiosa para organizar y planificar el tiempo de una persona, ayudando a recordar citas, tareas y compromisos importantes, y a mantenerse enfocado en lo que se debe hacer.

Beneficios de tener la agenda insertada en un software ERP

Utilizar un software ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) que incluya una agenda puede proporcionar una serie de beneficios para su empresa. Algunos de estos beneficios incluyen:

• Mejora de la eficiencia: La agenda integrada en un software ERP permite a los empleados planificar sus tareas y responsabilidades de manera eficiente, lo que a su vez mejora la productividad de la empresa.
• Mayor colaboración: Un software ERP permite a los empleados compartir información y colaborar en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y la resolución de problemas.
• Mejora de la comunicación: La agenda integrada en un software ERP permite a los empleados estar al tanto de las tareas y responsabilidades de sus compañeros de trabajo, lo que ayuda a mejorar la comunicación entre los departamentos.
• Mayor visibilidad: Un software ERP permite a los gerentes tener una visión general de las tareas y responsabilidades de sus empleados, lo que les permite asignar recursos de manera eficiente y tomar decisiones informadas.
• Mayor seguridad: Un software ERP almacena la información en un servidor seguro, lo que garantiza la seguridad de los datos y evita la pérdida de información.

En resumen, utilizar un software ERP con una agenda integrada puede mejorar la eficiencia, la colaboración, la comunicación, la visibilidad y la seguridad en su empresa.

Utilidades de la agenda en Cloud Gestion

Cloud Gestion es un programa de gestión y facturación, que te ayuda a agilizar el trabajo de oficina de manera rápida y sencilla.

También dispone del módulo de agenda, donde encontrarás una variedad de utilidades con las que poder llevar una mejor organización del trabajo desarrollado en tu empresa.

• Visualizar las agendas de tus trabajadores: para ello deberás de crear el trabajador y asignarle agenda.
  Así, al acceder como usuario, podrá utilizar su agenda, y el administrador también podrá visualizarla.
  En la configuración puedes elegir los trabajadores que quieres mostrar.
• Puedes visualizar la agenda por día, semana, mes, año, etc.
• Mostrar un rango de horas.
• Días de la semana que quieres que aparezcan.
• Dividir la fracción de horas.
• Visualizar la agenda por proyectos: de esta manera sólo se mostrarán los eventos que tengan asignado el proyecto seleccionado.
• Enviar por mail una notificación en modo recordatorio de la tarea.
• Añadir la tarea al seguimiento de la ficha del cliente seleccionado.

Crear un evento en la agenda de Cloud Gestion

Para asignar un evento a un trabajador en la agenda es muy sencillo:

• Pincha sobre la hora de comienzo dentro de la columna de ese trabajador.
• Se abrirá una ventana emergente con tres apartados, en el primero se añade el título o como nombraremos esa tarea.
• Asignamos un cliente y un proyecto si lo tuviera, y añadimos la fecha y la hora.
• Y por último asignamos el trabajador, que nos deberá de aparecer el trabajador donde hemos añadido el evento.

Una vez creados los eventos se pueden mover por la agenda pinchando sobre ellos. De este modo podemos cambiarlos de trabajador, de hora y de día.

A continuación puede ver un vídeo donde encontrarás una explicación detallada de cómo configurar la agenda.