Los enemigos de la productividad.

Por Marcus Hurst.

Hay una sociedad secreta compuesta por aplicaciones y dispositivos electrónicos que conspiran contra mí. Estoy convencido de ello. Su propósito es que este artículo no se escriba jamás. Cueste lo que cueste. Hay momentos en los que uno piensa que lo conseguirán. Es una batalla que se lucha a diario.

Son las nueve de la mañana y la página del procesador de textos está en blanco. El cuaderno de notas está repleto de apuntes tomados del libro Manage Your Day-To-Day que trata sobre la productividad. El objetivo es construir un resumen de sus conclusiones para la revista en papel, pero no lo ponen fácil. La fecha de entrega se acerca peligrosamente, pero una vez más las fuerzas malignas de la distracción entran en juego para que no acabes tu artículo.

La bandeja de entrada del email está llena a rebosar de correos que requieren tu atención inmediata. Algunos incluso piden respuesta para ayer. El WhatsApp tampoco da mucha tregua y suena el móvil un par de veces también. Despejadas estas pequeñas interrupciones, parece que al fin están alineados los astros para una mañana de trabajo productivo.

De pronto, saltan las notificaciones del chat de gmail con preguntas de tus compañeros. A esto le tenemos que añadir la tentación de entrar en Twitter y el efecto llamada de las últimas actualizaciones en Facebook. Han pasado tres horas y lo único que hay escrito son un par de párrafos inconexos y la sensación de frustración al no haber conseguido nada.

Por lo visto, no soy el único que se encuentra aturdido por la atención que nuestra tecnología requiere de nosotros. Mi caso es uno de los muchos que encuentran las personas que trabajan delante del ordenador a diario.

“Con todas las personas con las que hablé siempre volvíamos al mismo tema: cómo lidiar con las distracciones de toda la información que nos llega a diario”, explica Jocelyn K. Glei, editora jefe del blog de productividad 99U y coordinadora del libro Manage Your Day-To-Day.

“Al ver cómo el nuevo camino de la tecnología y la información estaba teniendo un impacto negativo en el trabajo, decidimos reunir a veinte de los creativos más listos que conocemos y hacerles compartir sus recetas para ser más productivos a diario”.

1. Trabajo creativo primero; reactivo, segundo

“Escribir una gran novela, un diseño increíble, un software que cambia las reglas del juego requieren reflexión, trabajo y persistencia. En un día normal, esto nunca parecerá tan urgente como responder a esos cuatro emails que piden respuesta rápida. Estar al día de todos estos estímulos puede transmitir tranquilidad pero, en realidad, estás satisfaciendo prioridades que no son las tuyas.

Cuando llega la tarde y liberas tiempo para poder trabajar para ti, tu cerebro pierde frescura. Tus reacciones se vuelven lentas y no logras hacer tu mejor trabajo”, dice Mark McGuiness.

El experto en productividad propone dedicar la primera parte del día al trabajo creativo y después, a las tareas más reactivas. Para ello recomienda reservar bloques de tiempo durante la jornada para realizar estas labores sin interferencias. “Es mejor decepcionar a un par de personas que abandonar tus sueños por mantener vacía tu bandeja de entrada”, resume.

En esta línea, Cal Newport utiliza un método que llama Focus Block que consiste, simplemente, en planificar espacios inamovibles en tu agenda para hacer estas faenas. “Marca este espacio en tu calendario como si fuesen reuniones. Cuando alguien te propone concertar una cita contigo a esas horas, les informas que lo tienes reservado”.

Para empezar estos periodos de trabajo creativo ininterrumpido, el escritor aconseja entrenar la mente progresivamente con sesiones iniciales de 60 minutos. “Si durante ese periodo entras en Facebook, cancela lo conseguido y vuelve a empezar”.

En opinión del cineasta James Victore, se trata de tomar distancia y cuestionar nuestra relación con la tecnología. “Estamos dejando de distinguir entre lo urgente y lo importante. Es más fácil hacer lo trivial que lo importante, pero, cuando escoges lo urgente, estás satisfaciendo las necesidades de otros en vez de las tuyas”.

2. Escuchar el cuerpo en vez de la tecnología

La capacidad de un humano es finita; sin embargo, “las demandas que nuestras vidas ejercen sobre nosotros, cada vez más, superan nuestras capacidades para satisfacerlas”, opina Tony Schwartz.

A diferencia de un ordenador, estamos diseñados para operar a ritmos diferenciados. Ignorar esta realidad acaba pasando factura. Schwartz propone soluciones que pueden parecer obvias pero que desatendemos constantemente, empezando por el sueño. “Dormir es más importante que comer. Sin embargo, muchos estamos dispuestos a renunciar a una hora de sueño pensando que ganaremos tiempo”.

“Estar ocupado no es suficiente. Debemos preguntarnos: ¿qué es lo que nos ocupa?” Henry David Thoreau

Según el estudioso de la productividad, hay un pensamiento extendido que dice que es posible ser efectivo con menos de siete horas de sueño, a pesar de que la ciencia está llena de estudios que señalan lo contrario.

El descanso no solo debería ser un momento reservado para el sueño. El cuerpo sigue ritmos ultradianos, “ciclos de 90 minutos al final de los cuales la mente pierde su capacidad para trabajar a niveles óptimos”. Schwartz aconseja tomarse un descanso entre cada bloque de tiempo para aumentar la concentración.

“Entre esta constante explosión de información, nuestra atención se ha convertido en el bien más preciado. Usarla de manera inteligente requiere entender mejor cómo nuestros cerebros manejan la tentación y desarrollan estrategias para mejorar nuestro autocontrol.

3. Abolir la multitarea

A veces es necesario recurrir a soluciones extremas para conseguir que la imaginación y la creatividad se desarrollen libres de interferencias. Durante el proceso de creación de su última novela, Freedom, el escritor Jonathan Franzen se encerró en una habitación sin apenas muebles, desinstaló la tarjeta wireless de su portátil y rompió el puerto ethernet. Se protegió más aún con tapones y auriculares que cancelan los ruidos.

4. La excelencia no es un acto, sino un hábito

Esperar que todas las condiciones sean perfectas para inspirarse es casi siempre un ejercicio de procrastinación. Muchos no tenemos el lujo de poder solo hacer lo que nos gusta. Necesitamos ser creativos en el caos. “Solo serás un verdadero profesional si aprendes a hacer cosas cuando no te apetece”, dice Tony Schwartz.

Cada vez que escribe un libro el autor japonés Haruki Murakami, se crea una rutina en la que el esfuerzo físico complementa el mental que realiza a diario. “Cuando estoy escribiendo una novela, me levanto a las cuatro de la mañana y trabajo durante 5 o 6 horas. Por la tarde corro 10 kilómetros o nado 1.500 metros (o las dos cosas), luego leo y escucho música. Me acuesto a las nueve de la noche.

La repetición se convierte en una especie de hipnosis para alcanzar un estado mental más profundo. Mantenerlo durante tanto tiempo requiere mucha fuerza mental y física. Escribir una novela es un entrenamiento de supervivencia. La fuerza física se vuelve tan importante como la sensibilidad artística”, explica el literato. No sugerimos necesariamente adoptar este grado de compromiso, pero sí no olvidarse de la importancia del ejercicio.

Otra manera de reforzar los hábitos es hacer labores que no requieren trabajo intelectual durante el día, que sirvan como descanso entre tarea y tarea. “Una de las mejores formas de luchar contra las malas distracciones es adoptar distracciones positivas”. Trabajos mecánicos como bajar la basura o tender la ropa ayudan a descansar la mente y restaurar la energía para la siguiente ronda de trabajo creativo.

5. La tecnología es nuestra herramientas, pero se puede apoderar de ti

Hay una tendencia a pontificar sobre los efectos nocivos de la tecnología entre algunos sectores de la población. Pero este debate es contraproducente según Arron Dignan. Son herramientas que están aquí para quedarse, nos guste o no. Dejar de usarlas dificultará realizar nuestros objetivos al igual que si dejamos que tomen el control de nuestras vidas. “En vez de demonizar o adularlas ciegamente, necesitamos desarrollar una sensibilidad más sutil a la hora de utilizarlas”, opina Dignan.

Un estudio reciente de Mckinsey encontró que, de media, los empleados de grandes compañías pasaban más del 28% de su tiempo gestionando emails. El problema está en que según Dignan “tu gmail puede gestionar y recibir emails ilimitados. Tú no”.

El publicitario sugiere entrenarse para contextualizar rápidamente los emails. “¿Es algo que necesito saber? ¿Es un correo que requiere una respuesta urgente? ¿Se puede contestar luego?”.

“La forma más básica de estupidez humana es olvidarse de lo que estamos intentando conseguir”, Nietszche

Carl Newport aboga por nunca perder de vista lo que estás intentando conseguir en tu vida profesional. “Desde ayer he recibido 86 emails, solo cuatro tienen algo que ver con el cometido principal de mi profesión: publicar e investigar buenas ideas”.

Este pretexto se puede aplicar también a nuestro uso de las redes sociales, según Lori Deschene, que defiende utilizarlas de manera consciente. “Hay que distinguir entre un uso compulsivo y un uso responsable. No significa que no puedas utilizarlo para tu tiempo de ocio pero sé consciente del uso que estás haciendo en cada momento”.

6. Pasar momentos aislados de la tecnología

La tecnología es una extensión de nuestros cerebros, pero eso no significa que no podamos alejarnos de ella de vez en cuando. Una vez a la semana, Tiffany Schlain, fundador de los webby awards, se aplica lo que llama un Sabbat Digital, en honor al tradicional día de descanso judío. “No es suficiente con desconectar en las vacaciones. Hay que hacerlo también, por lo menos, una vez a la semana”, defiende Schlain.

7. Romper la rutina

Trabajar de manera efectiva requiere crear rutinas y mecanismos, pero esto no significa que se tengan que seguir siempre a rajatabla. Todd Henry es un convencido de la necesidad de la creación innecesaria para romper hábitos y bloqueos mentales. “Proyectos que te distraen de la rutina y que dejan que la imaginación vuele”, explica el experto en productividad.

Julia Cameron usa un método que llama ‘las páginas matutinas’ en el que escribe tres folios a modo de pensamientos sin ningún tipo de censura. Algo que le permite “mantener un poco de frescura en mi cabeza y sobreponerse a los límites que cada día nos imponen los clientes”. Crear estos espacios de libertad es la única manera de explorar caminos sin restricciones. “Incrementa tus posibilidades de tener un verdadero avance creativo”, afirma Henry.

“La fuerza física es tan importante como la sensibilidad artística”, Haruki Murakami

Una forma de conseguirlo es recurrir a actividades que ayuden a despejar la mente. “Henry Miller encuentra sosiego en la exploración de calles nuevas montado en su bicicleta. Steve Reich lo busca en el metro. Joe Gascogne, fundador de Buffer, camina todos los días a las 9.30 de la noche por la misma ruta para ‘no tener que pensar en el camino. Esto promueve la relajación y la reflexión’”.

David Lynch es un apasionado de la meditación y está convencido de que esta actividad ayudaría a resolver muchos problemas de recursos humanos en las empresas. “Si en vez de promover el miedo, las compañías ofreciesen una forma de conseguir que sus empleados trabajasen su energía e inteligencia, la gente haría horas extras gratis. Serían mucho más creativos”.

Fuente http://manuelgross.bligoo.com/20131213-contra-los-enemigos-de-la-productividad-7-formas-de-evitar-las-distracciones

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