Los errores más frecuentes en el ejercicio de la planificación

por M.Sc. Iris María Gómez Nodarse

El presente artículo aborda la necesidad de conocer los elementos teóricos esenciales sobre la planeación, sus principios, su propósito y su importancia, así como también los errores que más frecuentemente se cometen al planificar. Se incluye además un test para que el lector interesado pueda diagnosticar sus conocimientos acerca de la planeación empresarial y probar sus competencias al respecto.

Si usted es un directivo en ejercicio, seguramente habrá elaborado diversos planes en muchas ocasiones, pero… ¿sabe usted realmente qué es la planeación y cuáles son sus secretos? A continuación se le ofrece la posibilidad de probar sus conocimientos:

1.- ¿Qué es la planeación?

a) Establecer el orden de los recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para lograr los propósitos.

b) Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

c) Consiste en hacer que el personal trabaje para que se logren los propósitos de la empresa.

2.- ¿Cuales son los elementos de la planeación?

a) Objetivos, Cursos alternos de acción, Elección, Futuro…

b) Objetivos, Estrategias, Tiempo, Elección…

c) Elección, Objetivos, Futuro, Tiempo…

3.- ¿Cuáles son los principios de la planeación?

a) Necesidad, Inspección, Compromiso, etc.

b) Compromiso, Unidad, Estrategias, etc.

c) Precisión, Flexibilidad, Factibilidad, Unidad, etc.

4.- La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. ¿Qué principio es?

a) Flexibilidad

b) Universalidad

c) Racionalidad

5.- ¿Es la selección de un curso de acción entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación?

a) Decisión.

b) Planeación

c) Toma de decisión

6.- Estas decisiones cuentan con unas guías o procedimientos, pasos secuénciales para resolver un problema.

a) Decisiones programadas

b) Decisiones no programadas

c) Decisiones cualitativas

7.- ¿Consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe?

a) Técnicas y herramientas de la planeación

b) Planeación.

c) Tipos de planes.

8.- Es conocido con el nombre de técnica de trayectoria crítica, por que busca planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultáneas, que tiene el mismo fin y el mismo origen.

a) Diagrama de flujo

b) Análisis Pert

c) Grafica de Gantt

9.- ¿Cuáles son los Tipos de estrategias?

a) Las operativas y las de negocios.

b) Productivas, control y operacional.

c) De estabilidad o supervivencia y genéricas competitivas.

10.- ¿Qué es planeación estratégica?

a) Es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.

b) El patrón de respuesta de la organización a su medio ambiente.

c) Es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr esas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener lo fines buscados.

Una vez contestada sus preguntas, consulte las respuestas al final del artículo, analice cuales han sido sus errores, y entonces, continúe adelante para profundizar en aquellos aspectos donde no haya obtenido una calificación satisfactoria.

Concepto de Planeación:

A todo directivo le interesa que su empresa sea eficaz y eficiente, es decir que cumpla su misión, su encargo social y lo haga de modo que su producto o servicio sea redituable, además de que satisfaga las expectativas de sus clientes, manteniendo una relación armónica y mutuamente ventajosa con el medio ambiente. Es por ello que suelen emplear mucho de su tiempo y esfuerzo personales a atender y cuidar personalmente todos los detalles que intervienen en la consecución de estos propósitos, mediante el ejercicio de las funciones generales que conforman el ciclo administrativo.

Este ciclo, en tanto sistema, tiene necesariamente que tener un elemento rector, y ese rol lo desempeña la función de Planeación. De la destreza con que se ejerza esta importante función depende en gran medida el éxito de la gestión de cualquier organización, es por ellos que en este capítulo queremos explorar, de conjunto con el lector, los más íntimos secretos de la planeación, en aras de que conociéndola profundamente podamos hacer un ejercicio eficiente de la misma.

Dicho de otro modo, dentro del sistema integrado por las funciones generales de la dirección, la Planeación es el la que marca el derrotero que tomarán las acciones gerenciales; es decir, las metas que se propongan mediante el proceso de planificación, condicionarán la forma y orientación del ejercicio de las restantes funciones que conforman el Ciclo Administrativo, así lo refrenda Fernández Arenas cuando asegura: “La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas”

La planeación consiste en elegir un curso de acción y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y cómo. La buena planeación interna considera la naturaleza del futuro en el cual las decisiones y acciones de la planeación se intenta que operen, así como el periodo en curso en el cual se hacen los planes.

Previo a cualquier ciclo de gestión, o acción administrativa o de negocios, resulta imprescindible precisar cuáles serán los resultados que se espera alcanzar, es decir fijar los propósitos de la acción, así como las condiciones futuras y los recursos necesarios para que éstos se alcancen. Esta es la esencia de la función de planificación, pues es a través de ésta que es posible fijar las metas y prever todos los recursos necesarios así como los futuros escenarios donde tendrá lugar la gestión de la organización. Prescindir de estos análisis previos supone graves riesgos, y puede acarrear desperdicio de esfuerzos y de recursos, como consecuencia de una administración fortuita e improvisada.

Es por ello que la planeación inicia las etapas del proceso administrativo, y aún más las condiciona; ya que planear implica seleccionar e implementar las decisiones más convenientes acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro, para alcanzar los objetivos de la organización, ya sea a mediano o corto plazos. Sólo el ejercicio efectivo de la planeación permite determinar con antelación los riesgos riesgo y disponer las estrategias y acciones para minimizarlo. A partir de esta consideración, es fácil concluir que el éxito de la gestión depende en gran parte de una adecuada planeación, y que los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

Diversos autores e investigadores de las ciencias económicas han establecido sus propias definiciones de esta importante función directiva. Para Reyes Ponce “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”.

Por su parte, Dale, E.; Terry, G; Kazmier, L.J. y Scalan, B.K. centran sus definiciones en la determinación de un conjunto de objetivos y la determinación de las vías, métodos y técnicas que habrán de emplearse para su consecución. En tanto que Massie, J.L. y Anthony, R.N. la definen con énfasis en su proyección de futuro, como ejercicio intelectivo que permite visionar los escenarios futuros y ponderar los riesgos de la actuación de la organización en los mismos. Todo lo cual se evidencia en el resumen presentado en la siguiente tabla.

Autor

Concepto de Planeación

Ernest Dale Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

George R. Terry Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados.

L. J. Kasmier La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.

Burt K. Scalan Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Joseph Massie Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos.

Robert N. Anthony

Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.

Jorge L. Oria Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas, los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.

Robert Murdick

Joel Ross

Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.

Henry Sisk

Mario Sverdlik

Análisis de información relevante del presente y del pasado y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.

*Fuente: Elaboración propia

La planeación se puede caracterizar atendiendo a los siguientes rasgos distintivos:

(a) Es un proceso permanente y continuo.

(b) Se orienta siempre hacia el futuro.

(c) Persigue la racionalidad en la adopción de decisiones.

(d) Supone la selección de un curso de acción entre varias alternativas.

(e) Es sistémica.

(f) Es recurrente.

(g) Es una técnica cíclica.

(h) Mantiene una relación sinergética con las restantes funciones del Ciclo Administrativo.

(i) Es una técnica de coordinación, integración, cambio e innovación.

A pesar de todos los aspectos expuestos, que evidencian las incuestionables ventajas de la planificación para desarrollar una gestión exitosa, la calidad, eficiencia y eficacia de la planeación puede verse vulnerada por algunos factores tales como:

• La planeación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.
• La planeación cuesta mucho: Algunos argumentan que el costo de la planeación excede a su contribución real
• La planeación tiene barreras psicológicas: Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
• La planeación ahoga la iniciativa: Algunos creen que la planeación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
• La planeación demora las acciones: Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento.
• La planeación tiene limitado valor práctico: Algunos afirman que la planeación no sólo es demasiado teórica, sino que son más prácticos otros medios.

Principios de la Planeación

En la literatura especializada, es posible encontrar algunas diferencias de matices al enunciar los principios de la planificación, pero también resulta factible generalizar las esencias comunes, mayoritariamente aceptadas de los mismos, las cuales se sintetizan a continuación.

(1) Principio de la universalidad. Supone la inclusión de todo el universo de factores que propicien desarrollar el plan de forma efectiva, a saber: tiempo, personal, materiales, presupuesto, etc.

(2) Principio de racionalidad. La sustentación de los planes deben apoyarse en el uso de la lógica, por lo que deben incluir metas logrables, las cuales dispongan de los recursos necesarios para llevarlas a vías de hechos.

(3) Principio de la precisión. Para lograr el cumplimiento de las metas con la eficacia y eficiencia deseadas, es imprescindible realizar el proceso de planificación con un alto grado de precisión, que cierre el paso a lo eventual y a las improvisaciones. Los planes deben constituir una sólida estructura a partir de la cual puedan calcularse las adaptaciones a las condiciones específicas del futuro mediato.

(4) Principio de la flexibilidad. El cumplimiento del principio anterior, debe dejar no obstante, un margen para los cambios que pueda ser necesario introducir, debido a variaciones no previsibles de las circunstancias del entorno, que tengan lugar después de la concepción del plan.

Aún cuando este planteamiento pueda ser considerado como contradictorio, todo plan deberá ser simultáneamente, lo suficientemente preciso para minimizar los cambios por variaciones previsibles, y lo suficientemente flexible, para asimilar los cambios que sea necesario introducir debido a variaciones no previsibles. Téngase en cuenta que no es lo mismo rigidez que exactitud.

(5) El principio de la unidad. Todos los planes que se elaboren en la organización deben responder a un plan general único, para lo cual es preciso garantizar su coordinación e integración. Los planes de las diferentes áreas funcionales de la entidad deben coordinarse de tal manera que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.

Lo anterior evidencia la necesidad de que todas las áreas participen activamente en la elaboración de los planes, de forma que se conjuguen todos los propósitos e intereses, en un único documento que recoja las metas de la organización de manera integral.

En las empresas estatales cubanas, es preciso lograr asimismo, la participación activa de todos los miembros de la organización, toda vez que en una sociedad socialista, son los trabajadores los legítimos dueños de los medios de producción. Por otra parte, es una manera de garantizar la implicación y el compromiso emocional de todos los empleados con las metas de la organización.

(6) Principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; no tiene sentido elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

(7) El principio de compromiso. Este principio indica que la planeación a mediano plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, preservando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. Por otra parte, la planificación deben incluir el compromiso de todos los miembros de la organización para llevar a vías de hechos las decisiones adoptadas en su ejercicio.

(8) Principio de factor limitante. El ejercicio de la planeación, supone que los administrativos dispongan de las competencias necesarias para detectar los factores que puedan limitar o frenar el logro de las metas y propósitos de la organización. Este principio enfatiza la importancia de la objetividad en el momento de la selección de un curso de acción entre diferentes alternativas para alcanzar los fines propuestos.

(9) Principio de inherencia. Este principio sustenta que la planeación es inherente a cualquier organización humana y es condición necesaria de la administración. Sólo mediante la planificación eficaz se puede conducir la organización al éxito, garantizar la eficacia de la gestión y ofrecer respuestas oportunas a los cambios del entorno donde ésta se inserta.

Propósitos de la Planeación: ¿para que planificamos?

Dentro del sistema de las funciones administrativas, la función de planeación tiene tres propósitos esenciales, que se derivan de la propia razón de existencia del sistema organizativo:

(1) Minimizar el riesgo: la planeación protege a la organización, reduciendo significativamente la incertidumbre en torno a los negocios en que se desenvuelve la misma, y clarificando las posibles consecuencias de las posibles acciones administrativas. Es preciso destacar que este propósito se cumplirá en mayor medida, cuanto mayor sea la calidad de la información que sobre el propio sistema y el ámbito del negocio, se tome como referencia de partida para el proceso de planeación. En tal sentido, la organización deberá disponer de un sistema de inteligencia empresarial que le proporcione información abundante y fidedigna sobre los clientes, los competidores, los proveedores y su propia capacidad de negocio en el futuro mediato e inmediato.

(2) Garantizar el desarrollo de la organización: la planeación no sólo se propone garantizar el éxito de la organización en un periodo determinado, sino que uno de sus propósitos esenciales es lograr el permanente crecimiento de la gestión. Si se entiende por éxito, la inserción de la organización en su contexto con ventajas competitivas, incrementando su zona de impacto en éste, se entenderá claramente que el ejercicio eficaz de la planeación ha de conducir necesariamente a que los niveles de la gestión sean superiores – tanto cuantitativa como cualitativamente – en cada nuevo ciclo.

(3) Lograr una coordinación eficaz: el ejercicio adecuado de la planificación, sienta las bases para la coordinación de los esfuerzos de todos los miembros de la organización para alcanzar los niveles deseados de eficiencia empresarial. Este propósito de la planeación se alcanzará en mayor medida, cuando los trabajadores participen activamente en la fijación de las metas organizacionales, ya que desde la propia concepción del plan de estará logrando la acción coordinada de todos los implicados en su puesta en marcha. Cuando el plan se concibe mediante el uso de la inteligencia colectiva y el compromiso emocional de los participantes, el mecanismo de ajuste mutuo, actúa como garante de una coordinación más efectiva.

Cuando se toman en consideración los aspectos teóricos anteriormente expuestos, se hace evidente la importancia que la misma tiene para el logro del éxito organizacional. Sin embargo, a pesar de su necesidad e importancia, es muy frecuente que su eficacia se vea limitada por errores cometidos durante el proceso de planificación.

Errores más frecuentes en el Proceso de Planificación

De acuerdo con investigaciones realizadas en el ámbito de la administración empresarial, se ha llegado a concluir que los errores más comunes en el proceso de planeación son los siguientes:

(1) No tomar en consideración el entorno macro-económico.

(2) No realizar el análisis de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que están presentes en el contexto interno y externo de la organización donde se lleva a cabo la planeación. (Análisis FODA)

(3) Ignorar el factor humano y su incidencia en los resultados integrales del proceso.

(4) Minimizar la importancia de la comunicación para obtener el compromiso de todos los implicados en el proceso.

(5) No aprovechar el poder de las alianzas.

(6) No clarificar adecuadamente las metas, haciéndolas difusas y poco comprensible.

Conclusiones

La planeación es la función rectora del proceso gerencial, por lo que reviste capital importancia para el logro del éxito de una organización, expresado en términos del logro de sus metas y propósitos. Por su carácter rector la función de planificación pone en marcha el proceso gerencial, dando lugar al ejercicio de las restantes funciones administrativas, en consecuencia, la ausencia de la planeación, limita significativa el crecimiento de una organización. Para que la planeación sea eficaz es preciso tener en cuenta los principios que la sustentan, y tomar en consideración las oportunidades y amenazas radicadas en el entorno organizacional, así como las fortalezas y debilidades internas de la empresa, incluido el análisis de la influencia del factor humano en la consecución de los objetivos organizacionales.

Autora M.Sc. Iris María Gómez Nodarse - irismariagomez@gmail.com

Licenciada en Matemáticas, Máster en Ciencias de Dirección y Consultora independiente. Como parte de su trabajo profesional ha realizado publicaciones en revistas especializadas nacionales y ha publicado internacionalmente un texto sobre Dirección; ha realizado asimismo múltiples trabajos de investigación, algunos de ellos premiados por la Academia de Ciencias en la provincia de Matanzas. Ha participado en eventos nacionales e internacionales realizados en Cuba sobre Administración. Tiene una amplia experiencia como tutora y oponente de Trabajos de Diploma y Tesis de Maestría. En los últimos siete años ha realizado consultorías a empresas del territorio con resultados altamente satisfactorios.

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