Los métodos de trabajo y sus problemas más frecuentes

Los métodos de trabajo bien analizados son los que marcan la diferencia para el éxito de una organización, cuando observamos a las empresas líderes mundiales, nos damos cuenta que llevan años trabajando en el mejoramiento de todos sus procesos.

A veces es fácil caer en el conformismo, especialmente cuando notamos que la misma forma de hacer las cosas ha dado cierto nivel de resultados, pero esa confianza es la que ha provocado que muchas empresas desaparezcan, la competencia es implacable, no nos avisa, de pronto nos han quitado el mercado y recuperarlo es un reto muy fuerte, algunos problemas frecuentes con los métodos de trabajo son los siguientes:

1. No se han diseñado con exactitud: Hay casos en donde las personas solo conocen el proceso de trabajo de manera mental, no se ha dedicado el tiempo a analizar la ruta crítica y buscar la eficiencia, quizás se está perdiendo una gran cantidad de recursos, por eso debemos estandarizar los procesos de trabajo, desde las operaciones más sencillas, como es el caso del servicio telefónico, existen protocolos que lo pueden volver mucho más eficiente.
2. No se investigan otros modelos alternativos: Muchas veces notamos que hay una gran resistencia al cambio, no se quieren probar nuevas opciones, así nos estamos condenando a la mediocridad, porque todo proceso siempre se puede mejorar, para lograrlo es muy importante aprender a VISUALIZAR, ser capaz de imaginar el estado ideal de las cosas y trabajar duro por conseguirlo, al principio pueda ser que nos encontremos en una especia de callejón sin salida, pero cuando se aprende a ejercer la voluntad, notamos que los cambios si son posibles, por eso hay que insistir en el propósito de mejora de forma increíble.
3. Pocas actualizaciones: Todo está en continuo cambio, la tecnología, las formas de motivar al personal, la forma de vender, las expectativas de los clientes, etc. Hay que estar monitoreando todos los días lo que sucede en el ambiente, hacer un esfuerzo por mejorar los procesos siempre, quizás algunos digan “no tengo capital”, pero como se nos dice en el libro EL SECRETO DEL PODER DE LAS METAS, no se tiene capital porque no hay voluntad de cambio, acá entenderá que el fin siempre genera los medios, así que el éxito de una organización dependen del uso adecuado de la energía y el compromiso de los líderes, cuando se aprende a utilizar el poder del enfoque, nos vamos abriendo paso en aquello que parece imposible.
4. Poca información o exceso de información: La toma de decisiones siempre debe estar basada en información útil y veraz, si queremos mejorar un proceso debemos tener claro: las actividades, los tiempos, el personal involucrado, las fallas, la tecnología, los factores internos y externos, etc. Se requieren datos concretos, estadísticas, propuestas, todo esto se logra con una excelente investigación, en otros casos la información puede ser excesiva, he observado como en las empresas se pide información que nunca se utiliza, solo para estar llenando formularios que al final se vuelven basura.
5. Lentitud en el flujo de información: La información debe ser oportuna, por ejemplo si nos llega un informe que había problemas con un insumo después de un mes de fabricación, en donde se tendrá que retirar todos esos productos, nos damos cuenta que las pérdidas son enormes, por eso hay que establecer controles oportunos, mantener un balance adecuado entre no volver el proceso muy lento y engorroso, pero tampoco descuidarlo para detectar fallas tardías.

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