Los ocho hábitos de las personas altamente productivas

Los 8 hábitos de las personas altamente productivas…

Todas las personas de éxito son personas altamente productivas. Y todas ellas tiene algo en común: Consiguen hacer cosas maravillosas con 24 horas disponibles cada día. La buena notícia: Tu tienes exactamente el mismo tiempo a tu disposición. Todos los días dispones de 24 horas, 1440 minutos o 86400 segundos. La mala notícia: Debes saber cómo actuar para que las 24 horas sean productivas. 

No te quejes, todos tenemos los mismos recursos, solo hace falta que aprendas a manejarlos.   Te propongo 8 de los hábitos que utilizan las personas con éxito para conseguir sus objetivos. Recuerda, todas estas personas son personas altamente productivas.

1. Hábito 1: Corta de raíz aquello que no es importante (y céntrate en aquello que sí lo es)
2. Hábito 2: Planea cuando debes parar (y descansa cuando estés cansado/a)
3. Hábito 3: Elimina las distracciones que minan tu productividad (cosas que impiden tu avance)
4. Hábito 4: Conecta con tu inspiración (encuentra a tu musa)
5. Hábito 5: Protégete de los “roba-tiempo” (no seas demasiado accesible)
6. Hábito 6: Optimiza tu tiempo (Aprovecha las bolsas de tiempo)
7. Hábito 7: Ponte fechas límite (determina cuando algo debe estar terminado)
8. Hábito 8: Automatiza todos los procesos (delegar, automatizar, contratar servicios externos)

¿Cómo definirías una persona productiva? ¿Es aquella persona que trabaja a destajo y como un robot hora tras hora? ¿Es aquella persona que tiene una fuerza de voluntad de hierro y mucha disciplina?¿Es una persona que termina todas las tareas a la velocidad del rayo?

Antes de empezar a discutir sobre qué es una persona productiva, deberíamos empezar definiendo qué es la productividad. La definición de productividad es “hacer gran cantidad de trabajo en muy poco tiempo”. Esto es verdad, pero le falta una parte. La verdadera productividad se encuentra en el trabajo que tiene un impacto en nuestras vidas. 
Imagina que ha nevado y tu casa esta rodeada de un metro de nieve. En media hora has limpiado con la pala gran parte de esta nieve. Tu vecino tiene el mismo problema, y en media hora ha quitado de su casa la misma cantidad de nieve que tu. Podría parecer que los dos sois igual de productivos (en media hora habéis hecho el mismo trabajo). Pero la productividad también depende del impacto del trabajo. ¿La puerta de entrada de la casa está despejada?¿Puedes sacar el coche del garaje sin que la nieve te lo impida? A pesar de haber invertido los 2 el mismo tiempo y haber quitado la misma cantidad de nieve, tu vecino puede entrar y salir de su casa sin problema, porqué ha quitado la nieve de los puntos clave (el acceso a su casa y la salida de su garaje). Sin embargo, tu has decidido quitar la nieve del jardín, y ahora continuas con problemas en los accesos y salidas de tu hogar. ¿Ves la diferencia entre la productividad de tu vecino y la tuya? Con el mismo esfuerzo él ha conseguido un impacto (positivo) en su vida, tu no.

Esto es sólo un ejemplo, pero seguro que encuentras mil y un ejemplos que pueden asemejarse en tu día a día. No es sólo cuestión de trabajar bien, sino trabajar bien en aquello que es importante.

Hábito 1: Corta de raíz aquello que no es importante (y céntrate en aquello que sí lo es)

Elimina de tu vida todo aquello que no es importante. Haz una lista con todas las tareas pendientes. Una vez terminada, determina qué tareas son importantes y cuales no. Si te cuesta saber qué es importante y qué no, puedes pensar qué impacto tendrá esa tarea en tu vida. Cuanto más impacto tenga, más importante será. Para todas aquellas tareas que no son importantes, debes encontrar una fecha para realizarlas (posterior a la fecha de las tareas importantes) o la manera de eliminarlas de la lista defiitivamente.

Pregúntate si todo aquello que estás realizando ahora es lo que te va a llevar a alcanzar tus sueños y objetivos. ¿Tienen tus tareas diarias un impacto real en tu vida? Si la respuesta es no, quizás ha llegado el momento de replantearte algunas cosas. Debes tener siempre en mente cual es tu objetivo. Si no tienes objetivos, difícilmente podrás saber si lo que estás haciendo es lo correcto o no.

Hábito 2: Planea cuando debes parar (y descansa cuando estés cansado/a)

 Para ser productivo/a no es necesario que trabajes sin parar, como un robot. Al contrario de lo que puede parecer, cuando trabajas sin descanso es cuando eres menos productivo/a. Cuantas más horas trabajas y más trabajo sacas adelante (debido al mayor tiempo invertido), menos trabajo por unidad de tiempo realizas. Parece un poco liado ¿verdad? No te preocupes, aquí te dejo un ejemplo para ilustrar lo que acabo de decir.

Decides escribir un libro. Normalmente puedes escribir unas 1000 palabras por hora. Puedes mantener ese ritmo durante unas 2 horas. Sin embargo, durante la tercera hora de trabajo empiezas a estar más cansado/a y sólo consigues escribir 500 palabras, la mitad de lo que sueles producir. Tu productividad baja 500 palabras. Trabajas más pero no produces igual.

Debes parar cuando tu productividad baje, e invertir ese tiempo en aquellas areas de tu vida que también son importantes y que te ayudan a “recargar las pilas”. Dar un paseo, estar con la familia, hacer un poco de ejercicio, charlar con los amigos. Aunque te parezca poco productivo, estas “tareas” son clave para la productividad en tu trabajo (y para tu salud mental y física).

Tan importante es saber cuando hay que trabajar como saber cuando hay que parar. Los “parones” ayudan a mantener la productividad al mismo nivel durante las horas que trabajas. Si sabes planear bien esos “parones” tu trabajo se verá reforzado y tu vida personal también.

Hábito 3: Elimina las distracciones que minan tu productividad (cosas que impiden tu avance)

Hay muchas distracciones que puedes encontrar en tu día a día y que menguan tu productividad. Estas distracciones pueden ser: La música que escuchas mientras trabajas, la lentitud de tu ordenador, las llamadas de teléfono inoportunas, las redes sociales (perder mucho tiempo en facebook, twitter, you tube, etc…), mirar a menudo la bandeja de entrada del mail, etc…
Todos estas distracciones impiden que termines las tareas que realmente son importantes y que debes terminar.
¿Que deberías hacer entonces?
Eliminar estas distracciones o ir a un lugar dónde no sean más un problema. Por ejemplo, una de mis distracciones principales es el email. Mientras estoy trabajando me cuesta mucho resistir la tentación de mirar la bandeja de entrada para ver si hay algún mensaje nuevo. Esto supone una gran pérdida de tiempo (leyendo mails y volviéndome a concentrar en lo que estaba haciendo). Como solución he optado por eliminar de la barra de herramientas el mail. Así, mientras escribo un post, no sucumbo a la tentación, ya que no tengo acceso al mail.

Observa atentamente tu rutina diaria y determina cuales son las distracciones que están minado tu productividad. Una vez detectadas pregúntate que puedes hacer para eliminarlas y/o combatirlas. Cuantas más distracciones elimines, más productivo/a serás.

Hábito 4: Conecta con tu inspiración (encuentra a tu musa)

No sabes lo importante que puede llegar a ser la inspiración. No importa cual sea el área de tu trabajo, la inspiración es clave para tu productividad. Muchos piensan que la inspiración sólo es para los artistas. Pero en realidad es algo necesario para cualquier trabajo productivo. Un informático necesita inspiración para crear programas útiles para las personas, un arquitecto necesitas inspiración para crear edificios confortables para las personas, un maestro necesita inspiración para conseguir alentar a sus alumnos y conseguir buenos resultados, etc…

Por ejemplo, escribir un post resulta tremendamente fácil cuando estás inspirado. Sabes perfectamente qué debes poner, cómo debes enfocar el tema… por el contrario, es un trabajo durísimo cuando no has contactado con la musa. No sabes qué palabras emplear, nada te parece adecuado, te cuesta enfocar el tema para que sea ameno y llegue al lector, etc… Todo esto supone un incremento del tiempo invertido en ese artículo y por tanto una disminución de la productividad.

No se trata de estar esperando que llegue la inspiración sino que se trata de saber conectar con ella. ¿Cómo se consigue?

No hay nada más potente para conectar con la inspiración que la motivación. Si estás motivado con lo que haces y sabes cual es tu objetivo, fácilmente te inspirarás y harás un buen trabajo. Si no sabes para qué trabajas ni te motiva lo que haces, será muy complicado que encuentres a tu musa y tengas buenos resultados. Pensar que estás ayudando a otras personas con tu trabajo es un arma muy potente para conectar con tu parte más creativa. ¿Que me motiva? ¿A quien puedo ayudar? ¿Cual es mi objetivo? Con estas simples preguntas todo fluirá y tu trabajo será mucho más fácil.

Hábito 5: Protégete de los “roba-tiempo” (no seas demasiado accesible)

Una de las cosas buenas de nuestro tiempo es que podemos estar continuamente conecatdos los unos con los otros (SMS, móviles, teléfonos, redes sociales, etc…). Cada 5 minutos hay alguien que quiere decirte algo o compartir algo contido. El problema es cuando tú no controlas esas incursiones en tu vida y estás expuesto/a continuamente a interrupciones inesperadas (y a veces no deseadas).

Te recomiendo que pongas barreras a todas esas demandas de comunicación o se convertirán en un agujero negro que absorberá tu tiempo casi sin que te des cuenta de ello. Apaga tu móvil, desconecta el teléfono, establece unas horas para mirar y responder mails, no accedas a las redes sociales (a menos que determines un tiempo para ello). Establece unas prioridades y unos tiempos para todas estas personas que sin querer, y gracias a las nuevas tecnologías, se convierten en “ladrones de tu tiempo”.

Establecer horarios y prioridades para las comunicaciones elimina ese “ruido” molesto de tu vida y mejora notablemente tu rendimiento y productividad.

Hábito 6: Optimiza tu tiempo (Aprovecha las bolsas de tiempo)

Las “bolsas de tiempo” son el tiempo que hay entre tareas. Por ejemplo, el tiempo que vas de un lugar a otro. Cuando vas en coche, en tren, estás en alguna sala de espera, etc…

Mira tu listas de tareas. Y piensa qué tareas podrías poner durante esos periodos que ahora mismo no son productivos para ti. ¿Cuales son las bolsas de tiempo que podrías optimizar?¿Cómo las podrías aprovechar?

En mi época de estudiante pasaba cada día más de una hora y media en el tren (entre la ida y vuelta a la universidad). Era un buen momento para poder leer un rato o escuchar música. Una hora y media 5 días a la semana son 7 horas y media de tiempo no productivo que se puede aprovechar. ¿Te das cuenta de la importancia de las bolsas de tiempo?

Puedes utilizar estos ratos para escuchar audios, leer libros, planear tareas, etc… Quedarás sorprendido/a de la cantidad de cosas que pueden hacerse en estos periodos de tiempo que habitualmente desperdiciamos. 

Hábito 7: Ponte fechas límite (determina cuando algo debe estar terminado)

Si no te pones fechas límites puedes estar toda la vida en finalizar una tarea. Siempre hay objetivos más importantes y lo que debía estar terminado se va eternizando. En cambio, si te pones una fecha límite de 2 semanas, lo acabarás en 2 semanas.Y si te pones como tope una hora (teniendo en cuenta que el plazo de tiempo sea realista) vas a terminar en una hora si así lo deseas y te lo propones. Por lo tanto: Pon fechas límite a tus tareas.

Debes tener claro lo que quires conseguir (hábito 1) y después establecer el tiempo necesario para conseguirlo. ¿Que quieres acabar este mes? ¿Y de lo que quieres acabar este mes, qué objetivos tienen fecha límite para esta semana? ¿Y de lo que quieres acabar para esta semana, qué terminarás hoy mismo?
Crea tu lista y ve marcando los objetivos conseguidos. Sé realista. Si estableces plazos imposibles de cumplir, lo único que vas a conseguir es desanimarte. Es preferible que establezcas un objetivo por día que puedas abarcar (con la satisfacción que eso conlleva) que establecer muchas tareas y terminar sólo una (eso es desastroso para tu autostima y además te obliga a replantearte de nuevo el calendario, con lo que pierdes más tiempo).

Hábito 8: Automatiza todos los procesos (delegar, automatizar, contratar servicios externos)

Gracias a la tecnología, hoy podemos automatizar muchas de nuestra tareas. Incluso aunque no puedas automatizar toda la tarea, puedes conseguir que gran parte del trabajo se haga de forma automática.

Haz una lista de las tareas diarias y mira cuantas de ellas puedes automatizar.Algunas de las tareas no productivas que realizamos a diario (o casi a diario) son:

• Borrar y archivar emials
• Borrar spam del mail
• Pagar facturas
• Programar tareas en el calendario
• Planear nuestro días, semana, mes (improductivo ya que se trata de planear y no de actuar)

Aquí te indico algunos ejemplos de los que se puede automatizar:

• Filtro en el mail: Puedes hacer que el correo quede automáticamente clasificado según las directrices de tu filtro. De esta manera tendrás los mails en distintas carpetas y solo los verás cuando realmente vayas a invertir un tiempo en responderlos y accedas a esa carpeta.
• Calendario: Algunas de las tareas que hago de forma rutinaria aparecen en mi calendario de forma automática. Así sólo debo colocar las tareas “nuevas” en los horarios que quedan libres.
• Tweeter/Facebook: He automatizado al máximo. Hay herramientas que twittean y generan respuestas automáticas en esta red social. En facebook también se publican mis post de forma automática. Cada vez que publico un post en el blog, de forma automática aparece en facebook.
• Emails a mis suscriptores: Puedes generar mails automáticos que se envíen cada X tiempo a tu lista de suscriptores. El trabajo sólo lo tienes cuando creas los mails. Después sólo debes programarlos y se envían automáticamente.

Opciones hay muchas y variadas. Sólo debes encontrar las que se adapten mejor a tus necesidades, proyectos y objetivos. Espero que apliques la mayoría de estos hábitos a tu vida. Los resultados empiezan a notarse en muy poco tiempo. No hay nada que hagan los demás que tu no puedas hacer. Sólo es cuestión de saber cómo hacerlo y hacerlo.

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