Los pasos necesarios para digitalizar tu PYME en 2021

Cada comienzo de año es tiempo de nuevos propósitos y objetivos, ¿ya has pensado en los tuyos?. Te proponemos los pasos necesarios para digitalizar tu PYME.

Seguro que tienes muchas ganas de impulsar tú negocio este año. Si algo hemos aprendido del 2020 es que la digitalización es indispensable para sobrevivir en los tiempos que corren. Ahora bien, es posible que no tengas claro cómo dar el salto al mundo digital con tu empresa. Descubre los pasos necesarios para digitalizar tu PYME en 2021.

Digitaliza tu PYME en 3 sencillos pasos

Todo éxito empieza con un primer paso, y después de uno va el siguiente hasta que acabas por conquistar grandes desafíos.

Seguro que en tu PYME habéis superado muchos retos, así que es hora de enfrentarse a uno nuevo: digitalizar tu empresa.

¿Por qué hacer el cambio al mundo digital?

Es posible que te hagas esta pregunta, porque tal como está la situación uno puede pensar que lo mejor es posponer la decisión. Ahora bien, piensa en el tiempo, dinero e incidencias que te podrás ahorrar durante los próximos meses si tomas una decisión acertada.

Estas son algunas de las ventajas que la digitalización suele suponer a las empresas.

• Mejoras en todos los procesos, la gestión y las operaciones
• Acceso a la información de manera más ágil y rigurosa
• Capacidad más rápida de reacción ante el cambio
• Reducción en los tiempos de respuesta
• Descenso de incidencias y errores humanos
• Mayor satisfacción del personal, los clientes y proveedores
• Parece difícil, pero conforme avanzas se vuelve tan natural como aprender a conducir. A menudo después de la dificultad inicial empieza la recompensa de disfrutar de las ventajas tecnológicas.

Sumarte al cambio será indispensable para la supervivencia de tu negocio, y para ello necesitarás las herramientas digitales más adecuadas. Por suerte a día de hoy las opciones no se agotan, porque hay para todos los gustos y bolsillos.

Si ya te has decidido y quieres saber cómo digitalizar tu PYME en 2021, veamos los pasos a seguir y las mejores herramientas para ello.

1. Elige el software adecuado

Fuente libre

La digitalización de un negocio pasa por cubrir todos los departamentos y procesos, así que analiza qué necesitas cambiar de tu PYME. Una vez tengas claros los ámbitos de digitalización, es el momento de elegir el software más conveniente.

Por ejemplo, si tienes una empresa de alimentación con la que vendes al consumidor y también distribuyes, ¿qué necesitarás digitalizar? Puedes dar el salto tecnológico en los procesos de producción, en la comunicación interna, en las acciones de marketing y en la contabilidad.

Para digitalizar tu PYME en 2021 a nivel de marketing digital vale la pena elegir algunas herramientas para ello. Si creas un ecommerce necesitarás elegir si usas Prestashop, Woocommerce u otro parecido.

Además, también tendrías que difundir tu marca en las redes sociales, con una estrategia de Social Media. Puedes contratar a un profesional o empezar por asomarte a herramientas de software como Hootsuite y Mailchimp que te permiten automatizar publicaciones en redes y envíos de email marketing.

No te bastará con las acciones de marketing digital, pues por muchos likes que consigas no te pagarán las facturas si no vendes. Si quieres conseguir conversiones en tu ecommerce, por ejemplo, es indispensable contar con estrategias y herramientas más allá del contenido de branding en redes.

En caso de que tu PYME vaya a apoyarse en acciones de telemarketing o cualquier otra acción comercial similar, recuerda que en este sentido también puedes dar el salto tecnológico. Para aumentar las ventas lo mejor es tener un buen software que te ayude a controlar y analizar al máximo cada comercial, producto, segmento y contacto.

En cuanto a los temas administrativos y de facturación, puedes incorporar un buen programa de contabilidad gratuito. Te permitirá tener siempre una visión general de cómo va la salud financiera de tu empresa. Además, te ahorrarás mucho papeleo, reuniones, procesos largos y problemas.

Además, es posible que haya otro tipo de acciones extra que te interese definir para impulsar tu éxito en 2021 con tu PYME.

Puedes coordinarte mejor con tu equipo a través de apps como Slack o Trello.

Para compartir ficheros online es muy útil y completo Google Drive.

Si vas a hacer un vídeo corporativo podrías hacer uso de programas de edición online como Moovly o Animoto.

Si quieres subtitular videos corporativos para dinamizar tus redes sociales, vale la pena utilizar herramientas que te permiten convertir audio en texto fácilmente.

Para editar creatividades es muy recomendable Canva por su facilidad de uso y variedad de plantillas fáciles de usar.

Para añadir un formulario a tu web puedes usar typeform o puedes poner un chat con Zendesk que te permita dar una buena atención al cliente.

En caso de que hagáis teletrabajo, puedes hacer reuniones virtuales con Zoom, Skype, Google Hangouts o Microsoft Teams.

Como ves, hay todo un amplio abanico de posibilidades en cuanto a software. Puedes usar algunas o varias de estas apps en tu PYME, pues algunas son integrables entre sí y muchas son gratuitas o tienen versiones de prueba.

2. Adapta la infraestructura al nuevo entorno digital

Maquinaria, dispositivos… ¿qué necesita tu PYME para ser digital y adaptarse al software escogido? Según tu sector y tipo de empresa necesitarás unos cambios u otros a nivel de hardware.

Por ejemplo, si tu PYME es un restaurante o bar, podrías necesitar un TPV moderno que se integre con el ERP o CRM que hayas escogido como software. Así, podrías llevar el negocio a nivel del local, y también tener un buen control de stock, gestión de gastos, contabilidad y demás.

Imagínate incluso qué potencial más grande puede tener tu PYME si logras integrar el offline y el online hasta el punto de que tus clientes se puedan fidelizar después con acciones de email marketing, notificaciones push mediante una app o en las redes sociales.

En el caso de que tengas un despacho de arquitectura, es posible que te baste con renovar los equipos informáticos o incluso solo a nivel de actualización de software.

Aquí entrarían necesidades de hardware combinadas con el software para dar respuesta a todos tus requerimientos diarios en el negocio. Lo mejor es que consultes a un técnico para que te asesore al respecto.

Este sería uno de los pasos necesarios para digitalizar tu PYME

3. Forma a tu gente para que se sumen al carro

‘Todos a una como Fuenteovejuna’ como dice el refrán. Digitalizar tu PYME en 2021 será imposible si no cuentas con tu gente como aliados. Todos los miembros de tu pequeña o mediana empresa deben tener claro que el salto se debe dar por parte de todos. Por ello, asegúrate de motivarles y de que estén bien formados.

Es normal que exista cierta resistencia al cambio, sobre todo en los perfiles menos técnicos y en general entre personas de más edad. Acepta que habrá una dificultad inicial, pero no te conformes con cualquier herramienta online.

Hay soluciones tecnológicas más intuitivas que otras, así que busca la más adecuada para que el salto sea fácil, pensando a corto y también a largo plazo. Con todo, seguro que tendrán que pasar todos por una mínima formación, cada uno en función de sus tareas en la empresa y de sus conocimientos previos.

Además, en relación a la digitalización de tu empresa, recuerda que si quieres dar a conocer tu marca al mundo será un valor añadido si las personas se implican. En cuestiones de marketing online, gran parte del engagement de las empresas va condicionado por la humanización de la compañía que se produzca en las redes sociales.

Por ejemplo, puedes compartir de vez en cuando fotos del equipo en Facebook e Instagram, o eventos corporativos en LinkedIn. Además, podrías incentivar a la gente de la PYME para que participen activamente en LinkedIn, dando a conocer eventos o novedades de tu empresa entre sus contactos.

Conclusión de los pasos necesarios para digitalizar tu PYME

Hoy en día no hay excusa para no virtualizar las empresas, y lo que se tiene a ganar es mucho, o a perder en caso de no hacerlo. Así que ya sabes por qué empezar a digitalizar todo tu negocio, y también tienes claro el cómo.

En resumen, esta es la hoja de ruta paso a paso para digitalizar tu PYME en 2021:

Escoge un software intuitivo y asequible para cada una de tus necesidades del día a día profesional: finanzas, marketing, producto, recursos humanos y demás.

Hazte con los dispositivos a nivel de hardware que necesites para tu salto digital.

Recuerda formar y motivar al equipo para que todos den el salto.

¡Mucha suerte y éxitos con la digitalización de tu empresa!