Mapa de procesos, herramienta de mejora y gestión de empresas

MAPA DE PROCESOS, UNA HERRAMIENTA PARA TU EMPRESA

Cuando hablamos de ver las cosas de manera eficaz, enseguida llegamos a la conclusión de que una imagen vale más que mil palabras, esto aplicado a la empresa podría traducirse a :

"Ver las cosas de manera gráfica las hace más entendibles.

Y así es , cuando te pones a revisar como se hacen las cosas en tu empresa, tratas de imaginar y calcular todo el proceso, mentalmente o como mucho sobre un papel creas un guión de como están hechas las cosas, que orden siguen y como mucho quien es el responsable, trazas una especie de guión y una lista de cosas a mejorar, comprobar o corregir y con ello te pones manos a la obra. Si eres una persona más calculadora, todo esto lo pondrás por escrito creando una especie de resumen o proyecto que entiendes te puede ayudar a mejorar las cosas. Si has recibido formación en Project Management, seguramente harás algo más y crearás un proyecto con un análisis de la situación actual, los pasos a seguir y el objetivo final, pasando por el estudió de cada proceso, etc.

Hagas como hagas las cosas coincidirás conmigo en que si las puedes estudiar de manera visual y gráfica te será más sencillo encontrar errores y imprimir soluciones y de eso va el :

Una sencilla aplicación, que realizada de manera correcta, puede ser la diferencia entre perderse en un bosque de datos o tener los datos a un golpe de vista. Si vemos como funciona algo es más fácil comprender como controlarlo.

Un mapa de proceso no es más que un mapa o diagrama de flujos, en el que se puede ver como fluyen las distintas operaciones dentro de un proceso, cuando empiezan, hacia donde van, cuando se detienen o ralentizan, en que parte del mapa lo hacen, etc.

¿ Por qué es importante conocer lo que se puede monitorizar con estos mapas ?

Por que reducen los datos a gráficos y mapas visuales que son más fáciles de comprender y mejoran la toma de decisiones.

En primer lugar debemos de conocer que un mapa de procesos debe tener un recorrido determinado, un inicio y un final, el inicio suele ser la demanda de un producto, ya sea por parte del cliente como del almacén, fabrica o diseño; el final sería la entrega de ese producto al cliente. También puede diseñarse un mapa de algún proceso interno determinado o de un departamento , igualmente tendrá un inicio y final.

Como has visto en el anterior mapa, el diseño del mismo tiene que ser visual y tiene que conducirnos mediante indicaciones hacia el recorrido del proceso.

Qué se debe incluir dentro de un mapa de procesos

Dentro de un mapa se deben localizar los diferentes flujos que forman parte del proceso :

• Flujo de Materiales : desde la recepción de las materias primas, hasta la entrega final del producto al cliente.
• Flujo de información : son los que dirigen el flujo de materiales en función de la información que llega desde diferentes sectores : cliente, stocks, plazos, etc.
• Flujo de personas y procesos : son los catalizadores de los dos anteriores, los que realizan y finalizan la producción.

Cuál es el objetivo del mapa y que se debe identificar en el :

• Se deben identificar todos los pasos del proceso, desde el inicio hasta el final.
• Hay que identificar el flujo de materiales e información y su coordinación.

Veamos algunos ejemplos gráficos :

El mapa puede hacerse tan sencillo o complejo como seas capaz de controlar, sin hacerte un lio de datos y flujos, ten en cuenta que debe ser entendible para todo el mundo, incluidos los operarios, ya que este mapa puede y debe servir de guía gráfica para que ellos sepan los pasos a seguir . Puedes trazar el mapa sirviéndote de su ayuda .

Cómo mejorar con un mapa de procesos

Es una pregunta sencilla de responder, pero complicada de aplicar, con esto quiero decir que si realizas un mapa de procesos y lo utilizas para visualizar como funciona el sistema seguro que encontrarás muchas cosa que retocar , mejorar o cambiar, pero como sabes si lo que estás cambiando te va a llevar a alguna parte :

Mapa de procesos futuros

Reflexiona sobre cuál es tu objetivo y lo que pretendes conseguir y basándote en el mapa que tienes delante, diseña uno nuevo pero esta vez hazlo como crees que debería ser finalmente el proceso que sería correcto. De esta manera tendrás el mapa del " ahora" y el mapa del "futuro" y a trabajar, sabiendo dónde estás y a donde quieres llegar, estudia y aplica los cambios que creas que son necesarios para lograr tu objetivo.

Los mapas tienen que ser flexibles y muy gráficos, puedes utilizar iconos, ilustraciones, tablas. Puedes dibujarlos sobre el plano de tu almacén para ver el movimiento de mercancías y los tiempos y recorridos, puedes cronometrar procesos e incorporarlos, puedes usar un pizarra y dibujar los con la ayuda de tu equipo, compartirlos por intranet para que todos añadan contenido, etc.

La práctica hace maestros y el diseño y uso de estos mapas, optimiza de manera muy eficaz la gestión de una empresa. Sencillos mejor que complicados, es una escusa perfecta para implicar a toda la plantilla y crear grupo, una opción muy aconsejable y que espero te haya sido de ayuda.

Jose Carlos Gisbert

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