Marcar mensajes como 'no leídos' no es suficiente

El correo electrónico es una arma de doble filo: no podemos hacer nuestro trabajo sin e-mail porque gran parte de la comunicación empresarial pasa por este medio, pero al mismo momento el gran volumen de mensajes que recibimos cada día tiene un efecto negativo en nuestra productividad. La mayoría de los trabajadores de conocimiento han buscado una solución para disminuir el problema del correo, pero muchos solo han encontrado soluciones a medias.

Hoy quiero hablar de dos de estas soluciones a medias y explicar por qué estas soluciones no son suficientes para mejorar tu productividad.

Marcar el e-mail como no leído

Una de las maneras para obtener control del flujo de correo es: marcar los correos que todavía requieren una acción como no leídos. Habitualmente, tu aplicación de e-mail marca automáticamente los mensajes como leídos al pasar a un otro mensaje, pero existe la posibilidad de volver a marcar el estado como no leído. Creo que es una buena manera de mentirte a ti mismo, porque obviamente ya has leído estos correos; sino no sabrías que hay una acción en este correo.

Hay algunas pegas al usar este sistema:

• No puedes ver la diferencia entre los correos que realmente están sin leer y los correos que has leído y has de volver a marcar como no leído porque contiene alguna acción pendiente.
• Si no vigilas, Outlook (o cualquiera otra aplicación) vuelve a marcar el correo como leído sin que lo notes y así pierdas tus tareas.
• Hay otro problema importante, del que hablaré más abajo.

Marcar el e-mail con una bandera

En las aplicaciones modernas para gestionar el correo puedes marcar mensajes con una bandera para indicar que hay alguna acción. En algunos casos puedes incluso usar varios colores: rojo, verde, azul, violeta… Poner una bandera es más inteligente que marcar el mensaje como no leído, porque el programa no saca automáticamente esta bandera al releer el mensaje, lo que hace este método más fiable que el primero.

Aún así hay algunos problemas con esta bandera:

• Primero debes saber que haces el trabajo de conocimiento más que nada con tu cabeza. Para poder trabajar con eficacia es importante saber cómo puedes optimizar el uso de tu cerebro y una de las maneras para hacerlo es enfocar.
  Si marcas los mensajes que requieren acción con una bandera, estos mensajes quedan en tu bandeja de entrada y cada vez que procesas tu correo vuelves a encontrar estos mensajes. Parece una tontería, pero aunque estos mensajes están claramente marcados, te distraen cada vez que abres la bandeja de entrada y evitan el enfoque.
• El problema más grande de ambos métodos es que evitas tomar una decisión definitiva sobre qué hacer con estos mensajes. Al marcar un correo como no leído o al poner la bandera solo indicas que hay que hacer algo más tarde. No especificas lo que al final quieres hacer con este correo (el Resultado Deseado) y cuál es la Próxima Acción: el primer paso que vas a tomar en la dirección de este Resultado Deseado.
  Es posible que sí has procesado completamente la acción de este correo, pero si solo marcas el mensaje con una bandera y no apuntas el Resultado Deseado y la Próxima Acción tendrás que repetir este proceso la próxima vez que abras la bandeja de entrada.

La vaguedad conduce a la demora

Creo que es el problema más grande de la gente que tiene muchos correos sin contestar: posponen la decisión sobre qué hacer con el mensaje.
El método de Getting Things Done ofrece una manera para poder procesar docenas de mensajes por día basado en un flujo de trabajo sencillo. Gracias a este flujo de trabajo serás capaz de tomar una decisión rápida sobre cualquier tipo de información que entra en tu vida. Si quieres saber exactamente cómo aplicar el flujo de GTD al correo electrónico puedes leer la serie de artículos que publiqué en 2007: parte 1, parte 2, parte 3 y parte 4.