Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales.

Por Golfredo Molina

¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre mejora continua en las empresas!

Si te suena muy técnica la expresión "mejora continua", no te preocupes. Nuestro propósito es ponerlo fácil. Así que, con seguridad, este artículo te gustará.

Como lo indica el título, hoy hablaremos de la mejora continua en las empresas. Y aquí trataremos de responder, para que entiendas fácilmente, qué es mejora continua.

Comencemos por distinguir dos acciones claves que como gestor o empresario haces o harás en tu empresa: gestionar y administrar.

En muchos artículos de este blog hemos comentado la diferencia entre gestionar y administrar. Por ejemplo, en las historias de la empresas Donas Redoma, JM Sports, y la fábrica V&C, entre otras.

En términos sencillos, gestionar y administrar se pueden entender como sigue:

• Gestionar es tomar decisiones. Por ejemplo, decidir qué tareas delegar y qué perfil debe tener el personal que contrataremos para tal fin. La decisión será un proceso que abarca criterios, evaluación de alternativas y una selección final entre las alternativas.
• Administrar es hacer las tareas. Por ejemplo, registrar las facturas en la contabilidad, hacer la declaración del impuesto a las ventas o pagar a los proveedores. Estas son tareas que hay que cumplir para que la empresa funcione.

Por otro lado, seguramente ya has visto algunos artículos en este blog que hablan de las etapas de una empresa y de sus 12 áreas funcionales. Dos de estos artículos, por si aún no los has visto, son:

• Etapas de las empresas - La travesía hacia el éxito
• Áreas funcionales en la empresa. Caso: Eco Pro

Mejora continua en las empresas. Etapas y áreas funcionales

Otro concepto interesante es el de la empresa perfecta. En el artículo la empresa perfecta (el camino hacia la excelencia), se define como la que está organizada de tal manera que cada día incorpora mejoras en su funcionamiento.

Se refiere a que una empresa "es perfecta" cuando la mejora continua no es algo puntual, sino que es parte del día a día de la empresa, que forma parte de su cultura. Visto así, la perfección está asociada a una actitud: hacer las cosas mejor todos los días, de manera continua.

Muchos libros y referencias en la Web que nos hablan de mejora continua, nos llevan al círculo virtuoso de la calidad.

Círculo también conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar) o espiral de mejora continua:

Cuando un empresario alcanza la etapa de funcionamiento estable, dejando parte o toda la administración en manos de otra persona, tiene más tiempo para la gestión.

Es común que sea en este escenario, cuando comience a inquietarse más sobre el funcionamiento de la empresa. Lo que se hace bien y lo que no.

Esta preocupación es natural... probablemente el empresario o gestor ya la tenía, antes de llegar a funcionamiento estable. Depende de su formación y experiencia. Sabe que todo aquello que no se haga bien en el proceso o en el producto tiene consecuencias negativas para la empresa.

Por ejemplo, en JM Sports, cada franela que salga con defectos (por falta de control de calidad) será mala imagen para la marca; representará un reclamo, y en algunos casos, uno o muchos clientes menos.

Por tal motivo, la mejora continua no es una "moda". Se trata de una actitud que podemos aplicar en todo, inclusive en nuestra vida personal. Y en el mundo de los negocios, todos los que han recorrido el camino al éxito, han estudiado y practicado el tema de la mejora continua en las empresas.

Etapas de las empresas

Como seguramente ya sabes, las etapas que identificamos y por las que pasa toda empresa son:

• Etapa1. La idea de negocio
• Etapa2. Puesta en marcha
• Etapa3. Funcionamiento regular
• Etapa4. Funcionamiento estable
• Etapa5. Funcionamiento óptimo
• Etapa6. Expansión o traspaso

Para saber en qué etapa está un emprendimiento o empresa, las preguntas claves que utilizamos son:

1. ¿Estás sobreviviendo y aún no facturas? Si es sí, estás en la puesta en marcha
2. ¿Has logrado facturar pero aún no puedes contratar para delegar la administración? Si es sí, estás en funcionamiento regular.
3. ¿Facturas y puedes contratar y delegar? Si es sí, estás en funcionamiento estable.
4. ¿Estás utilizando herramientas de gestión? Si es sí, estás en funcionamiento óptimo.

Mientras esté en la idea o en la puesta en marcha, hablamos de emprendimiento y emprendedor. A partir de funcionamiento regular hablamos de empresa y empresario.

Áreas funcionales de una empresa

Las áreas funcionales de una empresa se conciben para agrupar tareas y actividades por tipo, lo que da lugar a ciertas "especializaciones" en la organización.

Por ejemplo, hay actividades de ventas, actividades de control financiero, actividades de mantenimiento de equipos o maquinaria; hay actividades relacionadas con pago de tributos, también hay actividades de captación de talento humano, etcétera. Cada uno de estos grupos de actividades demanda conocimientos específicos para su buena ejecución.

Nada de esto te debe sonar desconocido. En las empresas hay departamentos o unidades, que apuntan a esta organización por áreas funcionales. De igual manera, si una empresa utiliza el enfoque de procesos, también identifica áreas, en las que unas serán "fuente de información o creará subproductos" para otras.

¿Cuándo aparecen las áreas en las diferentes etapas de una empresa? ¿Cómo se desarrollan?

Las áreas funcionales de una empresa se mejoran continuamente en diferentes etapas

Todas las áreas funcionales de una empresa son susceptibles de mejora continua, a través de sus etapas. Aunque, claro está, en las etapas de la idea y puesta en marcha, el emprendedor difícilmente piense en mejoras. ¡Todo está por hacer!

Como ejemplo, tomemos el caso del área de talento humano, es decir, el caso del área que atiende todos los aspectos relacionados con los trabajadores formales de la empresa.

Las actividades del área de talento humano se pueden clasificar en varias subáreas, como sigue:

• Captación. Implica la selección y evaluación de nuevos trabajadores o colaboradores.
• Evaluación del desempeño. En empresas con funcionamiento óptimo, los colaboradores son evaluados periódicamente, siguiendo una metodología conocida por todos.
• Políticas de gestión del talento humano. Las empresas en funcionamiento estable, tienen políticas para la captación y el desarrollo del talento humano.
• Incentivos y beneficios. En común, inclusive en funcionamiento regular, que las empresas apliquen un sistema de incentivos y beneficios, más allá del pago de un sueldo.
• Capacitación y formación. Las empresas buscan a través de la capacitación, que el personal haga mejor sus tareas e incorpore mejoras en su área. Por ello, manejan programas de capacitación en función de las necesidades de la empresa y del perfil de cada trabajador o colaborador.
• Clima organizacional y motivación. El cumplimiento de metas y la eficiencia depende de un buen clima laboral y de la motivación. Es importante lograr que los colaboradores se identifiquen con la empresa, que estén satisfechos. Así se evita, además, altas tasas de rotación.
• Seguridad social y otras obligaciones de ley.

Para ilustrar cuándo aparecen estas áreas en una empresa, utilizaremos la historia de crecimiento de JM Sports, dedicada a la fábrica y venta de franelas con diseños originales.

Área de talento humano en JM Sports

Recordemos que JM Sports contrató personal formalmente a partir de la etapa de funcionamiento estable, tal como se comentó en el artículo: Las etapas de una empresa. Casos de éxito: Franelas JM (parte 2).

Las subáreas que involucró JM Sports en la etapa de funcionamiento estable fueron solamente:

1. Captación
2. Incentivos y beneficios (que incluye el pago de la nómina)
3. Seguridad social y obligaciones de ley.

La captación de personal para la empresa la realizaba su propietario Juan Méndez. Las restantes actividades las asumió la administradora de la empresa.

En la actualidad, JM Sports fabrica no solo franelas. Incluyó otros tipos de productos, tal como lo había soñado Juan Méndez, su creador. Algunos productos adicionales son: uniformes deportivos, chaquetas y bolsos.

Para alcanzar este nivel de producción, en JM Sports mejoraron la fábrica en cuanto a espacio, equipamiento, flujo de tareas y personal (área de producción y operaciones).

También, se desarrollaron aún más otras áreas, como mercadeo y ventas, finanzas y gestión de la información.

Todo esto trajo consigo que el área de talento humano también creciera y mejorara. Esto fue una "demanda natural" de la organización.

La empresa había entrado en un proceso de mejora continua, gracias al empeño y la disciplina de Juan. Por ello, JM Sports alcanzó en 3 años, la etapa de funcionamiento óptimo. ¡Un récord!

¿Qué pasó con el área de talento humano?

En funcionamiento óptimo, JM Sports había desarrollado el área de talento humano de manera completa.

En este aspecto particular, era una "empresa perfecta". Es decir, con personal especializado en gestión del recurso humano, Juan logró que el área mejorara continuamente. Permanentes cambios para hacer las cosas mejor.

Por supuesto, esta mejora vino acompañada de herramientas de gestión, como un módulo dentro del ERP de la empresa, para procesar información y obtener los datos para los indicadores implementados en materia de recursos humanos.

Al comparar el desarrollo de las subáreas para JM Sports, estando en funcionamiento estable y luego en funcionamiento óptimo, se observa cómo las áreas y subáreas evolucionan entre etapas. Y esto ocurre cuando existe una cultura de mejora continua.

Por ello, la mejora continua en las empresas es un tema relevante para quienes aspiran llegar a la etapa de expansión o traspaso. Solo así, los cambios y el nivel de madurez alcanzado en las diferentes áreas será permanente, sin altibajos y caídas en el desempeño. Inclusive, cuando se dé la inevitable rotación de personal.

"No hay secretos para el éxito. Este se alcanza preparándose, trabajando arduamente y aprendiendo del fracaso". Colin Powell.

¿Qué aprendimos en este artículo?

• Las áreas funcionales se desarrollan a través de las etapas por las que pasa una empresa. Según el tipo de empresa y las competencias del emprendedor, un área puede comenzar a desarrollarse desde la puesta en marcha. Un ejemplo es el caso de mercadeo y ventas para JM Sports.
• El desarrollo de las áreas depende de la actitud de la gente. En este sentido, lograr una cultura de mejora continua es clave, pues garantiza llegar a tener una "empresa perfecta".
• Si el desarrollo de las áreas depende del personal y no de una cultura de mejora continua, pueden producirse "caídas" en el buen desempeño. Sobre todo, cuando se da la inevitable rotación de personal. Por ello la importancia de que la mejora continua sea parte de la gente.

Fuente: http://www.gestionar-facil.com/mejora-continua/

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