Mejorar la productividad, la mejora continua

Laura llega corriendo al la oficina, son las 8:56 am, mientras se hace el café enciende el ordenador y saca la agenda. Un par de cucharadas de azúcar, será un día duro! y de repente... el sonido repetitivo de todas las mañanas : el aviso de mensajes en la bandeja de entrada. Casi sin poder mover la cucharilla para disolver el azúcar, una llamada : el comercial necesita las facturas; un Whatsapp del jefe : recuerda que el lunes tengo reunión con los clientes y la bandeja de entrada que no para de pitar !

Laura se pone con el correo, contestar , mandar , responder, borrar, archivar... a la vez abre el programa de facturas y empieza a buscar las del mes corriente para el comercial, para rematar también abre las carpetas de clientes para buscar los Pdf de la reunión de su jefe y todo esto es una parte de la faena que tiene que hacer a la que irá sumando la pendiente del día anterior.

Son las 10:30 am, hora de almorzar y Laura empieza a sentir la presión, una hora y media en la oficina y no ha conseguido resolver nada más que una mínima parte de lo que estaba haciendo y no hace más que pensar en lo que le queda y lo poco que avanza.

Esta podría ser la vida diaria de cualquiera de nosotros en el despacho, las tareas se acumulan y todas son importantes, pasa el tiempo y por muchas horas que le dediquemos parece que no acabamos nunca, lo que si acaban son nuestros nervios y nuestra capacidad para pensar y hacer con claridad.

Hablemos de productividad

Muchas veces pensamos en productividad y nos viene a la cabeza la fabricación, capacidad de trabajo o sistemas para incrementar la producción; lo que tienen en común todas estas estas disciplinas industriales, es que se manejan con un sistema, un sistema de productividad. Tienes tu un sistema de productividad en tu trabajo ?

Probablemente digas que sí, que tienes un sistema y que es" tu" sistema o simplemente no tienes ninguno y como la mayoría intentas capear el temporal y ya te has acostumbrado. Pero seguro que a lo que no te acostumbras es al estrés que produce pensar en cada momento en todas las cosas que te quedan por hacer.

Si eres autónomo la cosa se agrava todavía mas, de tu trabajo depende tu empresa y por lo tanto, cualquier cosa es importante y además hay que hacerla ya. Esta situación puede generar unos niveles de estrés y angustia que acaban por afectar a tu vida familiar, prácticamente empleas el 90% de tus recursos totales en el trabajo.

Si en la cadena de montaje de Toyota utilizan un sistema de producción, por qué no haces tu lo mismo, qué puedes perder.

Te invito a que conozcas el GTD

Mi historia personal no creo que interese a muchos, pero seguro que es la misma que la de mucha gente con la que me puedo identificar y que por gestionar incorrectamente sus tareas, sufren niveles de estrés e insuficiente productividad, a pesar de dejarse la piel todos los días. En mi caso pensaba que había algo que estaba haciendo mal, que debía de existir otra manera más eficiente de hacer las cosas, aquí es donde me puse el gorro de investigador y comencé a buscar cómo mejorar mi trabajo. Encontré muchos artículos , consejos y sistemas, pero había uno que se repetía constantemente y acaparaba el centro de la información : el GTD , así es como conocí este sistema, me pareció que tenía sentido y como no tenía nada que perder me puse a la faena.

Dos libros :

1. Haz que funcione , David Allen, editorial Alienta.
2. Productividad personal, Miguel Bolivar, editorial Conecta.

Tengo que decir que soy un fiel seguidor de este método, me ha proporcionado control y tranquilidad, es una herramienta definitiva para actuar sobre tu trabajo de manera objetiva y sacar el máximo partido al tiempo haciendo las tareas de manera más eficaz y priorizando objetivamente, lo que se traduce en orden, control y capacidad de trabajo. Su aplicación requiere una preparación y no es sencillo, requiere de perseverancia y fe en el método, reconvertir el caos al orden puede costar dos o tres días, pero la diferencia se nota desde el primer día de aplicación.

Entre otras muchas cosas :

• Te enseña a trasladar el estrés de tu cabeza a un contenedor de tareas, esto te libera desde el minuto uno.
• Te enseña a tratar las tareas de una forma objetiva.
• Obliga a hacer las cosas de una en una, huyendo del saboteador más peligroso : la multitarea.
• Te da el control sobre tu trabajo y prioridades.
• Delegar y dejar para otro momento, difícil pero posible.
• Te enfoca en una sola cosa cada vez para ganar eficacia.
• Te enseña a ser constante, ya que el método así lo requiere, de lo contrarío no funciona.
• ...

Para cada uno , las ventajas que proporciona este método son distintas y por esa razón es mejor que las descubras por ti mismo. Hay muchos blogs de temática GTD que te pueden ayudar e incluso formación especializada al respecto. Sin duda lo recomiendo.

Jose Carlos Gisbert

PRODUCTIVIDAD MEDIANTE FORMACIÓN DE CALIDAD Y ENFOCADA