Mensajería Instantánea en las Organizaciones

 Uno de los temas que causa mucho revuelo al interior de las organizaciones, es la mensajería instantánea y/o chats.  Existen varios puntos de vista y voy a tratar de analizar un poco el tema, por si alguien requiere alguna ayuda para justificar el tener o no implementado IM en su organización.

Entre los posibles “contra” que existen en el tema tenemos algunos como:

• Productividad de los Empleados, esto normalmente debería ser evaluado por el inmediato superior o por el área de recursos humanos dentro de la Institución, el mantener habilitado el acceso a programas de mensajería instantánea como messenger, google talk, skype, whatsapp, etc.  puede ocasionar una baja en la productividad de sus colaboradores, pues pueden destinar demasiado tiempo de su trabajo para estas actividades, lo que conlleva en el retraso de la entrega de productos o la entrega de productos de baja calidad.
• Riesgo Informático. Desde el punto de vista de seguridad informática existe una alta probabilidad de transmisión de malware a través de estos canales, ya sea en la transmisión de archivos como tal, o en el envío de URLs que llevan a sitios peligrosos por medio de los cuales se instalan programas dañinos en la computadora del usuario y desde ahí se propaga por la red.
• Desempeño de red.- Existe otro actor dentro de esta discusión y es el administrador de la red o infraestructura, aquel que tiene que velar por que los usuarios tengan un servicio de calidad en cuanto a internet se trata, obviamente para este personaje y desde el punto de vista de desempeño lo mejor es bloquear todo acceso a este tipo de contenido, todo esto sustentado en indicadores.

A pesar de estas desventajas que en algunos casos pueden ser de mucho peso, existen organizaciones que requieren este tipo de aplicaciones funcionando dentro de su estructura, y existen razones muy válidas:

• Facilidad de contacto.- Es mucho más fácil contactar a los usuarios mediante esta vía que mediante correo electrónico o por teléfono, es mucho más seguro que se recibirá una respuesta mediante este medio que por los otros
• Ahorro en comunicaciones.- Ya no será necesario realizar llamadas telefónicas de regional a regional o de país a país con todos los costos que ello implica, tener este tipo de aplicaciones abarata significativamente los costos de comunicaciones.
• Respuesta más rápida.-  Normalmente los usuarios atienden de una manera más rápida a un cliente de mensajería instantánea que a un correo o a una llamada telefónica.  De hecho se puede tener la respuesta aunque la otra persona no se encuentre presente.
• Conocimiento de la disponibilidad del otro (libre, ausente, ocupado, etc.).  Esto es muy importante pues es casi como tener a la persona frente a frente, saber si puede o no responder y si no puede, nos puede dar la guía del por qué y así tomar otra estrategia de comunicación de ser el caso.
• Movilidad.-  Actualmente hay un plus en todo esto y es el tema de movilidad, el sistema de telefonía con datos es cada vez más accesible para la población en general y esto significa que existe cada vez más personas conectadas (proveedores y/o clientes) con las que se puede trabajar

Luego de ver ventajas y desventajas de la mensajería instantánea queda a criterio de cada Organización el permitir o denegar el acceso a las mismas.  Sin embargo existe un punto de vista final que es muy importante y es que esto fue analizado con respecto a la mensajería instantánea pública (yahoomessenger, messenger, google talk, etc.)

Existe la alternativa de implementar un sistema de mensajería instantánea corporativa.  Existen soluciones comerciales y otras gratuitas que permiten hacerlo.  Esto ofrece un mayor control, pues los servidores se encontrarán dentro de la Organización y adicionalmente si existe las políticas que lo respalden se puede controlar que sea utilizado para las actividades del funcionario; en el tema de los contactos además se puede controlar que los empleados se comuniquen únicamente a nivel interno o que se comuniquen con clientes o proveedores previamente comprobados.