En el siguiente post trato de describir los principales puntos de la metodología de las 5S. Dicho nombre tiene su origen a la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas que lo constituye y pretende ser una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en la empresa de automoción Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados, más limpios y seguros de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión en todo el mundo y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.
La complejidad de la implementación en nuestra empresa de dicho método, dependerá de varios factores como el punto de partida y características de la empresa pero sobre todo a nivel organizacional, como de involucrada se encuentra la empresa en tomar el correcto camino hacia el cambio y el éxito.
Una de las causas de accidentes laborales es la cuestión de la falta de orden y limpieza en los centros de trabajo bien por dejadez de los operarios pero también por falta de tener un criterio adecuado de almacenaje o simplemente no saber donde dejar los objetos que en “algún” momento tendremos que utilizar en nuestra tarea. Además pensemos en todos los atrasos que puede suponer los momentos que empleamos buscando cosas que no sabemos en qué lugar guardamos en el pasado u otro trabajador hizo. Es por ello que desde el inicio de la industrialización y con el incremento de la producción en serie, se pretendió buscar un método idóneo, con miras a mejorar tiempos de producción, sí, pero también evitar averías y accidentes laborales.
- Clasificación (seiri):
Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones a la hora de aplicar la metodología de las 5S son:
2. Orden (seiton):
La segunda fase de la metodología, consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
- Se desecha todo lo que se usa menos de una vez al año, pero se han de tener en cuenta los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición (analizar esta relación de compromiso y prioridades). Existen empresas terciarias dedicadas exclusivamente para almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.
- De lo que queda y se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos).
- De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (p.e. armario en la oficina).
- De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo o al alcance de la mano si se usa muy regularmente.
Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área: “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. Se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.
Como principales normas tenemos: organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, etc); definir las reglas a seguir al establecer el ordenamiento; hacer obvia la colocación de los objetos; los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario; clasificar los objetos por orden de utilización; estandarizar los puestos de trabajo y favorecer el PEPS (primero en entrar primero en salir)
3. Limpieza (seisō):
Una vez realizadas las dos importantísimas fases anteriores, se procede a la limpieza, y es que es más fácil limpiar (seisō) el espacio si está clasificado y ordenado. Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias: mal funcionamiento e incluso accidentes.
Deberíamos seguir como principales normas de limpieza que incluyan inspecciones y revisiones sistemáticas.
4. Estandarización (seiketsu):
Con la estandarización, realizamos una detección de situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos los integrantes de la organización, creándose estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
Para conseguir esto, las normas como hacer evidentes las consignas de tener cantidades mínimas e identificación de zonas; favorecer una gestión visual; estandarizar los métodos empleados en procesos productivos y formar al personal en los estándares para que no hayan errores en su funcionamiento.
5. Mantenimiento de la disciplina (shitsuke):
Con esta última etapa y no por ello menos importante, se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Es una etapa necesaria y continuada en el tiempo que se ha de llevar a cabo para no perder la eficacia de la metodología y que se mantenga en buen funcionamiento a lo largo de la vida útil de la empresa.
Hemos visto que esta metodología parece en principio ardua y compleja que requiere una gran implicación humana de toda la plantilla, cambiar el método de como hacer la cosas. Obviamente la empresa tiene el know how, pero ahora esta tiene que ir más allá, puesto que se han de mejorar aspectos a nivel almacenaje, limpieza y estandarización de procesos (detección de anomalías, inspecciones, etc.)
Pero no nos ha de caber ninguna duda que aplicando la metodología del 5S conseguiremos mantener un ambiente de trabajo sano, limpio y organizativamente agradable; obtendremos unas áreas más seguras; fortaleceremos el trabajo en equipo; mejoraremos notablemente la gestión de la empresa; orientaremos nuestros esfuerzos hacia la satisfacción del Cliente y proveedores; mejoraremos de la visión que la sociedad y el mercado tiene de nuestra empresa motivar y mejoraremos la moral de los trabajadores e incentivaremos la creatividad puesto que incluso les haremos partícipes de un proyecto conjunto.
[foto: foto procedente de fuentes propias del autor del blog]
29 de diciembre de 2021
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