Mi experimento: organizarme en una libreta de papel

Siempre digo que un buen sistema de productividad personal no depende de las herramientas que utilizas. Por ejemplo, para gestionar tus tareas, da igual si trabajas con Microsoft Outlook, OmniFocus o una libreta de papel. Sólo necesitas la posibilidad de crear múltiples listas y poca cosa más.

Para ser más efectivo, el proceso mental es más importante que la herramienta.

Eso es lo que siempre he explicado a los clientes que me comentaban que querían mantener la lista de tareas en papel.

Pero la verdad es que no tengo ni idea sobre cómo organizarme en papel. Desde que tenía un Palm III, ya hace muchos años, mantengo mi lista de acciones en formato digital. He leído sobre personas que usan una libreta para organizarse, pero esto no cuenta si realmente quiero ayudar a mis clientes.

Para realmente poder saber de qué hablo, he decidido hacer un experimento: organizarme 100% en papel. Aunque tengo varias ideas sobre cómo debe ser un sistema de planificación no-digital, también sé que en la práctica hay muchos pequeños detalles que aún habrá que solucionar.

Al principio de este año me lanzó en plan kamikaze.

Fase 1: Desintoxicación

Compré una libreta de la marca Leuchtturm 1917 y borré toda la base de datos de tareas en OmniFocus. Ya no había marcha atrás.

Ahora estaba en la misma situación que muchos de mis clientes: no tenía nada apuntado y toda la información sobre qué tenía que hacer sólo existía en mi cabeza. Decidí esperar algunos días con la inauguración de mi nueva libreta para realmente poder sentir cómo es cuando estás fuera de control.

Han sido tres días con mucho estrés. No he tenido ningún problema, pero me sentía abrumado y con mucha angustia. El miedo de olvidar algo importante consumía una parte significante de mi atención.

Fase 2: Liberar la mente

Finalmente llegó el momento de estrenar mi nueva libreta. Decidí que, para empezar, utilizaría el método Bullet Journal para organizarme. No porque es la mejor forma de organizarme, sino porque veo las técnicas del Bullet Journal como un marco para poder implementar cualquier método de productividad personal.

Sabía que una de las desventajas de trabajar en papel es el problema de las tareas huérfanas: tareas que están en una página en que ya casi todo está tachado y por tanto fuera de la vista. El Bullet Journal ofrece una solución en la forma del proceso de migración de tareas.

En la web del Bullet Journal puedes encontrar un vídeo subtitulado en español que explica el proceso completo, pero básicamente se trata de un método con tres componentes:

1. Colecciones: son páginas con una estructura predefinida. Por defecto, el método Bullet Journal sugiere que empiezas con un índice para poder encontrar las diferentes colecciones en tu libreta, un registro futuro para apuntar cosas que debes hacer en los próximos seis meses, un registro mensual para planificar el mes actual y un registro diario para tomar notas en el día a día.
2. Nomenclatura de notas: Cada línea que apuntas en tu libreta debe empezar con uno de estos tres símbolos:
   · para las tareas
   ◦ para los eventos
   — para las notas
   En el caso de las tareas, existe la posibilidad de convertir el punto en otros símbolos para indicar un cambio del estado:
   ⤫ para las tareas completadas
   > para las tareas migradas al registro diario actual
   < para las tareas planificadas en el registro futuro o el registro mensual.
3. Proceso de migrar: el creador del Bullet Journal sugiere que al terminar cada mes revisas todas las tareas pendientes para decidir si eliminarlas, migrarlas o planificarlas.

Aunque he visto algunos problemas con esta manera de organizarme, he usado el método a la pie de la letra durante dos semanas para poder investigar todos sus aspectos.

“Para ser más efectivo, el proceso mental es más importante que la herramienta”

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En muchos casos, trabajar en papel es más lento que usar las soluciones digitales, pero he notado que esto también puede ser un gran beneficio.

Escribiendo a mano activas automáticamente la parte consciente de tu cerebro y te haces más consciente de todas las cosas que tienes pendiente.

También he notado que, casi automático, empecé a simplificar y descartar cosas, mientras en herramientas digitales con una capacidad infinita pasa justo lo contrario.

La desventaja más grande de trabajar en papel es que no siempre tengo mi libreta a mano y por tanto, en varias ocasiones he vuelto a capturar ideas y notas en mi móvil para luego pasarlas al papel.

Fase 3: el método Canasto en papel

Después de dos semanas aplicando el Bullet Journal en estado puro y haber aprendido muchas cosas sobre técnicas de organización en papel, llegué finalmente el día de personalizar la libreta para adaptarla a mi propia forma de organizarme.

Creé colecciones para mis resultados, metas y modos de trabajo. También he añadido varias listas de control y colecciones para las diferentes niveles de ciclo de trabajo.

Con estos cambios, mi nivel de organización volví a los niveles del año pasado, cuando me organizaba en OmniFocus.

Creo que puedo concluir que mi experimento ha sido un gran éxito. He podido organizarme con eficacia utilizando una libreta de papel. Además, he vuelto a aprender como me siento sin un sistema de productividad personal, he aprendido las ventajas y desventajas de trabajar en papel, he encontrado muchos consejos y trucos que puedo explicar a mis clientes y he sido capaz de simplificar mi manera de organizar sin perder efectividad.

¿Me quedo con la libreta por encima de las herramientas digitales?

No lo sé. Me gusta mucho trabajar con aplicaciones avanzadas y echo de menos las integraciones con otros sistemas y las automatizaciones. Por el momento continuo organizándome con mi libreta, pero no descarto volver a OmniFocus…

¿Qué prefieres, papel o digital? Compártelo en los comentarios.

Imagen Notas cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.