Mi forma de trabajar, conectando acción y propósito

Esto no va ser un post en que explico de forma intensiva la forma como hago las cosas y qué herramientas y recursos utilizo.

Durante los últimos dos años la forma como hago las cosas se ha estabilizado. Ya no vivo en una dinámica de pruebas continuas de sistemas, técnicas y herramientas. Sigo esa filosofía de:

«La mejor herramienta con la que puedes trabajar es con la que trabajas en este momento»

Sigo trabajando con GTD con la plataforma Faciltehings y manteniendo un almacén personal de información con Evernote.

No va de nuevas herramientas sino de cambios ligeros con efectos contundentes. Cambios en porqué lo hago y para que quiero obtener ese resultado.

Incentivar a hacer las revisiones mensual y trimestral

Una revisión mensual para ordenar el material de soporte y el archivo.

Una revisión trimestral para replantearme las grandes cuestiones en las que trabajo y que me preocupan.

Si no hay revisión no hay reflexión sobre los proyectos que están en marcha. «¿Que pienso hacer para progresar en el proyecto X?». Sin revisión no hay decisión y se abona el espacio para la procrastinación.

No hago nada extraordinario. En una hoja en blanco pongo cuatro líneas escritas aclarando el punto en que estoy en cada frente abierto, que haré durante el próximo mes y  – si se da el caso – los motivos de que no se ha logrado lo que me fijé el más anterior.

El principal problema era no disponer del momento para hacerlo. Fijar una fecha en el calendario para realizar la próxima revisión me permite bloquear la primera hora del día  – del primer sábado del mes – para llevarla a cabo.

Sacar adelante un proyecto/objetivo requiere de un contrato contigo mismo. Una parte del compromiso es disponer de una hora y lugar para quedar contigo mismo y aclarar los puntos de penumbra de tu actividad.

Hacer la revisión bien significa dedicar tiempo y atención de calidad y por eso hay que convertirlo en un momento con suficiente peso específico en mi agenda. Marcarlo en el calendario, bloquear tiempo y colocarlo como primera actividad del día.

Aplazo  mi revisión semanal hasta después. Ese fin de semana no hago planes ni revisión sobre mi actividad ordinaria. Hasta que no paso revista a mi semestre no hay nada más en mi perspectiva.

Todo esto me empuja a hacer la revisión, me invita no me obliga.

Listas de acciones y proyectos con menos elementos

Intento no embarcarme en proyectos o permitir la entrada acciones que no tengan un propósito claro y no aporten algún tipo de valor. El hacer por hacer como propósito ha terminado y el espacio para explorar nuevos temas se ha reducido.

El tiempo del que dispongo para hacer es cada vez más reducido. El descanso y esparcimiento cada vez es más importante para mí.

Ya no estoy dispuesto a aumentar en amplitud mi abanico de experiencias, prefiero dedicarme en profundidad a unas pocas cuestiones.

Lo hago en forma de proyectos y objetivos, convirtiéndose en lo que en productividad se llama «lo importante» y pasa por encima de lo urgente o sugerente.

Más allá de lo que es importante también hay espacio para actividades de mantenimiento y siempre se cuela alguna acción «adicional». Pero el hecho de mantener este criterio prácticamente ha eliminado las actividades vacías de mis listas.

Experimentar sólo con propósito

Me gusta tomar notas. Anotar el más relevante para recordar, estructurar el conocimiento y facilitar mi trabajo posterior. Para mí las notas son píldoras de conocimiento.

Hasta hace poco anotaba, las procesaba y las pasaba a Evernote editando su contenido. Una cantidad excesiva de trabajo para un beneficio tan escaso.

Desde hace una buena temporada utilizo la aplicación de Evernote y el sistema de transcripción de voz de mi Android para tomar notas de mis lecturas.

El hecho de ir acumulando las notas en la libreta de Evernote dedicada al proyecto o la lectura en curso me permite sintetizar mejor y de forma más eficaz los resúmenes o las ideas que han surgido.

Algo tan obvio me ha permitido deshacerme de un proceso farragoso. Me parece un ejemplo perfecto de una tecnología que aporta un valor real a mi forma de hacer.

Aunque no experimente con software nuevo sí que intento conocer mejor mi software y mi forma de trabajar. Encontrar los puntos que no funcionan y encontrar mejores formas de hacer las cosas.

La experimentación siempre busca dar respuesta a un problema o mejorar una situación.

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No hay novedades espectaculares en cuanto a que trabajo. El cambios llegan en el plan de cómo y porque trabajo.

Acabar con la actividad inconexa, con probar cosas por probar cosas. Siempre hacer con un propósito o para obtener sumar a un resultado más grande y dejar de lado acciones y proyectos inconexos. Este es el gran cambio.