Mi sistema de archivo ideal

Hace tiempo que me pregunto cual es el mejor sistema de archivo para los documentos con los que trabajo habitualmente.

El archivo de artículos, material diverso para leer, o para guardar como referencia, lo tengo en Evernote, clasificado según temáticas a modo de biblioteca y no hay problema, lo que me ha dado más quebraderos de cabeza ha sido establecer un sistema de archivo para los documentos que utilizo normalmente en el trabajo y a los que debo de recurrir frecuentemente; informes, tablas de datos, presentaciones, etc…¿cuál es la forma de archivo que optimiza mi tiempo?

Una aclaración antes de continuar, no estoy hablando de archivo en papel, sino archivo digital. El papel casi lo he suprimido de mis tareas diarias, con lo que tengo poca necesidad de almacenar nada ni de recurrir a este formato.

Lo importante y primordial: cualquier sistema de archivo debe cumplir, como mínimo, tres requisitos: ser simple, de rápido acceso y que optimice el tiempo de búsqueda de un determinado documento.

Después de darle muchas vueltas y probar muchas cosas, lo primero que he hecho y que me funciona muy bien, es una carpeta a la que llamo On Fire: esta carpeta contiene los documentos en los que estoy trabajando, que están pendientes de terminar, de revisar, entregar o presentar. Documentos que es frecuente que abra o cierre varias veces al día. Cuando accedo a los documentos en mi ordenador lo primero que me encuentro es esta carpeta. Hace un tiempo, estos documentos los tenia en el escritorio, pero poco a poco he anulado el uso de este, de tal manera que hoy en día, ya está totalmente vacío (no hay nada como las buenas vibraciones que te llegan al ver un escritorio de ordenador limpio).

A partir de aquí y entrando en el archivo propiamente dicho, he probado muchos sistemas, midiendo la rapidez y efectividad en encontrar el documento que busco, y finalmente me he decidido por un archivo de carpeta única. Ha sido el que optimiza  más mi tiempo, consiste en una carpeta donde almaceno todos los documentos que genera mi actividad, con la única salvedad: decidí dividirla por años, para evitar que crezca hasta el infinito, así, simplemente, cada año creo una carpeta donde almaceno todos mis documentos. He reducido a la categoría de excepción el crear carpetas específicas para proyectos concretos.

Antes de llegar aquí he probado archivar con otros criterios, usando carpetas y subcarpetas, por temática, por objeto del archivo, por departamento, por tipo de archivo, etc… pero siempre me encontraba con archivos que podían pertenecer a dos categorías, así, al buscarlos tenia dudas de en que carpeta estaban, y al final tenia que usar el buscador, pero no sin antes haber perdido el tiempo probando en un par de carpetas, por eso llegue a la conclusión que daba igual el orden que pusiera, siempre terminaba usando el buscador. Esta es la razón por la que implementé una carpeta única y uso el buscador cuando no recuerdo directamente el nombre del archivo.

Soy consciente que a primera vista puede parecer que es un desorden, pero no, utilizando el buscador lo encuentro todo de manera rápida, y no hay dudas, seguro que está en esa carpeta. Como normalmente busco un determinado tipo de archivo y conozco una palabra clave, eso es suficiente para dar con el documento en segundos. Otros hábitos que me ayudan son tener un código al nombrar los documentos para facilitar aún más las búsquedas y también es importante almacenar solo archivos en su versión definitiva y evitar duplicidades que puedan confundirte.

Aunque ahora mismo estoy usando este sistema y me funciona, la conclusión principal a la que he llegado es que difícilmente será válido para otros, nuestras tareas y nosotros mismos, somos diferentes, por lo que cada uno debe encontrar o adaptar el sistema de archivo según sus propias necesidades, lo importante es que te sientas cómodo con él y que te sea efectivo.