Mi sistema GTD® en Todoist: Capturar

Bien, después de un par de post introductorios y referidos a la configuración en general, te voy a mostrar cómo utilizo Todoist con el Flujo de Trabajo de GTD®. Y de pasada, vamos a ir refrescando los conceptos clave de cada uno de los cinco pasos.

Así pues vamos a empezar por el primer paso: Capturar.

Recuerda que Capturar consiste en recopilar todo lo que llama tu atención y ponerlo en contenedores de confianza que vaciaremos regularmente.

Estos contenedores son nuestras "Bandejas de entrada": lugares donde capturamos, o se nos capturan automáticamente, incompletos ("cosas"). Estas las vaciaremos regularmente en el segundo paso: Aclarar.

Ten en cuenta que existen las herramientas de captura y las "Bandejas de Entrada", algunas veces son lo mismo y otras no.

Todas las herramientas de captura desembocan en una "Bandeja de Entrada". Y hay "Bandejas de Entrada" que actúan también de herramienta de captura. Pongo unos ejemplos para que veas esta interrelación:

• El "Inbox" de nuestro correo electrónico es una "Bandeja de Entrada" donde automáticamente se nos capturan incompletos (los correos electrónicos antes de aclarar son eso). Si yo mismo me mando un correo con una captura, lo estoy usando también como herramienta de captura.
• Igualmente, el "WhatsApp" (u otras herramientas de mensajería). Si creas un grupo contigo mismo y capturas allí incompletos (fotos, notas de texto, notas de voz, o te envías a este elementos de otras conversaciones) es al mismo tiempo una herramienta de captura y una "Bandeja de Entrada". O bien puedes considerarlo sólo como una "Bandeja de Entrada", donde se te capturarán automáticamente incompletos en cada una de las conversaciones.
• El famoso "Braintoss" es una herramienta de captura, no es una "Bandeja de Entrada", ya que lo que capturas vía esta aplicación lo mandas a una "Bandeja de Entrada".
• Los "Post-It" son una herramienta de captura, que tendrás que enviar a una "Bandeja de Entrada" para capturas físicas.

Aclaramos siempre desde nuestras "Bandejas de Entrada" y estas se "llenan" automáticamente, o bien las "llenamos" nosotros manualmente con nuestras herramientas de captura.

Así debemos tener perfectamente identificadas cuáles son nuestras "Bandejas de Entrada", ya que ahí estarán todos los incompletos que debemos Aclarar.

Tendremos las suficientes pero no más de las necesarias. Entonces es una buena práctica pensar si hay posibilidades de "fundir" o conectar algunas de ellas.

Además, necesitamos tener suficientes herramientas de captura para capturar en cualquier momento y cualquier lugar. En este caso, también debemos tener las justas y necesarias. No sobrecompliquemos.

Te decía que todo esto tiene que ser de confianza, eso es porque tenemos todos los elementos de nuestro "ecosistema" de captura perfectamente identificados y los usamos de manera regular. Dejan de ser de confianza si vamos continuamente cambiando (por ejemplo: hoy capturo en "Post-It", mañana en una libreta, y pasado mañana en una hoja en blanco...) o bien no tenemos todas nuestras "Bandejas de Entrada" bien identificadas.

En mi sistema, la "Bandeja de Entrada" principal es la de Todoist. Tengo todo mi "ecosistema" de captura relacionado con esta y es donde llevo a cabo el paso de Aclarar. Todos mis incompletos confluyen en esta, como si fuera un embudo.

Antes de entrar en detalle, un aspecto importante para su uso. Supongo que sabes que puedes enviarte elementos por correo electrónico directamente a cada lista de Todoist, por lo que te recomiendo identificar claramente cual es la dirección de correo que te permitirá enviarte elementos a tu "Bandeja de Entrada".

Esta es una dirección del tipo Inbox<add.task.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@todoist.net> que encontrarás en el menú "Enviar tareas a este proyecto por email" situado dentro de las opciones (tres puntitos) de cada lista (lo que llaman Proyecto en Todoist). Esta dirección de correo es importante, ya que permite concentrar las capturas de varias herramientas de captura.

¿Cómo "llegan" todos mis incompletos a la "Bandeja de Entrada" de Todoist?

Vía "+ Añadir tarea" directamente en la "Bandeja de Entrada": lo uso poco, sólo capturo directamente en la "Bandeja de Entrada" cuando estoy trabajando en el ordenador o bien en el momento de la Revisión Semanal. En la app de Todoist del móvil no capturo directamente nunca.

Vía Braintoss: mi herramienta de captura principal. Las capturas digitales se envían a la "Bandeja de Entrada" de Todoist a través de la dirección de correo electrónico que te he comentado antes (Inbox<add.task.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@todoist.net>).

¿Qué capturo principalmente con Braintoss?

• Fotografías (de cosas que me interesan, de notas que he tomado, etc)
• Notas de voz
• Notas de texto
• "Corta-pega" de textos provenientes de herramientas de mensajería
• Enlaces de webs que me interesan

Vía vinculación con otras aplicaciones: El caso más relevante es el de Slack. Para nosotros, en OPTIMA LAB, es una de las herramientas de comunicación principales por lo que la tengo vinculada a Todoist. Así, cuando quiero capturar algo de Slack, lo hago con el menú de acciones del mensaje, así me aparece en la "Bandeja de Entrada" de Todoist.

Vía correo electrónico: tengo la dirección de Inbox memorizada en contactos y me reenvio correos electrónicos. En este caso me concedo una pequeña licencia en la aplicación del Flujo de Trabajo en GTD® y los emails los aclaro en "dos tiempos".

[Abro paréntesis]

Cada vez que aclaro la "Bandeja de Entrada" de mi correo electrónico sigo el proceso que plantea este paso. Primero me pregunto ¿Qué es?, luego ¿Requiere acción? y así:

• Si requiere acción y se puede hacer en menos de 2 minutos: lo hago
• Si requiere acción y no se puede hacer en menos de 2 minutos: aplazo → envío a la "Bandeja de Entrada" de Todoist y termino de aclararlo cuando me ponga con esa bandeja, en ese momento como ya identifico que procede del correo electrónico sigo con el resto de preguntas con ¿Cúal es la Siguiente Acción? y ¿Tienes un proyecto?
• Si requiere acción, pero la tiene que hacer otra persona: delego → envío a "Bandeja de Entrada" de Todoist el elemento para organizarlo y hacer seguimiento (lo hago poniendo la dirección de Inbox Todoist en CCO en el correo en el que estoy delegando lo que sea)
• No requiere acción → elimino
• No requiere acción pero decido guardarlo por si en un futuro surge la necesidad de recurrir a él → lo archivo en el mismo gestor de correo en la carpeta ARCHIVO/REFERENCIA
• No requiere acción pero decido incubarlo para revisarlo más adelante → lo organizo en una carpeta ALGÚN DÍA/TAL VEZ en el mismo gestor de correo

En la medida de lo posible, intento aclarar las "Bandejas de Entrada" del correo electrónico y de Todoist de manera consecutiva. Pero eso, a veces no es posible, en este caso, asumo que un mismo correo electrónico pueda estar capturado dos veces (ya que entre un aclarado y otro, algo haya cambiado y me haya llegado otro correo del mismo tema). Lo único que debo tener en cuenta es que debo aclarar los elementos de la "Bandeja de Entrada" de Todoist de más reciente a menos.

[Cierro paréntesis]

Estas son las cuatro vías principales por donde "circulan" mis incompletos y quedan a punto para ser aclarados. Un aclarado muy cómodo desde una única "Bandeja de Entrada" situada en Todoist.

Sólo me quedan tres herramientas de captura/"Bandejas de Entrada" fuera de Todoist:

• Libreta para notas, la uso cuando no puedo tener el teléfono en las manos (reuniones)
• Carpeta portadocumentos para las capturas físicas (documentos, folletos, tickets, etc) que llevo siempre encima
• Bandeja de despacho física

Los elementos capturados en estas, entran igualmente en Todoist, pero ya lo hacen en forma de Siguiente Acción y/o Proyecto una vez aclarados.

Como puedes ver, yo tengo mi propio "ecosistema" que me permite que el proceso de captura sea muy eficiente. Aún así, ten presente que cada cual puede tener el suyo propio y que puede haber muchas otras maneras de hacerlo, y que sean igual, o más válidas si cabe. No te cierres a otras opciones, tómate el contenido de este post como una guía.

Sobretodo recuerda una cosa: "Cuantas menos mejor, pero todas la necesarias"