Migración de un gestor documental

¿Cuándo hay que hacer una migración de un gestor documental?

La gestión documental pasa por distintas fases que variarán en función de la cantidad del producto y la experiencia del equipo de personas que lo van a poner en marcha. Sin duda, en la implantación de un gestor documental, la migración de documentos y sus metadatos es el paso más importante. Aquí podemos encontrarnos con situaciones diferentes:

• El cliente ya tiene un gestor documental implantado
• El cliente no tiene gestor pero sí los documentos o sus metadatos en ficheros compartidos.

Lo más importante es que el cliente pueda acceder a la información que ya tenía desde la nueva herramienta para garantizar que no va a perder en ningún momento sus datos antiguos.

Migración gestor documental

Principales tareas que se deben llevar a cabo en una migración de un gestor documental

• Analizar la situación de los documentos: comprobar qué metadatos tiene, el volumen de la documentación, formato de los ficheros originales, etc.
• Analizar la tipología documental: es importante obtener información del volumen de documentos por autor, fechas, ubicación, etc. Cuantas más categorías, mejor, para lograr un proceso de calidad más sencillo. Una vez hecha la migración, se podrá comprobar el volumen de documentos comparándolo con el volumen del nuevo software. También son necesarias las “tablas maestras”, utilizadas para nutrir de información los metadatos de los documentos de cara a una posible modificación de esos datos.
• Diseño y desarrollo de los scripts de migración: son los encargados de llevar a cabo operaciones tan importantes como obtener la información de la fuente original, almacenarla en un punto intermedio, transformar los metadatos y cargar los documentos.
• Diseño y desarrollo de los scripts para medir la calidad de la migración.
• Mediciones para controlar la velocidad de la migración, la transformación de los metadatos y los procesos de calidad: aquí entra en juego el tiempo que tardará en hacerse la migración. Por ejemplo, para migrar dos millones de documentos, el tiempo estimado es un mínimo de cuatro semanas, dependiendo de las infraestructuras disponibles como la velocidad de red, la de lectura y la escritura en disco.
• Pruebas de calidad en “UAT”.
• Elegir bien el tamaño de los paquetes de documentos: siempre dependerá del volumen total de documentos. Un buen tamaño puede ser 50.000 documentos por paquete.
• Elegir el métodos de carga masiva de documentos y metadatos: dos de los métodos más utilizados son el método de carga mediante CSV y el método de carga desatendida mediante CSV. Es importante elegir el que mejor se adecúa a las necesidades de la empresa.
• Planificar de manera realista: después del análisis de datos hay que barajar bien los riesgos y los desafíos que debe afrontar la migración una vez conocidos los volúmenes, ya que otros factores incidirán de manera decisiva como la velocidad de transferencia.
• Implantar fases en la migración: comenzar por la documentación crítica para la empresa, después la más nueva, los contratos y expedientes abiertos, etc. Es necesaria una buena planificación para que los sistemas de producción puedan ponerse en marcha antes de que finalice la migración con un impacto mínimo en el trabajo de los usuarios.
• Conservar la fuente de origen: se recomienda mantenerla al menos durante un mes como medida de control para comprobar que los usuarios tienen todos los documentos en su poder.

Con estas sencillas recomendaciones estamos seguros que la migración de documentos al nuevo sistema será todo un éxito. En cualquier caso, siempre puedes recurrir a un profesional solvente y con garantías. Los profesionales de Cáltico pueden asesorarte para que la migración al gestor documental no se convierta en un quebradero de cabeza. Contacta con nosotros.