Minutes .io, actas de reuniones en línea

Minutes.io es una aplicación web que nos permite crear nuestras actas de reuniones de una forma fácil y sin instalar ninguna aplicación o plantilla a tu editor de textos habitual. Tecleando la dirección, o clicando el link, accedes a una página donde se describe el servicio. Con un segundo clic en el botón que nos invita a hacer uso de ella, se carga en  pantalla un documento en blanco para empezar a trabajar.

Todo el entorno es muy simple e intuitivo. Lo que se busca es ser accesible para cualquier tipo de usuario, aunque éste no tenga conocimientos en el uso de suites productivas o editores de texto. El hecho de disponer campos a rellenar con una descripción que define la función, y que desaparece al situar el cursor en su interior, hace innecesario cualquier otro tipo de ayuda por su parte.

Empezamos titulando el documento, dando un título descriptivo de la reunión,  e identificando el proyecto al que pertenece. Pasamos a definir los asistentes, distinguiendo entre la persona o personas que tomen las notas y los otros miembros del grupo. Podemos escribir sus nombres y sus direcciones de mail, separando cada uno con una coma. La misma aplicación nos asigna unas iníciales para identificar a cada individuo y sus intervenciones en la reunión.

Podemos complementar estos datos introduciendo el asunto de la reunión, en forma de pequeña descripción, y las direcciones de las personas a los que enviar copia. Ambos campos están escondidos por defecto y se activan a través de un discreto link al pie de los datos de cabecera ya mencionados.

Una vez registrados los datos básicos pasamos a introducir la información del metting. Para facilitar el proceso, esta  se introduce de forma esquemática, en columnas, donde definimos el concepto, el tipo de acción (decisión, información, idea, o cosa por hacer) a cual de los asistentes se le asigna, y si es necesaria una fecha límite. Está pensado para que sea completamente usable desde teclado, facilitando la captura de información a medida que la reunión avanza.

Una vez terminado podemos optar por imprimir el documento, o enviarlo por mail. Curiosamente el servicio no dispone de autoenvió. El documento queda guardado y se proporciona una URL para ser adjuntada al cliente de correo electrónico. Nos da la opción de abrir el cliente de correo por defecto de nuestro equipo local, o nuestra cuenta de GMAIL.

No hace falta registrarse para usar el sistema, tendremos acceso a las diferentes actas realizadas. Es de suponer que para distinguir documentos de usuarios no registrados utilice datos del computador local. En caso de perder la conexión cuando estemos trabajando, la información se guardará en el navegador y se enviará al servicio al recuperarla.

“Si eres usuario de Google Docs y lo dominas, te será fácil crear tu plantilla para gestionar las actas de las reuniones y cualquier otro tipo de situación, compartiendo el contenido que generes con tus compañeros de una forma más simple que la expuesta. El atractivo de Minutes.io es el hecho de tratarse de una aplicación con una única funcionalidad, utilizable por cualquier persona sin necesidad de registro. Un recurso que podrás utilizar con la única restricción del acceso a un punto de conexión a la red para iniciar su redacción.”

Me ha parecido una aplicación remarcable por la combinación de buen diseño, simplicidad, usabilidad y sobre todo por ser algo que cumple de la mejor forma posible con su finalidad, en este caso crear un registro de nuestras reuniones. Os invito a todos a hacer una prueba rápida. Quizás ya has encontrado tu propia alternativa, pero al probarla te darás cuenta de la buena experiencia de usuario que genera.

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