Mis 3 reglas de oro para disparar tu Organización

por Berto Pena

A menudo me encuentro con personas descontentas con su Organización. Casi todas dicen y se amparan en la frase “soy un desastre total” para no intentar, ni lo más mínimo, un pequeño cambio que suponga una gran mejora. Y ésa es la clave: no hay que volver a nacer para mejorar las cosas. Basta con realizar algunos pequeños cambios.

Ser “organizado” no tiene nada que ver con ser un maniático, un robot automatizado o verse sometido por rutinas aburridas. Consiste en aprovecharte de una serie de sencillísimos y prácticos hábitos que te hacen la vida y el trabajo mejor. Por ser organizado no hay medallas pero sí grandes premios: cada día eres más eficiente, te anticipas a los problemas, te vuelcas en las cosas importantes, no te rompes la cabeza con tonterías y haces más en menos tiempo.

Tres son mis hábitos-reglas favoritos para empezar a construir una sólida Organización Personal. Y empezar con ellos no puede ser más fácil. Siempre que quieras, claro está.

1 – Planificar

Que esta palabra no te eche para atrás. Para “planificar” no hay que ser un fenómeno jugando al Stratego ni un friki de los detalles. ¿Alguna vez has hecho una fotografía? Pues en eso consiste planificar. Es tan sencillo como componer la escena, encuadrar y disparar la foto de todo lo que tienes por delante, para distribuir mejor tu tiempo, tus tareas, tus recursos.

Planificar es buenísimo. A mí personalmente no me gusta nada hacerlo pero me encantan los resultados que me da: esquivas dificultades y obstáculos, detectas (y separas) las tareas más importantes de las pequeñas, y empiezas a trabajar con más ritmo e intensidad. Esa “foto” que tú mismo compones es como el mapa del camino que tienes que recorrer: todo está más claro y avanzas con más agilidad y seguridad.

Tres pistas elementales para conseguir una buena planificación:

1. Diaria y Semanal. Cada día haz la foto del día siguiente. Destina los últimos 10-15 minutos de tu jornada para componer el mapa del día siguiente. Y los viernes, a última hora, organiza y distribuye las tareas, actividades, compromisos, eventos y citas de la semana próxima. No lo tomes como una “molestia” sino como parte del éxito el día o de la semana siguiente.
2. Constancia. Los resultados de una buena planificación se ven con la regularidad y un ritmo constante. Para conseguirlo fija en tu agenda momentos para esa planificación. Como si de una reunión inamovible se tratara, ponlo así: cada día de 18:45-19:00 hago la planificación de mañana. Y cada viernes, de 18:45-19:00 la de la semana que viene.
3. Herramienta. No te compliques la vida con software demasiado avanzado. Hay trillones de aplicaciones chulísimas que no valen para nada. Empieza por algo que no te cueste: un trozo de papel. Luego ya irás viendo tus necesidades.

2 – Capturar

Piensa unos momentos en un día normal tuyo. En tu trabajo y en tu vida personal se generan montones de tareas, datos, noticias… información en general. ¿Dónde pones todo eso? Tener un lugar-herramienta que centralice toda esa información te facilita las cosas y dispara tu capacidad de organización. A la hora de encontrarlo o a la hora de planificarlo, apenas necesitas unos segundos para volver sobre ello.

Algunas personas utilizan una sencilla libreta (o la clásica Moleskine) y otros una aplicación (tipo Evernote) que tienen sincronizada entre sus ordenadores y su móvil.

Elijas lo que elijas, yo te recomiendo seguir estas tres pistas elementales para una buena captura:

1. Agilidad. Anotar o recoger cualquier cosa en tu sistema de organización tiene que ser muy rápido y muy cómodo. Que casi no te cueste esfuerzo y por supuesto que no te de pereza hacerlo.
2. Movilidad. Tiene que ir contigo porque la necesidad de anotar o consultar algo puede surgir en un taxi, en una reunión o frente a tu monitor.
3. Estructura. Tareas, datos, detalles, enlaces… Mantener una mínima estructura coherente y sencilla, y saber buscar bien, es imprescindible para volver con rapidez sobre toda esa información. Asegúrate que tu sistema de captura garantiza todo ello.

3 – Simplificar

Yo desde pequeño fui un desastre organizativo. Todo manga por hombro y todo a última hora. Empecé a cambiar hace no mucho, y aunque me queda mucho camino por recorrer, mi Organización de hoy en día me permite hacer más cosas con menos esfuerzo. Me ha hecho mejor.

El verdadero cambio lo noté cuando me tomé en serio eso de “simplificar”. Esto es, prescindir de lo que sobra para volcarme en las cosas que más y mejores resultados me dan.

Tres pistas elementales para lograr una buena simplificación que refuerce tu Organización:

1. Puesto de trabajo. Tu mesa, tu ordenador, tu entorno de trabajo son clave a la hora de encontrar esa eficiencia organizativa. Ten a mano lo que más utilices y quita del medio el resto; utiliza un rincón (bandeja o caja) para todos los documentos que entran; y almacena o tira (recicla) todo lo que no valga. No tengas compasión.
2. Herramientas. Probamos, instalamos y utilizamos montones de utilidades y aplicaciones. ¿Todas te valen? ¿Todas te sirven para algo? En lugar de aligerarnos el trabajo ellas mismas son un trabajo. Sé consecuente y actúa así: a) prescinde de aquéllas que no te sirvan de verdad; b) unifica todas las que puedas en una misma; c) piensa que menos es mejor y si no suma, entonces resta.
3. Tareas y Compromisos. El que cada día tengas que “jugar al Tetris” muchas veces tiene que ver con un exceso de grasa en forma de tareas y compromisos que te vuelven más lento y torpe y te complican la existencia. Simplificarlos (reduciendo, comprimiendo o eliminando) supone mejorar tu Organización y centrarte en las actividades más relevantes.

¿No sabes por dónde empezar? ¿Tres reglas te parecen demasiadas? Entonces empieza por una Planificación diaria y sigue con el resto. Sin prisas. Hoy mismo empieza a desarrollar el hábito de planificar cada día y poco a poco irás viendo los resultados. No tengas prisa por mejorar porque tienes mucho tiempo por delante.

Autor  Berto Pena – http://thinkwasabi.com/2010/10/reglas-disparar-organizacion/

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