Mister Proper y los procesos de negocio. El método de las 5S

Si, aunque parezca mentira, Mister Proper puede hacer algo por nuestros procesos de negocio, por su eficiencia y por la calidad del conjunto. Porque aplica el método de las 5S.
Con frecuencia la mejora de los procesos de negocio puede implicar técnicas complejas, rediseños brillantes y también la aplicación de avanzadas y sofisticadas tecnologías. Así es, y así tenemos que hacerlo. Nada hay de malo en ello, sino todo lo contrario.
Pero también hay formas sencillas, muy sencillas, de mejorar nuestros procesos de negocio o el funcionamiento de nuestra empresa en su conjunto.
Muy en concreto, hay un método que podríamos denominar preventivo o, nunca mejor dicho, higiénico, que sorprende por los sencillo y elemental y que, sin embargo, produce buenos resultados. Se trata del método de las 5S nacido, como tantos otros métodos de esta índole, en Japón.
La esencia del método es muy, muy simple: mantén el orden y la limpieza en los puestos de trabajo. Y sólo con eso, se pueden obtener importantes mejoras de productividad y calidad.
El nombre del método viene, como en tantos casos, de la primera letra en Inglés de las acciones que componen el método. Esas acciones y el método en sí mismo, son las siguientes:

• (S)ort (clasificar): Se trata de revisar todos los equipos y materiales de los puestos de trabajo y determinar qué es lo que debe permanecer allí. Cualquier cosa que ocupe un lugar innecesario debe ser llevado al sitio que le corresponde o, simplemente, hay que deshacerse de ello.


• (S)traighten (ordenar): Tras el paso anterior, todo lo que queda en el puesto de trabajo es realmente esencial. Ahora, el siguiente paso, es asignar a cada cosa un sitio concreto y claramente determinado, de forma que todo deba estar en su lugar y, cuando no es así, sea muy evidente ese desorden.


• (S)crub (limpiar): Limpiar, sí limpiar, todo lo que esté en el puesto de trabajo, incluyendo, si es necesario, el barnizar o pintar.


• (S)tandarize (estandarizar): Hacer que, en la medida de lo posible, todos los puestos de trabajo sean similares, lo que facilita que distintas personas puedan adoptar el mismo lugar de trabajo


• (S)ustain (sostener): Hacer un calendario o plan de mantenimiento para aplicar de nuevo las 5S al puesto de trabajo.

¿A que, en el fondo, nos resulta familiar? Es casi, casi, lo que nuestras madres siempre nos pidieron, pero ahora llevado al puesto de trabajo. Es como acudir a Mister Proper para que mejore nuestros procesos. Pues, precisamente por lo simple, por lo que de sentido común tiene, ya nos da la pista de que debe ser bastante eficaz.
Además, es un método al alcance de cualquier empresa u organización y que, aunque inicialmente surge de entornos de fabricación, es aplicable también en oficina.
¿A qué esperamos, pues?
Yo, de momento, tras acabar este artículo, voy a ir revisando lo que tengo encima de mi mesa de despacho desde donde escribo...