La carta de respuesta a una solicitud de información debe ser directa, breve y educada. En la respuesta no sólo confirmaremos que podemos suministrar el producto o servicio solicitado, sino también proporcionaremos información adicional sobre nuestra empresa, nuestra eficacia y fe en el producto. Nuestro principal objetivo debe ser captar clientes y vender.
La respuesta debe comenzar con una frase corta de entrada, haciendo referencia y agradeciendo la carta de solicitud de información. Debemos facilitar toda la información solicitada, haciendo referencia a los catálogos, muestras, listas de precios, etc. .
En estas cartas de respuesta, es habitual incluir también los presupuestos, precios, coste de transporte y seguro, visitas de representantes, descuentos, métodos de pago, y los términos fijos y negociables.
Si se da la situación de no poder ofrecer exactamente lo que se ha solicitado, debemos sugerir una alternativa.
Para finalizar, concluiremos la carta animando al cliente a hacer negocios con su empresa.
REMITE: .............................. A/A......................................... En .................a..de.............de.... Muy Señores Nuestros: Les agradecemos el interés y la confianza demostrada en nuestra compañía. Con el fin de responder lo mejor posible a sus requerimientos, nos complace incluir con la presente nuestro último catálogo/nuestros precios/nuestro presupuesto ..... (nombre de su empresa) .... tiene muchos años de experiencia en el campo de ... y esperamos que nuestros productos/servicios sean de su completa satisfacción. Quedamos, por supuesto, a su disposición para proveerles toda la información que puedan necesitar y, si así lo desean, concertarles una entrevista con uno de nuestros representantes. Esperando recibir noticias suyas aprovechamos la ocasión para saludarles atentamente.
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