Montando tu planning de actividades

Imagen vía David Reber’s Hammer Photograpy bajo licencia Creative Commons

En el post del pasado martes comentaba el problema común de mucha gente a la hora de encontrar tiempo para todo. Queremos trabajar, dedicar tiempo a la familia, a los amigos y a todo aquello que nos apasiona. Parece imposible, pero lo único que necesitamos es un poco de organización. Este post está dedicado al sistema que utilizo para diseñar mi planning de actividades. Es una solución personal fácilmente adaptable a la rutina de cualquiera, sea cual sea su ocupación. Si la semana pasada hablé de la filosofía del sistema y en cómo clasificar las tareas, el siguiente texto materializa la organización de actividades en un conjunto de pasos. El post se estructura para dar respuesta a tres preguntas:

• ¿Qué hacemos? Qué pasos seguimos para realizar nuestro planning actividades.
• ¿Con que lo hacemos? Qué herramientas utilizamos para materializar nuestra planificación.
• ¿Cuándo lo hacemos? En qué momento y cuánto tiempo podemos dedicarnos a ello.

QUE HACEMOS?

Confeccionamos una lista de todas las actividades a realizar. Tenemos que fijar un límite, no lo podemos procesarlo todo. Podemos establecerlo antes de aplicar el sistema, si ya estamos habituados a trabajar con él, pero para las primeras veces podemos fijarlo cuando montemos el planning gráfico con todas las actividades. Trabajar con un plan de trabajo, o un horario, en formato gráfico ayuda a tener una mayor percepción de nuestros recursos (tiempo del que disponemos) y de nuestro volumen de trabajo.

El segundo paso es crear una tabla que llenaremos con las actividades de la lista anterior. Trabajamos con dos dimensiones, cada una de las columnas será una de las categorías en las que dividimos nuestras actividades (productivas, investigación, formación, ocio … o las que decidas tú), las filas representarán la periodicidad en que se realizan (diaria, semanal, bisemanal, mensual). Cada una de las actividades de la lista se asignará a la celda de la tabla que intersectan categoría y periodicidad de la actividad.

Una vez finalizada la tabla destacaremos (por ejemplo en negrita) todas aquellas actividades que son ineludibles, obligatorias, esenciales, que no nos podemos saltar de ninguna manera. Por ejemplo, para un trabajador asalariado la actividad trabajo será una de las que destacará, otros pueden ser el tiempo en familia…  Actividades que no se pueden renegociar siendo pospuestas una semana, o unos días. Si lo preferimos podemos seleccionar este tipo de tareas después de realizar la lista.

Llegados a este punto podemos montar nuestro planning de actividades. Dispondremos de un planning mensual y de otro semanal. Al final del post sugiero una herramienta ideal para hacer-lo de la forma más sencilla y clara. Asignaremos las tareas en el siguiente orden:

1. Asignamos todas aquellas tareas destacadas como ineludibles.
2. Colocamos las actividades de frecuencia diaria y semanal.
3. En el planning mensual distribuiremos las tareas con una periodicidad superior a la semanal.

Cada vez que ubicamos una actividad en el planning la borraremos de la tabla. Su vaciado progresivo nos dará sensación de control sobre nuestros asuntos. Debemos tener en cuenta que cuantas menos tareas nos falten para ubicar más difícil será colocarlas. Es en este momento cuando tenemos que ser capaces de RENEGOCIAR, cambiar la periodicidad original o replantearnos qué tareas son realmente las que necesitamos, cuáles las que queremos y qué otras se pueden desplazar o desestimar, un tema complejo en sí mismo y que requeriría de otro post.

Durante el proceso de montado procuremos no distribuir las actividades sin dejar márgenes -30 minutos- entre una y otra para ayudarnos a amortiguar los efectos de imprevistos y retrasos.  Dejemos huecos libres para nuestras actividades de ocio sin rellenar, a parte que se trate de algo muy señalado. Debemos procurar no programar todo nuestro tiempo, disponer de algunos momentos simplemente para no hacer nada. Este es un método para planificar nuestra jornada, pero tenemos que evitar la sensación de robotización, donde todo lo que hacemos esta preestablecido. La falta de libertad es angustiosa y nos puede llevar al ahogo.

CON QUE LO HACEMOS?

Como herramienta os recomiendo utilizar una plantilla de Word -o cualquier editor de texto-con una simple tabla, ya que a medida que añadimos las tareas las celdas se adaptarán al contenido. Para quien desee un mayor grado de sofisticación puede gestionarlo con una aplicación como EVERNOTE, donde mantendremos una lista abierta para cada nivel de periodicidad con el que trabajamos (diario, semanal, mensual…) y donde se apilaran las tareas para ese criterio. Cada una de ellas se le asignará una Tag con la categoría a la que pertenece.
Para diseñar el planning os recomiendo Google Calendar por su sencillez de uso, tanto a la hora de crear actividades, establecer su periodicidad. La interfaz gráfica permite una gran flexibilidad a la hora de visualizar los datos (por día, mes, semana año, modo agenda …) y modificar atributos. Una vez finalizada nuestra organización de tareas podemos imprimirla o compartirla fácilmente.

CUANDO HACERLO?

La primera vez, la puesta en marcha es la más costosa, para montar toda la infraestructura, una revisión cada semana para ajustar la temporización, y finalmente una revisión periódica para reformular temas como la periodicidad de ciertas tareas, la cantidad de actividades a realizar, la organización en categorías etc…  Los primeros pasos del proceso sólo son necesarios las primeras veces que organizamos nuestras actividades, y requieren de tiempo para ser planteados y ejecutados. Una vez ya están en marcha podemos dedicar unos 30 minutos cada semana para hacer un repaso a lo que debemos hacer la semana siguiente, y ajustar el horario a todo lo que vaya surgiendo. Finalmente cada mes, o mes y medio, haremos una parada para revisar lo que no funciona en el sistema para cambiarlo.

Como ya mencioné en la primera parte, es posible que los seguidores de GTD reconozcan alguna de las características de la metodología aplicada a la planificación. Recopilación, procesado y revisión del sistema son las bases aplicadas para canalizar nuestras actividades sin que ninguna quede relegada. Este es mi método, una serie de pasos que dan orden a mi horario pero me gustaría conocer los vuestros. ¿Seguís alguna metodología para organizar sus actividades? ¿Qué herramientas utiliza? Si quieres compartir algo sobre el tema sólo tiene que dejar un comentario. Comentar es una forma de mejorar el contenido : P