Notas de prensa, comunicados y dosieres

Hemos de evitar el abuso de reclamo

Uno de los mayores pilares de cualquier empresa u organización es la comunicación. A través de ella promocionamos y damos a concocer nuestra actividad.

En este aspecto los medios de comunicación son uno de los canales preferidos a la hora de dar a conocer esta información a nuestros cliente/usuarios potenciales y al público en general. Sin embargo, cómo y cuándo transmitimos esta información puede convertir una útil herramienta en un arma de doble filo.

Todos queremos transmitir nuestra información y que llegue a nuestro público, pero el cómo hacerlo es casi o más importante que la motivación.

En primer lugar es importante diferenciar entre estos tres tipos de comunicados:

• Nota de Prensa: Es un documento informativo que la fuente envía los medios de comunicación para transmitir información sobre un evento o acontecimiento, que haya tenido o vaya a tener lugar, y de considerable importancia.
• Dossier de Prensa: Es la extensión de la Nota de Prensa, incluye la misma y una extensión de la información proporcionada en esta, además de programas y material (audiovisual, gráfico..)
• Comunicado: Un documento informativo dirigido al público en general y normalmente destinado a realizar una aclaración concreta respecto a un suceso público o la toma de una decisión.

Una vez aclarada la diferencia, os ofrezco unos consejos básicos a la hora de determinar si debemos o no enviarlas y cómo redactarlas:

Nota de Prensa

La base de una Nota de Prensa es el valor de la noticia que contiene. Una nota de prensa sin relevancia alguna no pasará el filtro editorial y, por tanto supondrá un esfuerzo inútil. Además, el envío continuo de este contenido irrelevante a los medios puede dañar nuestra imagen como fuente información, o hacernos acabar en la lista de correo no deseado.

Una nota de prensa no es un artículo de blog ni un espacio publicitario. Es importante desproveerla lo máximo posible de cualquier comentario que pueda parecer arbitrario o irrelevante. El marketing ha de aplicarse a otros medios, no a la Nota de prensa. En este punto es importante preguntarnos ¿QUÉ? queremos transmitir. El lenguaje debe de ser claro y conciso, sin añadidos ni florituras; y tendrá un tamaño máximo de una página.

La nota de prensa se envía normalmente por FAX o correo electrónico, preferiblemente a media mañana. Se confirmará su recepción por teléfono.

Deberá de incluir una cabecera que la identifique como NOTA DE PRENSA.

Estará compuesta por el ante-título, cuerpo del titular, los subtítulos y el cuerpo de la información. Se utilizarán oraciones completas, sin repetir palabras en título y subtítulos. La información no debe de escribirse en primera persona.

Al final del cuerpo añadiremos algo de información (muy breve) sobre nuestra institución, así como los datos de contacto.

Dossier de Prensa

El Dossier de prensa se utiliza cuando el medio de comunicación muestra un mayor interés por el evento o está directamente relacionado con este. El objetivo es ofrecerle un mayor grueso de información soporte para su difusión.

El Dossier ha de tener una aspecto atractivo que coincida con nuestra imagen y tener el formato de un documento hecho y derecho, no una compilación de recorte.

En general, se incluye: la Nota de Prensa, índice de contenido, programa, información de la institución, información de las personas relevantes relacionadas con el acto, discursos, y otra información de interés (logos, audiovisuales, etc…)

Comunicado

El comunicado es, probablemente, el documento más delicado de esta lista. Para explicarlo de una forma sencilla, cuando emitimos un comunicado estamos diciéndole al mundo «Algo ha pasado…». Y, a menudo, nuestro público se queda con la sensación de que «algo ha pasado» con nuestra institución, sin prestar atención al contenido. Es por esto que no se debe de abusar de comunicados públicos. El comunicado es una herramienta final.

En ocasiones, la necesidad de hacer uso de él surge de una situación negativa que incluye a terceros. En NINGÚN momento debemos de utilizar el Comunicado para realizar afirmaciones peyorativas o como réplica a estas acciones. El tono del comunicado ha de ser tan neutro como el de la nota de prensa, y su intención, la de aclarar y comunicar. Los datos superfluos y las valoraciones personales están de más.

La máxima del uso de estos canales deber de ser «abusar es mal usar». Debemos de empatizar con los medios y con el público y entender qué es relevante para ellos y qué no lo es (por mucho que lo sea para nosotros).

Debemos de ser corteses, incluso en los casos más peliagudos, y limitarnos a hacer nuestro trabajo: comunicar.