Nuevas ideas para reuniones de tu empresa

Leí no hace mucho un artículo en el que Eric Schmidt, Presidente y Director General de Google (2001-2011), comentaba que el teletrabajo (tan en boga en la actualidad) no es la fórmula ideal de relación entre las personas de una empresa. En sus experiencia en Google, las ideas fluían mejor cuando las personas comparten espacio, interactúan de manera espontánea y por tanto, “generan roce” (…esto último, obviamente es una interpretación mía).

Interesante punto de vista la dualidad entre la comodidad de las nuevas tecnologías para la mejora de las relaciones entre las personas de empresa y la eficacia de la cercanía física. Sin duda, todos/as los

El invento definitivo para las reuniones inútiles

que leéis estas líneas habéis participado en alguna video conferencia, call conference (aún no entiendo, porque se llama así) y seguro en enemil reuniones de empresa y, apuesto que en más de un ocasión has pensado “con el lío que tengo y aquí perdiendo el tiempo”

Creo que las reuniones son a las organizaciones como la temperatura corporal en el cuerpo humano. Muchas reuniones, muy largas y de baja calidad sería un síntoma de fiebre (seguro que estas reuniones son el síntoma de otro problema: un jefe/a controlador, falta de información de las personas, poca planificación, etc.). Por otro lado, pocas reuniones o en formato exprés sería estar con temperatura por debajo de 36,5; es decir más tieso que la mojama y, como en el caso anterior, de nuevo denota un problema aguas arriba; pe. poca delegación, deficiencias en el mix polivalencia-especialización en los equipos, etc.

Cuando una organización se plantea cómo mejorar las dinámica de reuniones suele plantear soluciones basadas en cuestiones higiénicas centrándose en la manera en que las reuniones se celebran (que si debes ser puntual, que si te la debes preparar, que si debes participar activamente y dejar participar…), poblando las salas de reuniones de posters y eslogan muy utilizados durante los Círculos de Calidad de los 80s.

En pocas ocasiones se centran las soluciones en la búsqueda del porqué de las reuniones o en cómo estimular que éstas sean más eficaces, eficientes y por qué no más divertidas.

Y si….

• Nos preguntáramos (y midiéramos, que se puede) cuántas reuniones son necesarias y, en consecuencia, regulamos las reuniones extraordinarias y penalizamos las no realizadas.

• Fomentamos el trabajo compartido entre las personas del equipo de tal manera que las reuniones en formato sanedrín donde 1 habla y 9 escuchan se reconvierten en pequeñas reuniones previas de 2-3 personas máximo.

• Revolucionamos la manera en la que tomamos las decisiones en las reuniones. Éstas pueden ser co-creadas antes de la reunión y así centrarnos posteriormente en las opciones top, en principales comentarios expresados, etc.

• Facilitamos la información con directorios comunes donde alojarla (homogénea, actualizada y localizada de manera sencilla). Quizás si todo el equipo conoce donde se encuentran las respuestas, el número de reuniones “informativas” será menor.

• Adoptamos nuevos formatos para las reuniones. Si vendemos productos distintos para distintos segmento de clientes, ¿por qué todas las reuniones se realizan de la misma manera, en el mismo espacio, independientemente de su contenido?

Sin duda, cada vez más, el trabajo colaborativo tendrá más y más relevancia para aprovechar el conocimiento de las personas de las organizaciones. Cada vez más será necesario presentar nuevos formatos de reuniones para potenciar y retener el, cada vez más, impaciente talento de las personas clave.