Open Journal System como herramientas para las universidades en Panamá
¿Qué es Open Journal System?
Open Journal System es una modalidad de trabajo que opera como una multiplataforma, con un software de código abierto, que se utiliza para sistematizar las publicaciones de revistas científicas y técnicas en Internet.
El sistema fue creado para posibilitar el intercambio de publicaciones de libre acceso, permitiendo el envío y recepción de artículos y facilitando la revisión por parte de los pares, principalmente en el ámbito de las Universidades y los Centros de Investigación.
El sistema provee básicamente la infraestructura necesaria para tramitar el flujo de información técnica en línea y facilitar las instancias de publicación, edición, revisión y lectura.
El sistema también gestiona ocasionalmente informes, monografías, revistas de estudiantes y también publicaciones de graduados, memorias de experimentos y otras recopilaciones de conocimientos no necesariamente supervisadas por pares.
Se calcula, a la fecha, que existe un número aproximado de entre 15.000 a 20.000 publicaciones que son tributarias del Open Journal System en todo el mundo.
Como en todas las discusiones acerca del software libre, el acento está puesto en los beneficios de la colaboración abierta más que en la disputa sobre la propiedad intelectual de los conocimientos, lo que no impide el reclamo de un marco ético en su utilización.
En definitiva, OJS le brinda a un usuario individual la posibilidad de leer, copiar, descargar, imprimir y distribuir los textos de los diversos artículos, en forma total o parcial con cualquier propósito útil, accediendo de manera gratuita y abierta a la literatura científica y técnica.
El sistema admite también la posibilidad de suscriptores pagos, pero en realidad se prefiere la alternativa de usuarios que efectúan donaciones para no contrariar la filosofía original de contenidos de libre acceso.
La idea del OJS es que pueda desarrollarse a través suyo todo el procedimiento de edición y publicación de información de valor académico, a saber: la recepción de los manuscritos enviados por sus autores, la selección de los revisores, el proceso de revisión, las correcciones de estilo, la maquetación y diagramación, la publicación de los artículos, la facilitación de la lectura y la posibilidad de indexación en buscadores y bases de datos.
En la fase concreta de la implementación es donde interviene el trabajo de la Agencia de Marketing Digital, comenzando por la instalación en un servidor propio.
Una vez instalado el OJS de manera local, debe configurarse conforme a los requisitos establecidos por los equipos editoriales. A partir de ese momento se comienzan a recepcionar los contenidos y se gestionan en forma online.
La configuración puede ser tal que permita la inserción de comentarios adicionados al texto base por parte de los usuarios registrados e incluso facilitar links para realizar el intercambio de opiniones vía email o accediendo a algún tipo de foro online.
El propio sistema dispone de una interfaz multi-idiomas y la posibilidad de contar con un diseño de plugins para extensiones.
La forma de presentación cuenta además, generalmente, con herramientas de lectura suministradas por los editores y también con las opciones de suscripción e indexación.
En el portal de PKP (Public Knowledge Project) que es la institución de Canadá que desarrolló inicialmente los programas de OJS, es posible buscar y encontrar la última versión del software del sistema para su instalación.
Dado que se trabaja siempre en forma local se lo hace sobre el localhost del servidor con fines educativos donde se realiza la instalación.
Podrían agregarse una serie de datos técnicos concernientes al proceso de instalación, pero la recomendación más lógica es encomendar esta tarea a los profesionales especialistas en el tema, como la Agencia de Marketing Digital.
Los instaladores elegirán los juegos de caracteres, seleccionarán el idioma principal de trabajo así como los idiomas adicionales, la forma de encriptación de las contraseñas de los usuarios y administradores, además de toda la configuración necesaria para el trabajo del sistema.
Cuando el Administrador ingresa al sistema encuentra dos opciones: gestión del sitio y funciones administrativas.
Desde la primera puede incorporar los datos del contacto principal, colocar un texto de introducción a la home page y establecer el número de caracteres de la contraseña, entre otras aplicaciones.
También desde la gestión del sitio se pueden administrar las revistas alojadas, incorporar nuevas revistas y organizar los contenidos.
Desde las funciones administrativas se puede acceder a la búsqueda de actualizaciones, determinar las versiones de instalaciones realizadas, gestionar la caducidad de las sesiones y otras opciones de configuración.
La búsqueda de datos en Open Journal System es configurable, de manera que se puede buscar información por nombre de autor, nombre o temática del escrito, por alguna palabra relevante del documento, se puede utilizar la fecha o la localización geográfica para acotar la búsqueda, todo ello en orden a facilitar que el sistema consulte la información requerida en las bases de datos en el menor tiempo posible.
Las revistas se almacenan ordenando sus datos principales, tales como el nombre, dirección electrónica, datos de contacto, información general del contenido, organización a la que pertenece, soporte técnico, editor responsable.
También puede haber un campo para incluir datos de política de la revista, por ejemplo la política de revisiones que declara, los tiempos de revisión, el alcance y objetivos de la publicación, mecanismos de puntuación, declaración de privacidad, fuentes de financiamiento y toda otra información específica que resulte relevante.
Los revisores se encargan de supervisar el contenido de los artículos desde el punto de vista de la seriedad, pertinencia, calidad.
Generalmente ni los revisores conocen a los autores del documento ni los autores a su revisor, para garantizar una evaluación imparcial y objetiva.
Otra política que debe definirse desde la administración es la de derechos de autor que tendrá la publicación respecto de los textos incorporados, así como la estandarización del sistema de citas y referencias bibliográficas, tanto como la verificación de originalidad de los archivos recibidos.
Asimismo, la política de suscripciones que sirve para definir la forma en la que se relacionan los usuarios y las entidades con las publicaciones, el modo de asociación de los usuarios y su rol respecto de la revista, los requisitos de acceso, son todos materia que deben abordar los administradores.
Por último, hay un capítulo muy importante dedicado a las estadísticas para llevar un control y registro sobre el número de visitas a un determinado artículo, las aceptaciones o rechazos del proceso de revisión, el número de envíos recibidos y la cantidad de archivos publicados en cierto periodo y toda otra información que pueda resultar de interés relevar para manejarla en forma pública o restringida.
Al igual que en el caso de la instalación, la administración del sistema presenta un nivel de complejidad operativa que requiere de la participación de peritos especializados, en un servicio profesional que se suele subcontratar y encomendar a equipos de consultores expertos.
Gerenciamiento del OJS
Todo el proceso de gerenciamiento del Open Journal System amerita la gestión de un equipo profesional como la Agencia de Marketing Digital que pueda realizar las tareas de instalación, personalización y mantenimiento del sistema.
El producto de la Agencia es el manejo integral de la colección seriada de publicaciones científicas y técnicas a disposición de universidades y centros de investigación.
El servicio calificado que brinda esta organización puede cubrir las tareas mencionadas de montaje, ensamble, configuración, operación y mantenimiento del sistema; pero también el dictado de cursos de capacitación, mediante la organización de talleres y seminarios para usuarios y gestores, la elaboración de documentación técnica como guías de usuarios y manuales, la participación en foros de discusión y debate y toda otra acción cooperante para el éxito del desenvolvimiento de OJS.
El Open Journal System es un activo digital de importancia para universidades, centros de investigación e instituciones académicas en general.
El hecho de facilitar la disposición de literatura científica y técnica para usuarios individuales de una manera organizada, libre y gratuita constituye un aporte de valor en la producción del conocimiento y la difusión y distribución de saberes.
La gestión y el manejo de todo el sistema, desde su implementación y configuración hasta su operación y mantenimiento, requieren de la intervención de grupos de profesionales y expertos.
Existen organizaciones que brindan este servicio sustentadas en su experiencia en la administración y desarrollo de páginas web, diseño web, redes sociales, posicionamiento SEO y marketing digital.
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