OPTIMA3: De las «listas» a las «vistas»

La verdad sobre la «lista de tareas» es uno de esos secretos a voces que nadie quiere reconocer pero todo el mundo sabe: las listas únicas de tareas son de escasa utilidad. Sobre esto se ha escrito bastante y se ha explicado con todo lujo de detalle por qué. Si quieres saber más, David Sánchez te lo cuenta claramente en «No uses una lista única de tareas». Si después de leerlo te sigue quedando alguna duda, Jerónimo Sánchez explica en este post «Por qué las listas de tareas no funcionan» y, si todavía no lo tienes claro, entender cuál es «El ingrediente secreto para organizar con efectividad» puede darte las respuestas que te falten.

Por cierto, nada de lo anterior es opinable. Tampoco va de «es que yo prefiero» o «es que a mí me funciona mejor». Todo eso son simples creencias sin fundamento y un puñado de excusas para seguir sin cambiar. Si de verdad quieres mejorar tu efectividad, vas a tener que dejar a un lado la productividad basura de la «gestión del tiempo», porque aquí estamos hablando de cosas que, aunque a lo mejor son poco divertidas y conllevan un esfuerzo, sí que funcionan y están basadas en evidencias científicas.

Una de las aportaciones magistrales de David Allen al campo de la mejora profesional de la productividad personal es plantear un sistema de organización basado en múltiples «listas» (eso sí, únicamente las necesarias). Y aquí empieza lo divertido porque, para Allen, es decir, en GTD^®, una «lista» es algo distinto de lo que tú probablemente crees que es. Transcribo a continuación las palabras textuales de Allen: «When I refer to “lists”, I just mean some sort of reviewable set of reminders», es decir, «Cuando me refiero a “listas”, sólo quiero decir algún tipo de conjunto revisable de recordatorios».

Siguiendo esta lógica, tanto las «bandejas de entrada» como el «calendario» son listas en GTD^®, ya que una «bandeja de entrada» es un «conjunto de recordatorios revisables de cosas pendientes de aclarar», y el «calendario» es un «conjunto de recordatorios revisables de cosas que tengo que hacer o tener en cuenta en un día concreto». ¿Más claro ahora?

Acceder únicamente a la información útil y relevante para lo que puedes hacer en cada momento es una forma rápida y sencilla de mejorar simultáneamente tu eficacia y tu eficiencia, es decir, tu efectividad. Este es uno de los motivos por los que GTD^® funciona (cuando de verdad lo aplicas) y funciona tan bien.

Una de las características de GTD^® es que los elementos pueden estar únicamente en una lista. Por ejemplo, algo pendiente de aclarar solo puede estar en una «bandeja de entrada», del mismo modo que algo que se ha decidido incubar solo puede estar en una «lista algún día/tal vez». Incluso en el caso de que una siguiente acción pueda completarse en distintos contextos, seguirá estando en una única lista: la «lista de siguientes acciones». Esta forma de agrupar en categorías con un significado homogéneo, es decir, esta forma de organizar, es sin duda muy potente a la hora de «revisar para decidir qué hacer», pero lo es menos a la hora de «revisar para mantener la fiabilidad del sistema» y todavía menos al «revisar para ganar perspectiva y ser proactivos».

Por otra parte, una de las premisas de las que parte la metodología de efectividad personal OPTIMA3^® es que «la calidad de las decisiones que tomas depende de la calidad de la información que utilizas para tomarlas». Si lo piensas un momento, tomar buenas decisiones a partir de información errónea, obsoleta o incompleta es realmente difícil. Sin embargo, muchas personas toman constantemente decisiones teniendo en cuenta únicamente sus suposiciones, lo que explica muchas de las cosas que vemos a diario.

Teniendo en cuenta la premisa anterior, OPTIMA3^® incorpora diversos elementos orientados específicamente a mejorar la calidad de nuestros procesos de toma de decisiones. Uno de ellos es poder acceder a unos mismos datos desde distintas perspectivas, ya que eso permite extraer de ellos mucha más información útil y relevante. La herramienta que permite esto se llama «vista», un concepto muy potente que procede de la teoría de bases de datos, y que podríamos traducir como «forma específica de ver una serie de datos».

Por poner un ejemplo. Imagina que tienes una tienda de zapatos y que usas una base de datos para gestionarla. En una tabla de la base de datos tienes los modelos de zapatos que vendes, junto con los datos de cada modelo. En otra tabla tienes los proveedores a los que compras zapatos, junto con los datos de cada proveedor. Y en otra tabla tienes los pedidos que haces, que combina modelos y proveedores junto con los datos de cada pedido. Ahora imagina que quieres ver cuántos pedidos de un modelo concreto te ha servido cada proveedor en el último año. Para obtener esa información puedes recorrerte todos los datos de la tabla de pedidos – extrayendo los que necesitas – o podrías ejecutar lo que en teoría de bases de datos se llama una «consulta». Así, utilizando el lenguaje de bases de datos apropiado, obtendrías de manera inmediata la información que necesitas, y únicamente esa información, sin tener que revisar todos los datos. Una ventaja adicional es que esta información es una especie de «foto» que se genera a partir de los datos, pero sin tocar los datos ni su estructura. A esta información es a lo que se llama «vista».

En GTD^®, los recordatorios resultantes de aclarar o procesar los elementos de la bandeja de entrada se organizan en «listas». Utilizando el ejemplo anterior de los zapatos, podríamos decir que los recordatorios de GTD^® se organizan en «tablas». Así, la «lista a la espera» sería la «tabla de recordatorios revisables de cosas que estás esperando de otras personas», al igual que la «lista de proyectos» sería la «tabla de recordatorios de resultados en los que estás trabajando actualmente y que vas a conseguir en menos de un año». De acuerdo con esto, cuando revisas tu sistema GTD^®, tanto si es para decidir qué hacer como si es para mantener la fiabilidad del sistema, siempre vas a revisar «tablas». Sin embargo, si se trata de revisar para ganar perspectiva y ser proactivos, en la propuesta de herramienta de organización que hace GTD^® solo hay «tablas» para las siguientes acciones y los proyectos, quedando por tanto sin «tabla» las áreas de enfoque y responsabilidad, las metas y objetivos, y la visión.

En OPTIMA3^®, el planteamiento es completamente distinto. Los recordatorios resultantes de «pensar y decidir» sobre los elementos de la bandeja de entrada se organizan por áreas de atención. Esto significa que todo lo que pertenece a una misma área de atención se organiza en un mismo sitio, es decir, en una única «tabla», independientemente de que se trate de una UPA, un RAT, algo que tienen que hacer otras personas, algo perteneciente a Esta Semana No (ESN), o cualquier otra cosa, como por ejemplo, la visión a largo plazo del área, los Resultados Finales Tachables (RFT), las Rutinas y los MASS.

Esta nueva forma de organizar los recordatorios resultantes de «pensar y decidir» facilita mucho las revisiones para ganar perspectiva y ser proactivos, ya que ofrece de manera centralizada toda la información relevante para cada área de atención. Sin embargo, esta estructura organizativa es poco útil para decidir qué hacer en cada momento y por eso necesitamos las «vistas». Una ventaja adicional de las «vistas» es que van a contribuir también a que las revisiones para mantener la fiabilidad del sistema sean mucho más rápidas y sencillas.

Para poder utilizar «vistas», cada elemento organizado en un área de atención debe tener al menos una «etiqueta» que permita extraerlo y agruparlo posteriormente en una «lista». Algunos ejemplos de estas etiquetas serían #RAT, para Resultados Alcanzables Tachables, o #ESN para Esta Semana No. Y si se trata de una UPA, las etiquetas asociadas a las COE correspondientes. Por ejemplo, si es algo con una fecha objetiva que tienes que hacer tú ➜ #FOC (Fechas Objetivas Concretas) y si es algo que tiene que hacer otra persona ➜ #LHO (Lo Hacen Otros). De este modo, si por ejemplo quisiera obtener de manera dinámica la «lista» de cosas que tengo que hacer en fechas objetivas concretas, podría «filtrar» el contenido de todas mis «tablas» de áreas de atención haciendo una «consulta» que eligiera únicamente los elementos con la «etiqueta» #FOC (Fechas Objetivas Concretas).

OPTIMA3^® propone una estructura inicial de contenidos para las áreas de atención, así como una serie de «vistas» por defecto sobre las que empezar a trabajar. También explica cómo afecta esta nueva forma de organizar de cara a los distintos tipos de revisión. Escribiré sobre todo esto con detalle en posts específicos dedicados al respecto. Lo importante por ahora es entender que, en OPTIMA3^®, los datos que resultan de «pensar y decidir» se organizan en las «áreas de atención» (que vendrían a ser las nuevas «tablas») mientras que las «listas» que se usan en GTD^® para decidir qué hacer son sustituidas por «vistas», las cuales se generan dinámicamente mediante «consultas» sobre «etiquetas».

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