OPTIMA3: Tipos de enfoque para mejorar la efectividad

La mejora de la efectividad, tanto personal como organizativa, puede abordarse desde dos tipos de enfoque distintos y complementarios. Yo llamo a estos enfoques «micro-efectividad» y «macro-efectividad». Por otra parte, al hablar de «hábitos productivos», también podemos agruparlos en dos grandes grupos, en línea con los dos enfoques anteriores. Me refiero a los «macro-hábitos» y a los «micro-hábitos».

El primero de los enfoques, la «micro-efectividad», es el más sencillo y habitual, y tiene que ver con los aspectos más tácticos y operativos de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «micro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «cómos».

A este enfoque pertenecen lógicamente todos aquellos «micro-hábitos» cuya aplicabilidad y validez ha sido científicamente probada, pero también muchos «consejos de la abuela» que no sirven para nada y gran parte del falsamente llamado «sentido común». Dentro de este grupo se encuentran igualmente los «trucos productivos», que tanto gustan a los «expertos de salón», y toda la colección de recomendaciones simplistas y sin fundamento características de los «cursos de gestión del tiempo».

¡Ah! Y no podían faltar las «herramientas de productividad», tanto las pocas que son realmente útiles como esa gran mayoría de herramientas inútiles que hacen las delicias de los «friki-tontos». Para que se entienda, una «herramienta de productividad» es inútil cuando solo sirve para hacer las cosas de manera menos eficaz y menos eficiente de como ya las haces y un «friki-tonto» es el que disfruta tanto jugando con herramientas que no se da cuenta de lo anterior.

El segundo de los enfoques, la «macro-efectividad», es mucho más potente y mucho menos habitual que el anterior, y tiene que ver con los aspectos más estratégicos y conceptuales de la efectividad, es decir, tiene que ver con los «macro-hábitos» o, lo que es lo mismo, con los «qués».

A este enfoque pertenecen los «macro-hábitos» contrastados sistemáticamente por los últimos avances en neurociencia y sobre los que se han desarrollado las metodologías más solventes e innovadoras en efectividad personal y organizativa de este siglo. Este nivel suele ser, por lo general, «terreno inexplorado» para la «gestión del tiempo», los «expertos de salón» y los «friki-tontos».

Vamos a ver estos dos enfoques con un ejemplo que probablemente conozcas: la «regla de los dos minutos» de GTD^®.

Un principio productivo es «entre varias alternativas de igual eficacia, la más eficiente es la más efectiva». O, dicho de otro modo, «de las distintas formas de alcanzar un mismo resultado, la mejor es la que menos recursos necesita». El «macro-hábito» general asociado a este principio productivo sería «de entre varias alternativas de igual eficacia, elige siempre la más eficiente». Otro principio productivo es «la multitarea solo sirve para hacer mal más cosas a la vez». El «macro-hábito» asociado sería «trabaja siempre en monotarea».

Si «aclarar» el contenido de tus bandejas de entrada es un trabajo eminentemente intelectual, para el que se activa el pensamiento lento, analítico, reflexivo y orientado a decisiones, y «ejecutar» consiste en elegir de forma intuitiva entre decisiones tomadas previamente y llevarlas a cabo, un trabajo que activa el pensamiento rápido, dinámico, ejecutivo, orientado a la acción y al resultado, podríamos pensar que la «regla de los dos minutos» es una mala idea, ya que nos está incitando a trabajar en modo multitarea, al estar alternando entre dos actividades sustancialmente distintas. ¿Qué pasa aquí?

Si vas a tardar más en ejecutar ahora una decisión que en organizarla en tu sistema, y revisarla posteriormente, lo correcto es aplazar su ejecución, ya que la pérdida de efectividad asociada a la multitarea es mucho mayor que cualquier ganancia de efectividad derivada de ejecutarla de inmediato. Sin embargo, si vas a tardar más en organizar en tu sistema lo que acabas de decidir, y en revisarlo posteriormente, de lo que tardarías en ejecutarlo ahora, lo correcto es ejecutarlo de inmediato. Esto es así porque el impacto a nivel multitarea de ejecutar algo que requiere tan solo unos segundos es mínimo y, si asumimos que el valor de lo que vas a hacer es idéntico lo hagas ahora o más adelante, el coste de organizar esa decisión en tu sistema, y de tener que revisarla hasta su ejecución, está claramente injustificado.

Por eso, y a pesar de las apariencias, la «regla de los dos minutos» es un «micro-hábito» correcto y coherente con los dos principios productivos anteriores. De hecho, este «micro-hábito» es en realidad una metáfora y podría haberse llamado igualmente la «regla de los 99 segundos» o el «principio del minuto y medio» sin perder validez desde el punto de vista de la «macro-efectividad».

Aunque lo que produce resultados es conocer, entender y aplicar los principios productivos que componen la «macro-efectividad», es decir, los «qués», entender y trabajar bien al nivel de la «micro-efectividad» es muy importante. Las propuestas relativas a los principios productivos, o sea, las propuestas concretas sobre «cómo» aplicarlos, afectan directamente a la comprensión y aplicación de dichos principios y, con ello, a los resultados. Por ejemplo, uno de los riesgos de la «regla de los dos minutos» es que muchas personas la interpretan como «regla de si vas a tardar poco», lo cual tiene a menudo consecuencias desastrosas desde el punto de vista de la efectividad. En mi experiencia, otras expresiones alternativas del mismo principio como, por ejemplo, «regla de los 10 segundos», habrían sido igualmente válidas desde el punto de vista de la «macro-efectividad» y menos fáciles de malinterpretar.

En línea con todo lo anterior, y consciente del papel clave que juegan tanto la «macro-efectividad» como la «micro-efectividad», el desarrollo de la metodología OPTIMA3^® se ha bifurcado en sus últimos tiempos en dos líneas de trabajo paralelas y complementarias:

• OPTIMA3^® Framework ➜ «macro-efectividad»
• OPTIMA3^® System ➜ «micro-efectividad»

La primera, OPTIMA3 Framework, es un trabajo de largo alcance que intenta recopilar todos los principios productivos existentes, y sus correspondientes «macro-hábitos» («qués»), aplicables a la mejora de la efectividad personal y cuya validez ha sido contrastada. En OPTIMA3 Framework, los nombres de los «qués» son irrelevantes, ya que lo realmente importante es entender su esencia. La idea con la que estoy desarrollando este framework es que sea algo bastante estable a lo largo del tiempo, en línea con la propia naturaleza de los principios productivos. En consecuencia, los únicos cambios esperados en el Framework son los derivados de nuevos descubrimientos científicos que puedan surgir en el campo de las neurociencias aplicadas al rendimiento humano.

La segunda, OPTIMA3 System, es la propuesta concreta actual de «micro-hábitos» («cómos») que permiten sacar el máximo partido a los «macro-hábitos» («qués»). Digo «actual» porque irá cambiando con el tiempo. A diferencia de lo que ocurre con el Framework, el System nació con vocación de «beta intermitente», que diría mi amigo y maestro Amalio Rey, y por eso es, y va a seguir siendo, enormemente experimental. Por ejemplo, los conceptos de OPTIMA3^® que he ido explicando en el blog tienen nombres «raros» intencionalmente – algún día explicaré por qué – y muy probablemente irán cambiando con el tiempo. Del mismo modo, las propuestas que voy compartiendo por aquí son las actuales en el momento de escribir sobre ellas, es decir, son instantáneas en un proceso evolutivo que va a continuar.

El desarrollo de OPTIMA3 es un proyecto continuo a largo plazo, sin fechas objetivo, en el que solo importa la calidad del resultado. Afortunadamente estoy acompañado en este camino por los mejores beta-testers que podría imaginar: mis amigos y colegas artesanos de OPTIMA LAB, todos ellos usuarios avanzados, consultores expertos y facilitadores profesionales especializados en efectividad personal, que constantemente me proponen ideas, descubren conceptos, ofrecen alternativas, cuestionan planteamientos y, sobre todo, proporcionan feedback desde la aplicación práctica y diaria de la metodología. Más de 500.000 horas de experiencia al servicio de la innovación en efectividad. ¿Se puede pedir más?

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