OPTIMA3 y la «ventana óptima de efectividad»

En un entorno en el que, por definición, siempre hay más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo y en el que, para complicar aún más las cosas, la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, una de las claves de la efectividad es aprender a decidir mejor.

Cuando hablamos de decidir qué hacer y qué no hacer, o de qué hacer en cada momento, los procesos de toma de decisiones de la mayoría de las personas dejan mucho que desear.

El motivo es sencillo. «Decidir bien» es una competencia que se tiene que aprender. De lo contrario, seguiremos decidiendo según los impulsos caprichosos de la parte más irracional de nuestro cerebro, es decir, seguiremos decidiendo casi siempre mal.

El coste de decidir mal es enorme, no solo por la frustración que produce, sino porque las malas decisiones llevan un gran coste de oportunidad asociado. Esto significa que, cuando ejecutas una mala decisión, además de frustarte, contribuyes con un valor inferior al que podrías contribuir si hubieras tomado una buena decisión.

Nadie dice que esto sea fácil. Aprender a decidir bien lleva tiempo, porque decidir bien exige pensar antes de hacer y exige hacerlo siempre, de forma sistemática. Además, para que esto sea sostenible, hay que convertirlo en un hábito.

Tenemos muchas cosas por hacer pero probablemente habrá bastante diversidad entre ellas. En algunos casos, por ejemplo, será imprescindible contar con bloques de tiempo continuo amplios para poderlas hacer de manera eficiente. En otros casos, sin embargo, podremos completarlas en pocos minutos. Del mismo modo, algunas de ellas serán intelectualmente exigentes, requiriendo «frescura mental» para poder ser abordadas de forma óptima. Otras, por el contrario, podrán llevarse a cabo de manera casi automática, por su simplicidad.

Desde otra perspectiva, algunas podrán ser completadas de una sola vez, mientras que otras requerirán trabajar sobre ellas de forma sostenida durante un período de tiempo. Unas requerirán interaccionar con personas y otras las podrás hacer tú de forma autónoma e independiente. En algunos casos, necesitarás una herramienta concreta para poder llevarlas a cabo y, en otros, tendrás que estar en un lugar concreto para ello.

Contar con un sistema de organización personal fiable, y que a la vez te ayude a decidir bien, es muy importante, pero lo es mucho más desarrollar una serie de hábitos productivos. Sin los hábitos necesarios, ninguna herramienta es suficiente.

GTD^® ofrece una metodología contrastada y avalada científicamente que te ayuda, si realmente la aplicas, a gestionar tu atención de manera altamente eficiente. Por eso se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

Con GTD^® podrás «estar a lo que estás», con la confianza de saber que tienes todo bajo control y cuentas con un sistema para mantener a raya las interrupciones, tanto las externas como las internas. GTD^® también te ayuda a tener la confianza de que estás haciendo en cada momento lo que tienes que estar haciendo, pero en este campo aún queda recorrido, probablemente porque, cuando surgió, la necesidad de dejar cosas sin hacer era menos imperiosa que ahora.

OPTIMA3^® se construye a partir de los principios de GTD^®, en un esfuerzo por contribuir a que esa claridad sea aún mayor, y lo hace proporcionando herramientas concretas para tomar decisiones que te hagan altamente eficaz.

Porque, más allá de «fluir», de «estar a lo que estás», se trata de fluir en una «ventana óptima de efectividad», uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3^®.

Cada cosa que tienes que hacer tiene su propia ventana óptima de efectividad. Esto significa que hay un momento óptimo para empezar a hacer cada cosa y un momento óptimo para dejar de seguir trabajando en ella. Parar antes o después de este momento óptimo conllevará una chapuza o un despilfarro respectivamente. Y, por último, si eso que tienes que hacer no es directamente «tachable», necesitarás trabajar sobre ello durante un tiempo, siendo imprescindible en ese caso que lo hagas bien, sin apresuramientos absurdos ni «atracones» de última hora.

Trabajar en la ventana óptima de efectividad es muy sencillo:

• Empezar cuando hay que empezar, ni antes, ni después.
• Trabajar en las cosas el tiempo que hay que trabajar, ni más, ni menos.
• Trabajar en las cosas de forma sostenida, desde el principio, «sin prisa pero sin pausa»
• Trabajar siempre «estando a lo que estás».

Como ves, nada que no supieran nuestras abuelas, solo que a día de hoy es imprescindible aprender a trabajar así.

Parece evidente que trabajar todo el tiempo en las ventanas óptimas de efectividad es un reto difícilmente alcanzable. Lo normal es que haya ocasiones en que podamos hacerlo y otras en las que resulte realmente complicado. Aún así, tomar conciencia de que – para todo lo que hacemos – existen estas ventanas óptimas de efectividad e intentar trabajar en ellas siempre que sea posible, supone una diferencia espectacular con relación a no hacerlo. Y, sobre todo, dejar de «echar balones fuera» y centrarnos en nuestro «círculo de influencia», es decir, en lo que sí está en nuestra mano hacer.

La complejidad creciente, la información que llega a raudales y las interrupciones constantes van a seguir ahí, tanto si nos gusta como si no. GTD^® y OPTIMA3^® ofrecen soluciones probadas para afrontar con éxito esta nueva realidad en la que nos toca vivir. Ahora, la elección es tuya. Puedes elegir quejarte. Puedes elegir resignarte. Y también puedes elegir hacer algo útil y aprovecharlas.

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