Organización y coordinación en administración

por Daisy del Carmen Ramón Escobar

Las personas están conscientes de que la obtención de eficiencia se da a través del orden y de la coordinación de los elementos con los que un grupo cuenta.

La organización es la esencia de la estructura de la empresa, para tener un concepto claro, en este artículo se abordará la importancia, los principios, el proceso y el diseño de la estructura organizativa.

Para poder desarrollar la estructura organizativa es necesario utilizar técnicas que lleven a cabo una organización racional; las principales son los organigramas también conocidos como graficas de organización, manuales, diagramas de procedimientos, análisis de puestos y carta de distribución de trabajo.

En la parte final del artículo se abordaran los tipos o clases de organización que existen, exponiendo las ventajas y desventajas que tiene cada uno.

1. Organización

La organización tiene tres significados, el primero, proviene del griego órganon que significa instrumento; el segundo la refiere como entidad o grupo social, es sinónimo de empresa; la tercera, se considera como una función directiva ya que se encarga de diseñar la estructura organizativa para coordinar eficazmente los recursos. Establece la disposición y correlación de tareas del grupo para que las lleven a cabo y así se logren los objetivos de la empresa.

Se puede definir a la organización como la coordinación de actividades de los individuos que forman parte de una empresa, para tener un mejor aprovechamiento de los recursos, ya sean materiales, económicos o técnicos al momento de realizar los objetivos que quiere alcanzar la empresa. La organización tiene su origen en la necesidad humana de cooperar con otras personas, para alcanzar metas que individualmente no se podrían conseguir.

1.1 Importancia de la Organización

Los siguientes fundamentos manifiestan la importancia de la organización:

• Es de carácter continuo, no se puede decir que esta por terminado puesto que la compañía y los recursos con los que cuenta están sometidos a cambios constantes como la expansión, los nuevos productos, la contratación entre otros. Por lo tanto la organización tiene la necesidad de generar cambios.
• Es un elemento decisivo para el fracaso o éxito de la empresa.
• Define las funciones y responsabilidades para eliminar la duplicidad de esfuerzos.
• Ayuda a establecer mejor la opción para lograr los objetivos de la empresa.
• Suministra métodos para que se puedan desempeñar las actividades de manera eficiente.

1.2 Principios básicos de la Organización

Existen nueve principios que nos ayudan a establecer una organización racional.

• El primer principio se refiere al objetivo, todas y cada una de las actividades que se establezcan en la organización deben estar relacionadas con los objetivos de la empresa.
• El segundo es la especialización, donde las actividades de los empleados deben de limitarse para una eficiente ejecución.
• El tercero está relacionado con la Jerarquía, se asignan los niveles de autoridad que la empresa necesita.
• El cuarto es la Igualdad entre la autoridad y la responsabilidad, a cada grado de responsabilidad asignado le corresponde el mismo grado de autoridad para que se pueda cumplir.
• Como quinto principio está la unidad de mando, en cada departamento debe existir un solo jefe al cual se le debe reportar las actividades.
• En el sexto principio, la difusión, las obligaciones de cada puesto se deben de publicar y ponerse por escrito para que esté disponible a todos los miembros de la empresa.
• En el séptimo, la Amplitud de control, determina el límite de subordinados que debe tener cada jefe, para asegurar que no esté sobrecargado y tenga la posibilidad de atender otras funciones.
• En el octavo principio, la coordinación, todas las funciones deben tener un equilibrio, necesitan apoyarse y combinarse para obtener resultados positivos.
• Por último, en el principio de la continuidad, ya que se tiene establecida, la estructura organizacional necesita mantenerse, mejorarse y adaptarse a las condiciones del medio ambiente.

2. Proceso de la organización

Si se le considera a la organización como un proceso, en primer lugar, la estructura debe de evidenciar los objetivos y planes, ya que las funciones de las empresas nacen de estos. En segundo lugar, la estructura debe de manifestar la autoridad que se encuentra disponible para los administradores de la compañía. La autoridad en una institución es un derecho socialmente determinado que debe ejercerse con prudencia y está sujeto cambio. En el tercer lugar, la estructura debe de reflejar el ambiente, ya que siempre está en constante cambio por tanto es necesario que la estructura sea flexible y adaptable. En el cuarto lugar, la institución debe de abastecerse de capital humano, considerando sus limitaciones y la cultura para poder desarrollar una buena estructura organizacional.

3. Diseño de la estructura organizativa

La estructura de una organización se define como el esquema básico para designar actividades y responsabilidades dentro de la empresa.

Con base a la definición, el reparto de las actividades junto con una coordinación adecuada, da lugar a que se formen distintas unidades dentro de la empresa, establecimiento líneas de enlace entre las unidades que se forman para que se pueda dar la coordinación entre ellas.

3.1 Etapas de la Organización

La estructura Organizativa implica lo siguiente:

En la división del trabajo se asignan y determinan las actividades para que las funciones se desarrollen mejor. Para lograrlo se toman en cuenta las siguientes fases.

En la departamentalización se definen y se reparten las tareas entre el personal agrupándose en distintas unidades.

Al formar unidades, es conveniente listar todas las funciones de la empresa, clarificarlas, agruparlas, asignar actividades a cada grupo, establecer líneas de comunicación entre los departamentos, establecer el tamaño del departamento de acuerdo a la capacidad de la empresa, especificar funciones como responsabilidades, obligaciones y autoridad que deben tener cada grupo.

Existen varios métodos para la departamentalización, las más comunes son: por función, por producto o zonas geográficas, por clientes y mixtos.

Por funciones, se basa en la semejanza de las actividades.

Por productos, cuando la empresa brinda al consumidor diferentes productos, entonces los departamentos se agrupan de acuerdo a ellos.

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Por zonas geográficas, cuando las personas se encuentran dispersas.

Por clientes, en ésta el interés primordial es en servir al cliente.

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Por proceso o equipos, cuando se fabrica un producto y tiene que pasar por diferentes etapas. Como ejemplo, una planta automotriz.

En la Jerarquización, se define la estructura de la empresa estableciendo los centros de autoridad. Los niveles jerárquicos establecidos deben ser mínimos e indispensables definiendo claramente el tipo de autoridad en cada nivel.

Descripción de funciones, actividades y obligaciones, se deben de definir visiblemente las actividades que se van a desempeñar en cada puesto dentro del departamento de la organización.

4. Coordinación

Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficazmente una actividad designada. Durante las etapas de la organización es forzoso equilibrar las funciones planteadas en la empresa para que los resultados con las funciones se desarrollen con facilidad.

Se tomará como ejemplo a la organización de un equipo de fútbol, no serviría para nada tener a expertos jugadores (cada uno dominando su área), si no existe una sincronización, armonía, comunicación y coordinación al momento del partido, las funciones que realizarían serían inútiles, cada uno por su lado sin concretar algo.

La eficacia en cualquier organización, siempre estará en relación directa con la coordinación que se obtiene a través de líneas de comunicación. La función que tiene la coordinación es lograr la combinación y unidad de esfuerzos que existen en un grupo social.

5. Técnicas de la organización

Son herramientas que se necesitan para llevar a cabo una buena organización, las principales son las siguientes:

Los organigramas son una representación gráfica de la estructura de la empresa, muestran la interrelación con los departamentos y los niveles jerárquicos.

El organigrama debe ser claro, su nomenclatura jerárquica debe ser uniforme, las funciones semejantes se deben agrupar, no se puede utilizar diferentes formas o tamaños. Pueden clasificarse por su objeto, por su área y por su contenido.

Por objeto, éste se divide en estructural, funcional y especial. Dentro de lo estructural solo nos muestra la forma administrativa de la empresa, en cuanto a la funcional aparte de las áreas y las relaciones que tienen nos muestra las principales funciones de ellas. En las especiales solo se destaca una característica.

Formas de representar un organigrama

Por área, se dividen en Generales que presenta a toda la organización y las departamentales en donde representa la organización del departamento.

Por su contenido, dividiéndose en esquemáticos que son elaborados para el público sin contener detalles y los analíticos que son detallados y técnicos.

Existen diferentes formas para representar los organigramas:

Verticales

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Horizontales

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Circulares

Mixtos

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Manuales, son documentos que contienen información detallada acerca de la empresa. Pueden ser técnicos, políticos, de puestos, de procedimientos, de bienvenida, etc. Y son de gran utilidad ya que controlan el cumplimiento de las funciones, aumenta la eficiencia de los empleados, sirven como fuente de información, ayuda a evitar las fugas de responsabilidad y delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Otra herramienta de organización son los diagramas de procedimientos, son representaciones gráficas que muestran la secuencia que tiene un procedimiento y hay varios tipos: Gráfica de flujo de operaciones, gráficas esquemáticas de flujo, gráficas de ubicación de equipo y flujo de formas.

A través de la técnica de análisis de puestos, se clasifican las labores que desempeñan en cada grupo de trabajo y se basa en lo siguiente:

Descripción de puestos: señala lo que el trabajador va a ser. Tiene título, descripción genérica; es una introducción breve del puesto y descripción específica; donde se detallan las actividades que se realizan.

Especificación del puesto: son los requisitos que necesita el aspirante para cubrir el puesto.

Carta de distribución del trabajo o de las actividades es una técnica en la que se analizan los puestos que integran un departamento para mejorar los grupos de trabajo y sirven para estudiar labores relacionadas entre cinco o más personas.

6. Tipos de organización

Son modelos o estructuras organizacionales que se pueden implementar en un organismo social. La determinación de la clase de organización depende de factores de la empresa como: el giro y magnitud de la empresa, recursos, volumen de producción, etc.

Lineal

Su característica principal es una línea directa entre el mando y la responsabilidad, cada persona recibe órdenes y pasa reporte se sus actividades a su superior. La línea de mando siempre es descendente pero la línea de responsabilidad es ascendente. Este tipo de organización se da principalmente en las pequeñas empresas.

Las ventajas que tiene es que es una organización muy sencilla, es fácil de entender, divide claramente la responsabilidad y el mando, es estable, las órdenes se pasan con rapidez.

Las desventajas son: los jefes tienen sobrecargas de trabajo, la pérdida de alguno de ellos puede meter en peligro a la organización, ofrecen resistencia al cambio y es rígida e inflexible.

Funcional

Su creador fue Frederick Taylor, el cual propuso en dividir el trabajo de un supervisor entre ocho especialistas. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de forma que cada persona, desde el gerente hasta el obrero ejecute el menor número posible de actividades.

Sus ventajas están en que tiene mayor eficiencia a través de la especialización, el trabajo manual se separa de lo intelectual y disminuye la presión sobre un solo jefe.

En las desventajas nos encontramos con que es fijar la responsabilidad, viola el principio de la unidad de mando y tiene una confusa definición del mando generando conflicto entre los jefes.

Lineo-Funcional

Aquí se combinan los dos tipos de organizaciones anteriores, se saca provecho de las ventajas haciendo a un lado las desventajas. De la organización lineal se toma a un solo jefe para asumir la responsabilidad y autoridad de una función. De la funcional se toma la especialización de cada actividad.

Staff

En esta no incluye el mando en vez de eso utiliza una relación especial de asesoramiento entre dos puestos entre quienes lo desempeñan. Su característica principal es ser una autoridad auxiliar.

Las ventajas, está presente la autoridad y responsabilidad, los expertos asesoran para poder resolver los problemas que se presenten.

Sus desventajas es que podría ser ineficaz si no se respaldan las asesorías proporcionadas, al no delimitar claramente las responsabilidades y obligaciones de la asesoría proporcionada puede generar confusión en la empresa.

Organización por comités

• Asigna diversos asuntos a ciertos comités en donde debaten y deciden los problemas que se les encomiendan.
• Comité Directivo: Se encuentran los accionistas de la empresa que se encargan de analizar los problemas de la empresa.
• Comité Ejecutivo: Lo nombran los del comité Directivo y su función es de llevar a cabo los acuerdos que se toman.
• Comité de Vigilancia: Se encarga de auditar las labores de los empleados.
• Comité Consultivo: son especialistas que por sus conocimientos o estudios emiten informes sobre asuntos que se les consultan.
• Las ventajas, la responsabilidad se comparte en cada comité, permite que las ideas fundamenten y critiquen, se aprovechan los conocimientos, dan soluciones más objetivas.
• En cuanto a las desventajas tiene que las soluciones son más lentas y que el comité es difícil disolverlo.

Conclusión

La organización es la coordinación de todas las actividades o funciones del personal que se encuentra laborando dentro de la empresa, esto se hace con el propósito de lograr un mejor aprovechamiento de todos los elementos que se tienen, ya sean materiales, económicos o técnicos, para poder alcanzar los objetivos o metas de la empresa.

Autora Daisy del Carmen Ramón Escobar - daisydre87@gmail.com

Estudiante de Maestría en Ingeniería Administrativa.