Otro paso hacia el Inbox 0: actúa preventivamente

Puedes gestionar tu Inbox, borrando sin compasión los correos que no te aportan nada, pero siempre es mejor que no te lleguen. Hay quien cifra en cerca del 50 % los correos que se reciben ‘con copia’, otros muchos contienen solo dos frases y otros tantos son correos superfluos.

Ciertamente, la facilidad de uso del correo electrónico ha hecho que, actualmente, el flujo de correos dentro de una organización probablemente sea superior a lo que sería deseable. Este sobreuso acostumbra a tener un efecto ‘bola de nieve’ ya que los correos se multiplican de manera exponencial, esto supone un aumento en el tiempo de gestión y la consecuente reducción de productividad.

Reorganizar la comunicación dentro de la empresa u oficina es una tarea de medio o largo plazo, no va a ser fácil, ya que en muchos casos se trata de cambiar un hábito, reciente, pero muy arraigado. El proceso pues, debe empezar por concienciar, luego prevenir, y si es el caso, ofrecer y favorecer el uso de alternativas más eficientes que el correo electrónico.

Dentro de este proceso debemos llevar a cabo una mirada crítica a nuestra bandeja de entrada e identificar cuáles son los correos necesarios y cuáles deberían reducirse. He aquí, los más frecuentes de este tipo y en algún caso, métodos alternativos para evitarlos.

Correos de confirmación: ya sean los mensajes de confirmación de la recepción automáticos o los que recibes con solo un OK. En muy pocos casos es realmente necesario saber si se ha recibido un correo o no, también puedes establecer una dinámica de silencios positivos: si no digo nada es que es correcto.

Cadenas de correos para cerrar un documento: el típico documento elaborado por varios y que cada versión se envía para revisión o modificación. Existen aplicaciones para crear un documento de forma colaborativa (Google Drive por ejemplo) que optimizan mucho más el trabajo y evitan muchos correos.

Correos para programar citas: encontrar día dentro de una apretada agenda, no es tarea fácil, si se intenta por correo, acostumbra a ser un lio e implica varios correos de ida y vuelta. ¿No mejor una llamada agenda en mano?

Correos de preguntas rápidas: el correo electrónico es un método de comunicación asíncrono y no es la mejor herramienta para este fin, para eso existen varias aplicaciones de mensajería instantánea, aunque, cuidado, estas mal usadas también son peligrosas, ya que tu día se puede ir solo en atender las continuas notificaciones.

Correos ‘por si acaso’ o CC: especialmente de tus compañeros o equipo. Poco a poco ve diciendo que los correos que no requieran tu acción no te los envíen, así te podrás focalizar en los que realmente son tu responsabilidad.

Correos inútiles: con chistes, Power Points graciosos o los típicos que contienen leyendas urbanas. No sirven absolutamente para nada, avisa amablemente a quien los envía que no te interesan. No participes en las típicas cadenas.

Estos solo son un ejemplo de varios tipos de correos evitables, pero como siempre, todos los trabajos y obligaciones son distintas, por lo que lo más importante es tener claro que pretendes y actuar en todo lo que puedas para llegar a este fin. Lo ideal sería que a tu bandeja de entrada solo llegasen los correos que requieren tu acción, en menor grado los que contienen información (la comunicación interna de una organización también debe encontrar otras herramientas no solo basadas en el correo electrónico) y ninguno que no te aporte nada.